WORD- & PDF-tiedosto – Kuinka allekirjoitan?
Oletko saanut PDF- tai Word -tiedoston sähköpostitse allekirjoitettavaksi tai olet luonut tiedostot itse ja haluat niihin allekirjoituskuittauksen? Houkutus perinteiseen tulosta, skannaa, lähetä rumbaan voi olla suuri, olettaen että satut vielä omistamaan tulostimen ja skannerin. Kannattaa kuitenkin harkita vaihtoehtoja.
Kirjeitse tai skannatuille sähköpostitse lähetettäville PDF- ja Word -muotoisille asiakirjoille on nykyaikainen ja turvallinen vaihtoehto: sähköinen allekirjoittaminen. Sähköinen allekirjoittaminen on juridisesti yhtä pätevä kuin perinteinen kynällä tehty allekirjoitus. Sähköinen allekirjoittaminen on jopa turvallisempaa, sillä allekirjoittajan aitous voidaan varmistaa vahvalla tunnistautumisella, kuten pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisäksi riski asiakirjojen katoamisesta mahdollisen postituksen takia poistuu kokonaan (postimaksuineen).
PDF-tiedostojen allekirjoittaminen
PDF on suosittu formaatti sopimusten viimeistelyyn. Esimerkiksi Visma Sign -palvelussa voit helposti ladata allekirjoitettavan PDF-asiakirjan, lisätä allekirjoittajien sähköpostiosoitteet ja lähettää asiakirjan allekirjoitettavaksi. Saat ilmoituksen, kun kaikki allekirjoitukset on kerätty, ja valmis sopimus tallentuu automaattisesti palveluun. Samalla varmistat, että tiedostoa ei muokata enää oman allekirjoituksesi jälkeen. PDF-tiedostoja voidaan itsessään suojata eri tavoin, mutta nämä eivät ole täysin aukottomia tapoja välttyä riskeiltä.
Suosi aina vahvaa tunnistautumista allekirjoituksen yhteydessä, jotta voit olla varma ketkä allekirjoittavat asiakirjan vastapuolina. Varmista myös, että asiakirjan polun eheys on varmistettu ja todennettavissa: lähetetyn asiakirjan versio, lähettäjä, allekirjoitukset, ajankohdat ja lopullisen dokumentin vahvistettavuus.
Word-tiedostojen allekirjoittaminen
Word-tiedostojen sisältöä voidaan yleensä muokata allekirjoittamisen jälkeen, mikä tekee sen lähttämisestä eteenpäin sellaisenaan erityisen riskialttiin vaihtoehdon. Tästä syystä Word-asiakirjat kannattaa vähintäänkin vaihtaa PDF-muotoon ennen allekirjoittamisprosessin aloittamista, jotta sisällön muokkaaminen olisi hieman haasteellisempaa.
Muun muassa Visma Sign -palveluun voit helposti ladata Word-asiakirjan, kun muutat sen ensin PDF-muotoon. Microsoft Word mahdollistaa digitaalisen allekirjoituksen teon myös suoraan ohjelmassa, mutta tapa eroaa sähköisestä allekirjoittamisesta siinä mielessä, että sähköinen allekirjoitus varmistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden. Tästä syystä on suositeltavaa käyttää allekirjoittamiseen asiaan tarkoitettua palvelua.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.