Vinkit sopimiseen: sopimusten ylläpito, uusiminen ja muuttaminen
Tämä asiantuntija-artikkeli on yksi neliosaisesta sarjasta, missä juristi Elina Koivumäki avaa sopimusten elinkaarta ja antaa käytännön vinkkejä sen eri vaiheisiin. Sarjan kolmannessa osassa tarkastellaan sopimusten ylläpitoa, uusimista ja muuttamista.
Kun sopimus on allekirjoitettu, sitä ei pidä unohtaa. Erityisesti tämä koskee pitkäkestoisempia yhteistyö- ja muita sopimuksia, missä ei ole kyse esim. kertaluonteisesta tavaran toimituksesta. Sen sijaan sopimusta on seurattava, tarvittaessa uusittava ja usein muutettava yhteistyön edetessä. Sopimuksen asianmukainen ylläpito auttaa varmistamaan, että se pysyy ajantasaisena ja tehokkaana työkaluna osapuolten päämäärien ja tavoitteiden saavuttamiseksi.
Vastuuhenkilön määrittäminen sekä sopimuksen noudattamisen valvonta
Allekirjoittamisen jälkeisessä ylläpitovaiheessa keskitytään sopimuksen aktiiviseen hallintaan, määräaikojen seurantaan, mahdollisiin muutoksiin sekä uusimiseen tarpeen mukaan.
Sopimuksella on oltava vastuuhenkilö, joka vastaa sen elinkaaren hallinnoinnista. Henkilön on tunnettava sopimuksen ehdot ja edellytykset, ja hänen olisi ennakoivasti tunnistettava ja käsiteltävä yhteistyön aikana mahdollisesti esiin tulevat kysymykset ja huolenaiheet sekä muutostarpeet.
Vastuuhenkilö voi olla ja on usein eri henkilö kuin sopimuksen allekirjoittanut nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö. Lisäksi vastuuhenkilö voi olla eri kuin sopimuksen piiriin kuuluvaa yhteistyötä tai muuta sovittua transaktiota käytännössä hoitava henkilö tai tiimi. Vastuuhenkilö voi olla esimerkiksi tiimin vetäjä tai keskitetysti organisaation sopimuksia hoitava henkilö.
Sopimusten ylläpitoon liittyy erilaisten määräaikojen noudattaminen. Näitä voivat olla sopimuksen piiriin kuuluvien transaktioiden toteuttaminen (toimitukset, hyväksymiset, maksut, raportit) tai itse sopimuksen uusimiseen tai hinnanmuutosten neuvotteluun liittyvät määräajat. On tärkeää seurata näitä määräaikoja ja ryhtyä ajoissa asianmukaisiin toimiin. Määräaikojen laiminlyönti johtaa pahimmillaan sopimuksen päättymiseen tai hintamuutosten estymiseen.
Muutokset sopimuksen voimassaoloaikana
Jos yhteistyö muuttuu sopimuskauden aikana, sopimukset on päivitettävä vastaamaan muutoksia. Tämä voi edellyttää sopimusehtojen muuttamista tai jopa uuden sopimuksen neuvottelemista. Yleisimmin yritysten välisten sopimusten muutokset edellyttävät kirjallista sopimista, eli muutoksista laaditaan joko uusi liite taikka alkuperäisen sopimuksen tekstiä muutetaan, ja lopuksi uudet asiakirjat allekirjoitetaan.
On tärkeää, että osapuolet ovat ajan tasalla relevanteista henkilöstömuutoksista, jotka vaikuttavat sopimuksen toteutukseen. Tämä pätee erityisesti, jos muutokset koskevat sopimuksen toteuttamisen avainhenkilöitä tai vastuuhenkilöitä, jotka ovat suoraan yhteydessä sopimuksen hallinnointiin, ylläpitoon tai uusimiseen.
Kun organisaatiossa tapahtuu sopimukseen liittyvä henkilömuutos, tästä tulee ilmoittaa sekä sisäisesti tarpeellisille ihmisille että ulkoisesti toiselle osapuolelle, sopimuksessa sovitulla tavalla.
Joissain tilanteissa on tarpeen järjestää tapaaminen henkilömuutosten yhteydessä. Tämä auttaa varmistamaan, että osapuolet ovat ymmärtäneet muutoksen vaikutukset ja että uusi henkilö on perillä sopimukseen liittyvistä odotuksista. Tällainen avoin kommunikaatio edistää sujuvaa yhteistyötä sopimuksen voimassaolon aikana.
Organisaation sisäisesti on myös hyvä päivittää sopimukseen liittyvät asiakirjojen hallintajärjestelmät uuden henkilön tiedoilla, jotta sopimukseen liittyvä tiedonkulku ja tehtävien hoito sujuvat ongelmitta.
Tarkistuslista sopimusten ylläpitoa, uusimista ja muuttamista varten:
Vastuuhenkilön määrittäminen: Nimeä vastuuhenkilö, joka seuraa sopimuksen toteutumista ja hallinnoi mahdollisia muutoksia.
Sopimustietokannan ylläpitäminen: Ylläpidä ajantasaista tietokantaa sopimusten määräajoista ja tärkeistä päivämääristä, kuten uusimisista ja tarkistuspisteistä.
Seuranta ja raportointi: Luo prosessi relevanttien sopimusasioiden seurantaan sekä sopimuksessa tai muutoin edellytettyjen raporttien laadintaan ja mahdolliseen toiselle osapuolelle toimittamiseen.
Säännölliset tarkistukset: Aseta tarvittaessa säännölliset tarkistuspisteet sopimuksen seurantaa ja arviointia varten. Tämä auttaa tunnistamaan mahdolliset ongelmat ja tarpeet muutoksille ajoissa.
Selkeät menettelyt muutoksille: Varmista, että sopimuksesi sisältävät selkeät ehdot siitä, miten muutoksia voidaan tehdä ja kuka ne voi hyväksyä.
Uusimisprosessi: Seuraa sopimusten voimassaoloaikoja ja aloita mahdolliset uusimisneuvottelut hyvissä ajoin ennen sopimuksen päättymistä.
Sopimusten ylläpito on prosessi, joka vaatii suunnittelua, seurantaa ja vastuuhenkilöitä. Aktiivinen sopimusten hallinta varmistaa, että sopimus pysyy ajantasaisena, ja mahdollistaa nopean reagoinnin liiketoiminnan ja markkinoiden muutoksiin. Vastuuhenkilön rooli on keskeinen sopimuksen elinkaaren aikana, varmistaen sopimuksen tehokkaan toteutumisen ja mahdollisten riskien minimoinnin.
Haluatko päästä heti alkuun sopimisessa?
Elina Koivumäki on juristi, joka perusti 17 asianajotoimistovuoden jälkeen Lexperience Oy:n 2016 ja toimii sen yrittäjänä. Elina on 25 vuoden ajan auttanut yritys- ja järjestöasiakkaitaan erityisesti markkinoinnin, myynnin, viestinnän, tekijänoikeuksien sekä tietosuojan juridiikassa. Elina on suojannut yritykselleen tunnuksen JURIDIIKKAA ARKIKIELELLÄ ja tätä mottoa hän noudattaa niin esiintymisissään kuin kirjallisissa sisällöissään, mukaan lukien palkitussa Markkinointijuridiikka -kirjasarjassaan.
