Näin järjestät sopimushallinnan tehokkaasti pk-yrityksessä: 5 käytännön vinkkiä
Lyhyesti: Sopimukset päätyvät helposti sähköpostikansioihin ja yksittäisten työntekijöiden muistin varaan, mikä hidastaa liiketoimintaa ja lisää riskejä.
Tässä artikkelissa Retention Marketing Specialist & Visma Sign -asiantuntija Sanni Räty antaa viisi käytännön vinkkiä, joilla useat pk-yritykset ovat saaneet sopimushallinnan haltuun: keskitetty arkisto, mallipohjat, päivämäärien muistaminen, selkeät käyttöoikeudet ja sujuva yhteistyö.
Jokaisella pk-yrityksellä on sopimuksia, mutta harvalla on yhtä selkeää toimintatapaa niihin liittyen. Tämän takiai moni pk-yritys säilyttää sopimuksia yhä sähköpostikansioissa tai yksittäisten työntekijöiden muistin varassa.
Mitä sopimushallinta tarkalleen tarkoittaa?
Sopimushallinta on koko sopimuksen elinkaaren järjestelmällistä hoitamista: luominen, allekirjoittaminen, tallentaminen, löytäminen ja uusiminen yhdellä ja samalla tavalla joka kerta. Useimmiten tätä työtä on tukemassa sopimushallintajärjestelmä.
Hyvin järjestetty sopimushallinta varmistaa, että sopimus kuin sopimus löytyy ja on ajan tasalla riippumatta siitä, kuka sen alun perin teki.
1. Kokoa kaikki sopimukset ja liitteet yhteen paikkaan
Keskitetty hallittavuus on suuri etu ja hyöty jokaiselle yrityksen sopimusten kanssa toimiville. Tämän takia onkin ensisijaista päättää yksi paikka kaikille sopimuksille. Kun ne ovat yhdessä digitaalisessa arkistossa sähköpostien ja henkilökohtaisten kansioiden sijaan, kuka tahansa valtuutettu voi löytää tarvitsemansa.
Luomalla kansiorakenteen ja merkitsemällä sopimukset avainsanoilla esimerkiksi asiakkaan, toimialan tai sopimustyypin mukaan, ne pysyvät löydettävissä myös arkiston kasvaessa.
Tekemällä tallennettuja hakuja jokainen käyttäjä voi myös helposti seurata itselleen kaikkein tärkeimpiä sopimuksia ilman että se vaikuttaa koko yrityksen kansiorakenteeseen.
2. Mallipohjat tukemaan toimintaa
Kun jokainen sopimus laaditaan tyhjästä, virheiden ja epäjohdonmukaisuuksien riski kasvaa. Valmiit mallipohjat vakioiduille sopimustyypeille (työsopimus, vuokrasopimus, NDA) nopeuttavat laatimista ja varmistavat, että kaikki tarvittavat ehdot ovat aina mukana.
3. Merkitse tärkeät päivämäärät talteen, älä luota muistiin
Sopimuksen umpeutuminen huomaamatta on yksi yleisimmistä ja kalleimmista virheistä pk-yrityksissä. Sen sijaan, että joku muistaisi tarkistaa kalenterin, järjestelmä voi hoitaa sen puolestasi. Visma Signiin voi merkitä tärkeät päivämäärät osaksi sopimuksen tietoja, jolloin ne löytyvät nopeasti hakutoiminnolla.
4. Hallitse käyttöoikeuksia ja tietoturvaa
Kaikkien ei tarvitse nähdä kaikkea. Selkeät käyttöoikeudet varmistavat, että luottamukselliset sopimukset näkyvät vain niille, joille kuuluu, ja jättävät samalla jäljen siitä, kuka on sopimusta käsitellyt. Tämä on erityisen tärkeää aloilla, joilla käsitellään henkilötietoja tai taloudellisesti arkaluontoista tietoa.
Esimerkiksi Visma Signissa käyttäjäryhmiä voidaan tehdä monella eri tavalla riippuen yrityksen tarpeesta. Ryhmiä voidaan luoda esimerkiksi roolin, tiimin, alueen tai vastuiden perusteella.
Usein samaan käyttäjäryhmään kuuluvat käyttäjät näkevät toistensa asiakirjat. Tämä mahdollistaa esimerkiksi muistutuksen lähettämisen kollegan lähettämään kutsuun tai sopimuksen sisällön tarkastelun.
5. Tee sopimushallinnasta koko organisaation asia, ei yhden henkilön
Kun sopimustieto on yhden ihmisen päässä, koko organisaatio on riipuvainen hänestä. Kun sopimushallinta on rakennettu jaetuksi prosessiksi eikä henkilöityneeksi tietotaidoksi, liiketoiminta jatkuu sujuvasti riippumatta siitä, kuka on paikalla.
Yrityksen kannattaa tehdä yhteisiä linjauksia kuinka asiakirjat nimetään ja minne ne tallennetaan. Tämä helpottaa ja nopeuttaa asiakirjojen hakemista etenkin jos sopimuksia tehdään paljon ja käyttäjiä on useita.
Jos yksi järjestelmä ei riitä
Sopimushallintajärjestelmän käytöönotto on usein helpoin tapa selkeyttää sopimusten jälkihoito yrityksissä. Kuitenkin yrityksillä voi olla tarve säilöä asiakirjoja jo käytössä olevassa sähköisen arkistoinnin palvelussa. Silloin fiksut sopimushallinnan toiminnot sekä arkistoinnin voi yhdistää valmiilla Visma Sign -integraatiolla.
Sanni Räty työskentelee Visma Signin markkinoinnissa. Sannin mielestä asiakaslähtöinen markkinointi ja viestintä ovat olennainen osa asiakaskokemusta.
