Kaikki hyöty irti Visma Signista – 10 vinkkiä
Visma Sign on nopea, vaivaton ja tehokas tapa sähköistää yrityksen asiakirjojen allekirjoittaminen ja tallennus. Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa yrityksesi tärkeimpien asiakirjojen luotettavan allekirjoittamisen ajasta ja paikasta riippumatta. Visma Signin palveluun sisältyy useita toiminnallisuuksia, joiden avulla saat sähköisestä allekirjoituksesta kaiken hyödyn irti. Tässä blogissa kerromme 10 vinkkiä, joilla tehostat Visma Signin käyttöä.
1. Luo täytettäviä verkkolomakkeita
Sähköisesti allekirjoitettava lomake tekee asioinnin asiakkaallesi, kumppanillesi ja työntekijällesi helpoksi. Voit upottaa sähköisen lomakkeen esimerkiksi yrityksesi sivuille tai verkkokauppaan. Tällöin asiakas voi täyttää tarvittavat tiedot suoraan palvelusi verkkosivuilla. Lähetys vahvistetaan sähköisellä allekirjoituksella, jolloin samalla kertaa tulee varmistettua täyttäjän henkilöllisyys sekä tietojen todennettavuus.
Asiakastarina: Romu Keinänen kerää ajoneuvojen romutustilaukset sähköisesti verkkolomakkeen avulla
2. Luo käyttäjäryhmille kansiokohtaisia käyttöoikeuksia
Visma Signilla allekirjoitetut asiakirjat tallentuvat dokumenttiarkistoon ja säilyvät siellä 7 vuoden ajan. Asiakirjat arkistoituvat niille merkittyihin kansioihin, mikä helpottaa niiden hallintaa myös allekirjoittamisen jälkeen. Palvelun käyttäjille voidaan antaa käyttäjäryhmien perusteella erilaisia käyttöoikeuksia ja siten määritellä kansiot, joihin heillä on pääsy. Näin varmistat esimerkiksi henkilöstöhallinnon työntekijöille tai esimiehille pääsyn oikeisiin kansioihin. Kansiokohtaiset oikeudet ovat käteviä myös esimerkiksi tilanteessa, jossa konsernin eri yritykset käyttävät samaa tiliä.
Ohje: Käyttäjäryhmän lisääminen
3. Hyödynnä käteviä sähköistä arkistointia
Visma Signin avulla allekirjoitetut sopimukset voidaan jättää palvelun omaan sähköiseen arkistoon, jossa ne säilyvät jopa 7 vuoden ajan. Halutessasi asiakirjat voidaan myös siirtää saumattomasti ulkoiseen sopimushallintajärjestelmään, kuten esimerkiksi M-filesiin. M-filesin tekoälyllä varustettu järjestelmä pitää huolen, että asiakirjat ovat turvassa ja löydettävissä niiden koko elinkaaren ajan. Visma Sign sähköinen allekirjoitus on integroitu osaksi kokonaisuutta.
4. Luo kutsupohjia
Erilaiset dokumentit vaativat erilaisia käsittelytapoja. Vuokra- ja työsopimukset allekirjoitetaan tietyssä järjestyksessä, lainasopimuksiin liitetään henkilötunnus ja tilinpäätös toimitetaan osapuolille sähköpostitse kaikkien allekirjoitettua sen. Sen sijaan, että valitsisit jokaiselle erilliselle dokumentille asetukset aina uudelleen, voit luoda eri dokumenttityypeille valmiita kutsupohjia, joiden avulla tehostat omaa ajankäyttöäsi. Kutsupohjien luontityökalu on saatavilla pääkäyttäjille asetuksista.
Ohje: Kutsupohjien luominen ja käyttäminen
5. Valitse allekirjoitustapa
Kaikissa allekirjoitustilanteissa – kuten organisaation sisäisissä prosesseissa – ei aina tarvita vahvaa tunnistautumista. Kevyttä tunnistautumista käytettäessä allekirjoittaminen toimii siten, että allekirjoittaja piirtää allekirjoituksensa allekirjoituskenttään digitaalisesti. Koska vahva tunnistautuminen on mahdollista vain pohjoismaisia varmenteita tai pankkitunnuksia käyttämällä, on kevyt tunnistautuminen kätevää kun allekirjoittaja sijaitsee pohjoismaiden ulkopuolelta.
Ohje: Allekirjoitustavan valinta kutsua luotaessa
6. Mahdollista useiden asiakirjojen allekirjoitus kerralla
Lähettäessäsi useita allekirjoitettavia asiakirjoja samalle allekirjoittajalle, voit liittää ne yhden kutsulinkin alle. Tämä mahdollistaa sen, että allekirjoittaja voi allekirjoittaa useita dokumentteja helposti yhdellä tunnistautumisella.
Ohje: Usean asiakirjan allekirjoittaminen kerralla
7. Allekirjoitukset järjestyksessä
Joissain tapauksissa, kuten vuokra- ja työsopimuksissa, asiakirjat allekirjoitetaan tietyssä järjestyksessä. Visma Signilla tämä toimii siten, että seuraava allekirjoittaja saa kutsun vasta kun edellinen on allekirjoittanut asiakirjan.
Ohje: Allekirjoituskutsut järjestyksessä
8. Näytä henkilötunnus allekirjoituksessa
Rahanpesulakien kiristyttyä rahoitussektorin dokumentteihin on alettu vaatia henkilötunnusta allekirjoitusten yhteyteen. Visma Signilla henkilötunnus tulee tarkastetuksi vahvaa tunnistusta hyödynnettäessä. Henkilötunnus määritellään sopimuksessa näkyväksi dokumentin asetuksia määritellessä. Henkilötunnuksen voi määritellä näkyväksi myös kutsupohjissa.
Ohje: Henkilötunnuksen tallentaminen allekirjoituksen yhteyteen
9. Allekirjoitus organisaationa
Allekirjoitettaessa dokumenttia organisaation, kuten yrityksen tai yhdistyksen puolesta, on Visma Signilla mahdollista pyytää allekirjoitus organisaationa. Tällöin allekirjoituksen yhteydessä näkyy edustetun yrityksen tiedot.
Ohje: Pyydä allekirjoitus organisaationa tai edunvalvojana/huoltajana
10. Lähetä muistutuksia allekirjoittajille
Mikäli huomaat, ettei lähettämääsi dokumenttia ole allekirjoitettu, voit lähettää allekirjoittajille muistutuksia. Voit asettaa myös allekirjoituspyynnön voimassaololle takarajan.
Ohje: Avoimet kutsut -kansio
Avaa Visma Sign -tili
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
