10 yleistä kysymystä sähköisestä allekirjoituksesta
Sähköinen allekirjoitus on moderni ja nopea tapa allekirjoittaa sopimuksia, hakemuksia, lomakkeita ja muita asiakirjoja. Blogissa vastaamme yleisimpiin kysymyksiin sähköisistä allekirjoituksista ja siitä, miten Visma Signia käytetään sähköiseen allekirjoitukseen.
1. Onko sähköinen allekirjoitus turvallinen ja juridisesti sitova?
Kyllä. Sähköinen allekirjoitus on juridisesti sitova sekä EU:n eIDAS-asetuksen että Suomen kansallisen lain nojalla. eIDAS-asetuksen 25. artikla määrää, ettei sähköisen allekirjoituksen oikeusvaikutuksia voi kieltää pelkästään sillä perusteella, että se on sähköisessä muodossa.
Sähköiset allekirjoitukset jaetaan kolmeen tasoon:
SES — yksinkertainen sähköinen allekirjoitus
Perustaso, kuten piirretty nimikirjoitus. Sopii tilanteisiin, joissa osapuolet tuntevat toisensa tai vahva tunnistautuminen ei ole mahdollista.
AES — kehittynyt sähköinen allekirjoitus
Käytännön standardi yrityskäytössä. Allekirjoittajan henkilöllisyys varmennetaan pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, asiakirja lukittuu allekirjoituksen jälkeen eikä sitä voi muokata huomaamattomasti. AES-tasoinen allekirjoitus on hyväksytty laajalti yhteiskunnan eri sektoreilla — muun muassa Kelassa, kaupparekisterissä, pankeissa ja vakuutusyhtiöissä. Visma Sign käyttää ensisijaisesti AES-tasoa.
QES — hyväksytty sähköinen allekirjoitus
Korkein taso. Suomessa mahdollinen vain Digi- ja väestöviraston myöntämällä varmenteella (henkilö- tai organisaatiokortin siru). Käytännössä erittäin harvinainen — käytössä esimerkiksi lääkäreillä reseptejä kirjoittaessa.
Sähköisesti allekirjoitetusta asiakirjasta voidaan aina jälkikäteen kiistämättömästi osoittaa, kuka allekirjoitti, milloin ja mitä — ja allekirjoitettua asiakirjaa ei voi muokata jälkikäteen huomaamattomasti. Lue lisää sähköisen allekirjoituksen pätevyydestä.
2. Hyväksyvätkö Suomen viranomaiset ja pankit sähköiset allekirjoitukset?
Kyllä. Suomalaiset viranomaiset, pankit ja valtaosa liikekumppaneista hyväksyvät eIDAS-asetuksen mukaisen sähköisen allekirjoituksen.
Poikkeus: Maanmittauslaitos edellyttää kiinteistökaupassa omaa sähköistä kaupankäyntijärjestelmäänsä, joten AES-tasoinen allekirjoitus ei sovellu kiinteistöluovutuksiin.
3. Voinko käyttää sähköistä allekirjoitusta myös kansainvälisten osapuolten kanssa?
Kyllä. eIDAS-asetuksen mukainen sähköinen allekirjoitus on voimassa koko EU:ssa ja se hyväksytään useimmissa eurooppalaisissa maissa. EU:n ulkopuolisten osapuolten kohdalla käytännöt voivat vaihdella, mutta sähköinen allekirjoitus yleistyy jatkuvasti maailmanlaajuisesti.
4. Kuinka kauan sähköisesti allekirjoitettu asiakirja on voimassa?
eIDAS-asetuksen mukaisesti sähköisesti allekirjoitettu asiakirja on juridisesti voimassa ilman aikarajoitusta, kunhan allekirjoitus on varmennettavissa. Siksi on tärkeää säilyttää aina sekä asiakirja että allekirjoitustiedot.
5. Milloin sähköistä allekirjoitusta ei voi käyttää?
Jos asiakirjasta saa olla olemassa vain yksi alkuperäiskappale tai se täytyy allekirjoittaa musteella, nykyiset sähköisen allekirjoituksen tekniset ratkaisut eivät todennäköisesti sovellu käyttöön.
Hyvä esimerkki alkuperäiskappaletta vaativista asiakirjoista ovat osakekirjat tai velkakirjat. Näitä koskevat säännöt edellyttävät alkuperäisasiakirjoja, joihin voidaan tehdä merkintöjä.
6. Miten allekirjoittaja varmentaa henkilöllisyytensä?
Sähköinen allekirjoitus perustuu sähköiseen tunnistautumiseen. Visma Sign tarjoaa kaksi tunnistautumistapaa: vahvan ja kevyen tunnistautumisen. Allekirjoituskutsun lähettäjä valitsee haluamansa allekirjoitustavan kullekin allekirjoittavalle osapuolelle — näin samaan asiakirjaan voidaan käyttää sekä vahvaa että kevyttä tunnistautumista.
Vahvalla tunnistautumisella tarkoitetaan allekirjoittamista pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Vahvaa tunnistautumista voi käyttää Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa.
Kevyt tunnistautuminen eli niin sanottu digitaalisesti piirretty allekirjoitus on juridisesti sitova tapa allekirjoittaa asiakirjoja tilanteissa, joissa vahva tunnistautuminen ei ole edellytys. Kevyt tunnistautuminen ei vaadi pankkitunnuksia — allekirjoitus tehdään piirtämällä nimikirjoitus hiirellä tai sormella mobiililaitteella tai tietokoneella.
Kevyttä tunnistautumista suositellaan, kun osapuolet tuntevat toisensa entuudestaan tai kun vahva tunnistautuminen ei ole mahdollista. Sitä voidaan käyttää esimerkiksi pöytäkirjojen, hankintasopimusten tai taloudellisten raporttien allekirjoittamiseen. Palvelun käyttö ei ole maantieteellisesti rajoitettu.
7. Missä muodossa allekirjoitettavan asiakirjan tulee olla?
Visma Signissa allekirjoitettavan asiakirjan tulee olla PDF-muodossa.
8. Voinko integroida sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin olemassa olevaan CRM-, HR- tai ERP-järjestelmääni?
Kyllä, se onnistuu. Visma Signin API-dokumentaation avulla voit integroida Visma Signin toiminnot nykyiseen ohjelmistoosi. Ota meihin yhteyttä, niin kerromme lisää.
9. Tarvitseeko sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan vastaanottajalla olla Visma Sign?
Ei. Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan voi avata ja varmentaa kuka tahansa ilman pääsyä samaan palveluun. PDF-lukuohjelma ja pääsy varmentamisessa käytettäviin ilmaistyökaluihin riittävät.
10. Voiko yksityishenkilö käyttää Visma Signia?
Kyllä. Visma Sign mahdollistaa sähköisen allekirjoituksen myös yksityishenkilölle. Yksityishenkilöiden hinnaston löydät täältä.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
