Visma Signin sopimushallinnan avulla käsittelet sopimuksia ammattimaisesti
Yrityksen liiketoimintaan liittyy valtavasti erilaisia sopimuksia. Miten hallita niitä kaikkia? Kenen hallussa yrityksen sopimusdokumentit itse asiassa ovat ja ovatko sopimukset tarvittavien henkilöiden saatavilla? Visma Signin uusi ominaisuus tarjoaa ratkaisun yrityksen sopimusten hallintaan ja arkistointiin.
Yrityksen sopimushallintaan liittyvät haasteet tulevat tyypillisesti esiin organisaation kasvaessa. Kasvun myötä sopimusten määrä on saattanut moninkertaistua liiketoiminnan alkuvaiheesta ja sopimuksia luo toimitusjohtajan lisäksi useampi muukin henkilö.
Omat haasteensa tuovat myös yrityksen eri toimipisteet sekä toisinaan jopa etätyöskentely. Epäselvyydet siitä, missä sopimukset sijaitsevat ? Ovatko ne Turun vai Helsingin toimipisteessä? Vai sittenkin Lieksassa etänä työskentelevän Lahtisen työhuoneen pöytälaatikossa?
Toivottavasti sopimuksia ei sentään säilytetä työntekijöiden sähköposteissa.
Minimoi henkilösidonnaisuudet
Työntekijät vaihtavat työnantajaa ja uusia työntekijöitä rekrytoidaan. Tästä seuraa helposti se, että kenelläkään ei ole tarkkaa käsitystä, mistä löytyvät yritystä vaihtaneen Virtasen solmimat sopimukset palveluntuottajan tai laitteiston toimittajan kanssa. Virtasen esihenkilökin on jäänyt vanhempainvapaille eikä yrityksen johtokaan muista, mitä Virtanen mainitsi sopimuksista viimeisinä työpäivinä.
Tyypillinen ongelma ilmenee siinä vaiheessa, kun sopimukseen halutaan palata ja tarkastella siinä sovittuja ehtoja. Myös määräaikaisen sopimuksen päättyessä havahdutaan ongelmaan; yrityksen tiloissa olevia mattoja ei ole huollettu kuukausiin tai juoma-automaatteja ei ole käyty täyttämässä.
Visma Sign muistaa puolestasi kun sopimus on aika uusia, päivittää tai neuvotella uudelleen. Sopimusten käsittely muuttuu selkeäksi koko organisaatiossa, kun kaikki sopimukset ovat turvallisessa tallessa yhdessä paikassa eikä mikään jää kenenkään muistin varaan.
Sopimushallinta on uusi ominaisuus Visma Signissa, joten ottamalla sähköisen allekirjoituksen käyttöösi, saat muitakin sopimusten hallinnointiin tarpeellisia ominaisuuksia.
Visma Signilla sopimusten hallinnointi ei henkilöidy, vaan ajankohtainen sopimus on aina saatavilla aika- ja paikkariippumattomasti sekä henkilötietosuojan ja tietoturvan huomioiden.
Sopimushallinta tarjoaa lisäarvoa Visma Signin käyttäjille
Visma Signissa allekirjoitetuista dokumenteista 80?90 % on erilaisia sopimuksia: työ-, laina-, vuokra-, hankinta- ja myyntisopimuksia, eli erilaisia yrityksen liiketoimintaan liittyviä sopimuksia.
Käyttäjien toiveesta uudistimme aikaisemman arkistoinnin paremmin asiakkaita palvelevaksi. Samalla kehitimme käyttäjiemme arkea helpottavia toimintoja.
Kokonaan digitaalinen sopimusketju on uusi ominaisuus Visma Signissa, joka antaa mahdollisuuden arkistoida ja hallita yleisimmin palvelussa käytettyä dokumenttityyppiä eli sopimuksia. Koko sopimusketju tapahtuu yhden palvelun alla asiakasystävällisesti ja tietoturvasäädöksiä noudattaen.
Visma Signilla sopimusten hallinnointi ei henkilöidy, vaan ajankohtainen sopimus on aina saatavilla aika- ja paikkariippumattomasti sekä henkilötietosuojan ja tietoturvan huomioiden. Keskitetty hallittavuus on suuri etu ja hyöty jokaiselle yrityksen sopimusten kanssa toimiville.
Visma Signissa on mahdollisuus asiakirjatyyppikohtaisesti päättää, mitä sopimuksia kukakin pääsee tarkastelemaan. Esimerkiksi ketkä näkevät työsopimukset ja keillä on pääsy hankintasopimuksiin. Johdolle voidaan antaa pääsy kaikkiin asiakirjatyyppeihin.
Arkistoi Visma Signiin sopimusten lisäksi niihin liittyvät tärkeät asiakirjat ja liitteet
Sopimuksiin liittyy usein erilaisia liitteitä ja muita dokumentoituja tietoja, kuten esimerkiksi tuotekatalogeja ja sopimushinnastoja. Vaikka liitteitä ei allekirjoiteta, ne usein halutaan säilyttää sopimuksen yhteydessä.
Myös sähköpostikeskustelut saatetaan haluta mukaan sopimuksen liitteeksi, kuten esimerkiksi ennen kaupankäyntiä tapahtuneet sähköpostikeskustelut asiakkaan ja myyjän välillä.
Haluatko viedä yrityksesi sopimusten käsittelyn seuraavalle tasolle?
Visma Signilla rakennat yrityksesi sopimusprosessit hetkessä turvallisiksi ja jokaiselle osapuolelle sujuviksi.
Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.
