Yksinkertaista ja turvallista sopimista ruokateollisuudessa
Lohilo Foods toi aikanaan ensimmäisten joukoissa markkinoille proteiinijäätelöt. Tänään yritys keskittyy jäätelöiden lisäksi laaja-alaisesti liikunnallista elämää edistäviin tuotteisiin. Lohilon tuotteita myydään Suomen lisäksi tänään myös Ruotsissa, Tanskassa, Islannissa ja Saksassa.
Visma Sign on ollut Lohilolla käytössä aina vuodesta 2020. Aiemmin sopimuksen loppuunviemiseen saattoi mennä viikkoja, kun kaikki asiakirjat lähetettiin paperisina postitse. Tänään saman sopimuksen saa maaliin muutamassa minuutissa.
On yllättävää, kuinka yksinkertainen ja helppo ohjelma on. Mutta se tuntuu olevan Visman tapa – helppokäyttöisyyttä pienille ja suurille yrityksille
Joustavuutta, tietoturvaa unohtamatta
Sähköisen allekirjoituspalvelun valinnassa kaksi asiaa nousi tärkeimmiksi kriteereiksi. Lohilolle oli tärkeää, että sopimiset hoidettaisiin jatkossa turvallisesti ja että allekirjoitusprosessit olisivat GDPR tietosuoja-asetuksen mukaisia. Tärkeää olisi kuitenkin myös, että käyttö olisi joustavaa.
Meillä vaihtelee jonkun verran allekirjoitusten tarve eri kuukausina – toisena saatamme käyttää 40 allekirjoitusta, kun seuraavana taas menee vain yksi. Tämän takia Visma Signin -pakettien joustavuus houkutti meitä
kertoo Annie Steen, Lohilo Foodsin henkilöstöpäällikkö.
Käyttöön nopeasti
Visma Signin käyttöönotto oli hyvin selkeää, mitään aiempaa tietoa ei koettu tarvitsevan. “Se ei oikeastaan vaatinut muuta kuin että katsoin valikot ja toiminnot kerran läpi. Testataas tämä – tuntuu toimivan – eikun mennään!” tiivistää Steen.
Pörssiyhtiönä Lohilolle on myös ollut tärkeää pystyä määrittelemään tilin käyttöoikeudet tarkasti – eli kuka saa pääsyn mihinkin tietoihin Visma Signissa. “Pääsyoikeudet oli erittäin helppo laittaa kuntoon ja tarvittaessa, voin säätää niitä vielä jälkikäteen”
Jälkeenpäin olen ajatellut, miksi pysyimme perinteisessä allekirjoituksessa niin kauan?
Merkittävä ajansäästö
Nykyään sopimuksia solmitaan Lohilossa entistä sujuvammin, mikä on tehnyt myös työarjesta joustavampaa. Visma Signia käytetään nykyään suurimpaan osaan yrityksen asiakirjoista.
”Aiemmin prosessi alkoi kirjaimellisesti paperin tulostamisella, jonka jälkeen allekirjoitin sen ja laitoin lopuksi kirjekuoreen. Tämän jälkeen vein sen vielä postilaatikkoon, ja vain toivoin että se tulisi pian takaisin” Steen muistelee.
“Nykyään voin helposti lähettää asiakirjan, soittaa allekirjoittajalle ja pyytää häntä allekirjoittamaan, jolloin saan kaiken valmiiksi viidessä minuutissa. Allekirjoitusprosessi on lyhentynyt merkittävästi kaikkien työntekijöiden osalta. Sen lisäksi on todella iso plussa, että voimme nyt työskennellä kotoa käsin sen sijaan, että olemme toimistolla poimimassa kirjekuoria ja postimerkkejä joka kerta kun pitää sopia.”
Parempi näkyvyys myös plussaa
Ajansäästö on ylivoimaisesti suurin etu, jonka Visma Sign on mahdollistanut. Samalla Visma Signin ansiosta Lohilolla on nyt myös parempi yleiskuva siitä, mitä on lähetetty ja milloin asiakirja on lähetetty.
On meille kullanarvoista, että pysymme nyt koko ajan kartalla sopimusprosessista – kuka on avannut dokumentin ja kenen allekirjoituksia vielä odotellaan.
Lisäksi sähköinen sopiminen antaa asiakkaille vaikutelman Lohilosta edistyneenä, ekologisena ja tietoturvaa priorisoivana yrityksenä.
“Digitaalisen kutsun vastaanottaminen ja pankkitunnuksilla allekirjoittaminen antaa uskottavan leiman sopimusprosessille. Etenkin uusille työntekijöille se viestii, että he ovat tulossa osaksi modernia ja luotettavaa yritystä” Steen summaa.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
