Asiakirjojen käsittelyssä ja sähköisessä arkistoinnissa parannettavaa Pohjoismaissa
Suomalaisten, ruotsalaisten ja norjalaisten yritysten digitalisoitumista selvittäneen kyselyn tuloksista nousi esiin, että vaikka sähköinen allekirjoittaminen yleistyy kovaa vauhtia, on asiakirjojen käsittelyssä ja sähköisessä arkistoinnissa edelleen paljon parantamisen varaa. Suunta on kuitenkin oikea yritysten digitalisoitumisen suhteen.
Tutkimuksen tilasi Visma Solutions Oy ja toteutti alkuvuodesta 2024 nSight Oy.
Asiakirjat päätyvät vielä yleisesti mappeihin
Sähköisen allekirjoittamisen suosio on kasvanut Pohjoismaissa viime vuosina. Kasvua on tapahtunut erityisesti Ruotsissa, jossa 47% vastaajayrityksistä ilmoitti käyttävänsä sähköistä allekirjoitusta. Vastaava luku oli Ruotsissa 39% vuonna 2023. Norjassa jopa 62% yrityksistä käyttää sähköistä allekirjoitusta 2024, kun käyttöprosentti oli 55% vielä 2023. Suomessa 56 % käyttötaso on pysynyt samana tasaisena viimeisten vuosien välillä
Allekirjoittamisen jälkeiseen vaiheeseen siirryttäessä, eli asiakirjan käsittelyyn ja tallentamiseen, ilmenee sähköisyydessä haasteita sekä Suomessa, Ruotsissa, että Norjassa.
Ehkä hieman yllättäen Suomessa sekä Ruotsissa yleisimmäksi asiakirjan säilytystavaksi nousee edelleen paperimappi (Suomi 47 %, Ruotsi 50 %). Yritysten digitalisoitumisen kannalta suunta on kuitenkin positiivinen: vuonna 2023 vastaavat luvut olivat Suomelle 63% ja Ruotsille 52%. Seuraavaksi suosituimmaksi tallennustavaksi nousi tietokoneen oma kovalevy (Suomi 40 %, Ruotsi 36 %).
Norjassa asiakirjan suosituimmaksi tallennusmuodoksi on vastaavasti noussut pilvipalvelut 35 prosentilla ja seuraavaksi suositummaksi sähköinen arkisto/sopimusten hallintajärjestelmä 34 prosentilla. Näiden jälkeen seuraa kolmanneksi suositumpana tallennustapana tietokoneen oma kovalevy.
Kyselyn vastaajat pystyivät valitsemaan useampia yritykselle sopivia vastausvaihtoehtoja. Yleisellä tasolla voidaan todeta, että lähes kaikilla yrityksillä oli käytössään useampi, kuin yksi tapa säilyttää tai arkistoida asiakirjoja. Asiassa on myös paljon tulkinnanvaraa.
Asiakirjat hajautuvat helposti eri paikkoihin
Kun tutkimuksessa tiedusteltiin asiakirjojen käsittelyyn liittyviä haasteita tarkemmin, olivat yleisimmät haasteet melko lailla samat kaikissa kolmessa maassa. Yleisimmäksi haasteeksi nousi asiakirjojen hajautuminen useaan eri paikkaan ja seuraavaksi yleisimmiksi haasteiksi joko asiakirjojen hankala löydettävyys tai se, että asiakirjojen tallentamiseen ei ole yrityksessä sovittu tiettyä yhtenäistä tapaa.
Suomessa 41% oli sitä mieltä että asiakirjojen käsittelyssä ja arkistoinnissa on joko selkeästi parannettavaa tai se on vain välttävällä tasolla. Ruotsissa 37% ja Norjassa 45% vastaajista olivat samalla linjalla.
Ratkaisuna yhteiset linjaukset ja sähköisen allekirjoittamispalvelun kokonaisvaltainen hyödyntäminen
Vaikka yritysten sisällä on vielä paljon tulkinnanvaraa asiakirjojen tallentamisessa ja arkistoinnissa voi tilannetta onneksi myös helpottaa yksinkertaisesti yhteisillä pelisäännöillä sekä niitä tukevilla sähköisillä palveluilla.
Selkeät arkistointimenettelyt antavat kaikille selkeät ohjeet asiakirjojen tallentamiselle. Myös keskitetty sähköisen allekirjoittamisen ja sopimusten hallintaan tarkoitetun palvelun käyttö auttaa tallentamaan asiakirjat keskitetysti yhteen paikkaan kaikkien saataville.
Haluatko päästä asiassa helposti eteenpäin? Kokeile Visma Signin sähköistä arkistoa ja sopimusten hallintaa helpottavia ominaisuuksia.
nSight toteutti Visma Solutionsin tilaaman yritysten digitalisoitumista Pohjoismaissa selvittäneen kyselyn. Kyselyyn vastasi 306 yrityspäättäjää Suomesta, 321 Ruotsista ja 306 Norjasta. Kyselyyn osallistui kaiken kokoisia yrityksiä eri toimialoilta ja vastaajiksi valittiin yritysten päättävissä rooleissa olevia henkilöitä.
Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.
