Vuokrasopimuksen sähköinen allekirjoittaminen – kysymyksiä ja vastauksia
Vuokrasopimuksen sähköinen allekirjoittaminen tarjoaa rauhanomaisen vaihtoehdon paperisodalle, joka syttyy vuokrasopimuksen tekemisestä. Vuokrasopimuksen sähköisestä allekirjoittamisesta hyötyy niin vuokranantaja, kuin myös vuokraaja. Tässä blogissa vastaamme vuokrasopimuksiin ja sähköiseen allekirjoitukseen liittyviin kysymyksiin.
Miksi vuokrasopimus kannattaa allekirjoittaa sähköisesti?
Tehokkuus
Vuokrasopimuksen sähköinen allekirjoittaminen on huomattavasti perinteistä allekirjoittamista kätevämpää sekä vuokranantajan että vuokraajan näkökulmasta. Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa vuokrasopimuksen allekirjoittamisen ilman lähikontaktia osapuolien asuessa esimerkiksi eri kaupungeissa, tai jopa maissa. Sen sijaan, että molemmat osapuolet vuorotellen tulostavat, allekirjoittavat, skannaavat ja meilaavat sopimuksen, onnistuu vuokrasopimuksen allekirjoittaminen vain muutamalla klikkauksella. Visma Signin sähköisen arkistoinnin ansiosta myös sopimusten hallinta helpottuu, kun kaikki vuokra-asiakirjat ovat yhdessä paikassa. Allekirjoitetut asiakirjat säilyvät Visma Signin sähköisessä arkistossa seitsemän vuoden ajan ja ovat kaikkien allekirjoittaneiden osapuolten tarkasteltavissa jälkikäteen.
Turvallisuus
Sähköinen allekirjoitus on kaikille osapuolille tae allekirjoituksen aitoudesta. Vahvaa tunnistautumista hyödyntävä sähköinen allekirjoitus parantaa molempien osapuolien oikeusturvaa huomattavasti, kun jälkikäteen on aukottomasti todennettavissa allekirjoittajien henkilöllisyydet, allekirjoituksien ajankohdat sekä allekirjoitetun asiakirjan sisältö. Näin vuokranantaja säästyy ikäviltä yllätyksiltä, kun allekirjoittaja on varmasti se kuka hän sanoo olevansa. Sähköinen allekirjoitus eliminoikin useita perinteiseen allekirjoitukseen liittyviä riskejä.
Kilpailuetu
Kun kilpailu vuokralaisista on kovaa, myös vuokraamisen helppous nousee kilpailuvaltiksi. Moni suurimmista kansallisista vuokranantajista tarjoaakin jo mahdollisuutta vuokrasopimusten sähköiseen allekirjoittamiseen. Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa täysin sähköisen asunnonvuokrausprosessin, jolloin asunnon voi vuokrata suoraan verkkopalvelusta.
Vuokranantajan ei kuitenkaan tarvitse olla kiinteistömoguli hyötyäkseen sähköisestä allekirjoituksesta. Sähköinen asiointi helpottaa myös yksityisen vuokranantajan elämää huomattavasti, kun papereita ei tarvitse allekirjoittaa paikan päällä. Tämä tulee kyseeseen esimerkiksi tilanteessa, jossa vuokralaiskandidaatteja on useita ja päätöstä vuokralaisesta ei tehdä heti esimerkiksi asuntonäytön yhteydessä. Sähköinen allekirjoitus säästää molemmat osapuolet sopivan ajankohdan sumplimiselta ja mahdollistaa molemmille vuokrasopimuksen allekirjoittamisen omalta kotisohvalta käsin.
Onko sähköinen allekirjoitus laillisesti pätevä tapa allekirjoittaa vuokrasopimukset?
Kyllä. EU-direktiivi takaa sähköiselle allekirjoitukselle saman juridisen pitävyyden kuin perinteiselle allekirjoitukselle. Käytännössä sähköinen allekirjoitus on perinteistä allekirjoitusta paljon turvallisempi – vahvan tunnistautumisen ja audit trailin avulla voidaan kiistattomasti todeta allekirjoittajien henkilöllisyydet, allekirjoitushetket sekä allekirjoitettu sisältö.
Lue lisää sähköisen allekirjoituksen juridisesta pätevyydestä.
Minun pitää toimittaa vuokrasopimus KELAlle asumistukea varten. Hyväksyykö KELA sähköisesti allekirjoiteut vuokrasopimukset?
Kyllä. Kelan etuusohjeiden mukaan vuokrasopimus voidaan allekirjoittaa myös sähköisesti.
“Vuokrasopimus on sopimus ja allekirjoitukset toimivat sopimuksen hyväksymisen merkkinä, joten vain allekirjoitettu vuokrasopimus voidaan hyväksyä. Sopimus voidaan allekirjoittaa myös sähköisesti.” – Kelan yleisen asumistuen etuusohje
Mihin kaikkeen muuhun sähköistä allekirjoitusta voi käyttää kiinteistöalalla?
Sähköistä allekirjoitusta hyödyntäen on mahdollista ketteröittää lukuisia kiinteistöalan prosesseja niin vuokraustoiminnan, isännöinnin sekä asuntokaupan saralla. Sähköinen allekirjoitus taipuu muun muassa taloyhtiön kokouspöytäkirjoihin, huoltosopimuksiin, asunto-osakkeiden kauppakirjoihin sekä niihin liittyviin valtakirjoihin.
Lue lisää sähköisen allekirjoituksen mahdollisuuksista kiinteistöalalla.
Oletko ottamassa vuokralaista?
Olemme luoneet kätevän pdf-vuokrasopimuspohjan auttamaan vuokrasuhteen aluksi saamiseen. Vuokrasopimuksen voit lataa itsellesi ilman yhteystietojen luovuttamista.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
