REIM Isännöinti pääsi eroon työläistä allekirjoitusprosesseista
REIM Isännöinti › toimii 15 paikkakunnalla ja sen liikevaihto on noin 18 miljoonaa euroa vuodessa. Konserni työllistää noin 230 työntekijää ja palvelee noin 2200 asiakasta valtakunnallisesti.
Allekirjoitusten saaminen useilta henkilöiltä voi olla haastavaa ja esimerkiksi taloyhtiöiden hallitusten kokouspöytäkirjat saattavat virua viikkoja hallituksen jäsenten eteisten pöydillä.
REIM Isännöinti ratkaisi tämän haasteen jo muutama vuosi sitten ottamalla käyttöön sähköisen allekirjoituksen ja dokumenttien arkistoinnin. Tavoitteena oli päästä eroon viikkoja kestävistä allekirjoituskierroksista ja samalla luoda paperiton toimisto.
Paperiton ja kustannustehokas ratkaisu
Allekirjoitusten saaminen useilta henkilöiltä, joilla ei ole taloudellista intressiä kiinni dokumentissa, on tunnetusti haastavaa. Tuttu juttu isännöintipalveluita tarjoavissa yrityksissä. Taloyhtiöiden hallitusten kokouspöytäkirjat saattavat virua viikkoja hallituksen jäsenten eteisten pöydillä.
REIM Isännöinti lähti etsimään tähän ongelmaan ratkaisua muutama vuosi sitten. He halusivat eroon viikkoja kestävistä allekirjoituskierroksista ja samalla luoda paperittoman toimiston. Toimitusjohtaja Jukka Mäkisen mukaan tekemistä haluttiin nykyaikaistaa ja siksi he ottivat käyttöön Visma Sign sähköisen allekirjoituksen ja dokumenttien arkistoinnin.
– Meillä oli käytössä jo Teams hallitusten kokouksissa ja monella paikkakunnalla oli sovittu jo ennen koronaa, että hallitusten pöytäkirjat halutaan allekirjoittaa sähköisesti. Kirjepostin aiheuttamia kustannuksia paperin kulutusta haluttiin vähentää, Mäkinen tiivistää.
Mäkisen mukaan oli turhauttavaa, kun pöytäkirjat piti useimmiten tulostaa toimistolla ja lähettää postissa juuri kasvotusten kokoontuneelle hallitukselle. Sen lisäksi, että allekirjoitusten saaminen venyi, jäi kokouspapereita myös kokonaan palautumatta.
Kyllä se oli työlästä näin jälkikäteen ajateltuna. Se tulostetun paperin määrä ja pitkät allekirjoituskierrokset. Nyt allekirjoitukset saadaan huomattavasti nopeammin. Konsernin sisäisissä dokumenteissa allekirjoitukset saadaan pääosin päivän sisällä.
Sähköisyys etenee taloyhtiöissä vaihtelevasti
REIM Isännöinnin palveluihin kuuluu hallinnollisen isännöinnin palvelut, kiinteistöjen kirjanpito ja taloushallintopalvelut sekä teknisen asiantuntijan palvelut. Yhtiö toimii 15 paikkakunnalla ja sen liikevaihto on noin 18 miljoonaa euroa vuodessa. Konserni työllistää noin 230 työntekijää ja palvelee noin 2200 asiakasta valtakunnallisesti.
REIM Isännöinti -konsernissa tehdään vuosittain tuhansia ja tuhansia allekirjoituksia, niin konsernin sisällä kuin asiakkaiden taloyhtiöissä. Tällä hetkellä kaikista REIM Isännöinnissä tehdyistä allekirjoituksista noin 24000 tehdään vuosittain sähköisesti.
Jukka Mäkisen mukaan digitalisoituminen etenee kiinteistöalalla vaihtelevasti. Suuremmissa kaupungeissa taloyhtiöissä ollaan jo melko valveutuneita ja valmiita uudistuksiin. Pienemmillä paikkakunnilla on enemmän vastustusta.
Taloyhtiöissä sähköistä allekirjoitusta käytetään vaihtelevasti. Konsernissa ei ole allekirjoitettu fyysisesti mitään sitten Visma Signin käyttöönoton. Nekin dokumentit, jotka olisi voitu allekirjoittaa käsin, on tehty sähköisesti, ettei ole tarvinnu tulostaa paperille.
Arki on muuttunut merkittävästi
Mäkinen kertoo, että hänen työpäiviinsä sähköinen allekirjoittaminen on vaikuttanut todella paljon. Hän ei käsittele enää ollenkaan paperia, vaan kaikki tapahtuu tiedostomaailmassa. Toinen muutos on se, ettei enää tarvitse matkustaa tapaamaan ihmisiä pelkän allekirjoituksen saamiseksi.
– Kaikkien yhteistyötahojen kanssa tämä on johtanu siihen, että tapaamiset ovat vähentyneet. Ennen asiat oli sovittu valmiiksi, mutta tavata piti, jotta saatiin nimet paperiin. Nykyään sitä tehdään enää silloin, kun halutaan juhlistaa jotain suurempaa sopimusta, kuten yrityskauppoja, Mäkinen selittää.
Visma Sign on myös lisänny joidenkin sopimusten ajan tasalla pitämistä ja päivittämistä. Kun allekirjoitusten saamiseksi ei tarvitse nähdä yhtä paljon vaivaa kuin ennen, voi pienenkin muutoksen tehdä ja laittaa sopimuksen saman tien allekirjoitettavaksi sähköisesti. Ennen sopimuksia päivitettiin isompina kokonaisuuksina. Piti odottaa, että sopimukseen on useampia muutoksia, ennen kuin lähdettiin tekemään päivityksiä.
Säästää aikaa ja parantaa tietoturvaa
Mäkinen kokee, että Visma Signin suurin hyöty on ajansäästö. Isännöintialalla on kulunut uskomattoman paljon aikaa papereiden lähettelyyn ja nimikirjoitusten hankkimiseen.
– Toki edelleen osan allekirjoitusten saaminen kestää, kun on pitkiä ketjuja, mutta Visma Signissa myös muistuttaminen on helpompaa ja nopeampaa, Mäkinen kiittelee.
Arkiston käyttö on Mäkisen mukaan toinen Visma Signin tuomista selkeistä parannuksista. Kun aineiston on kerran muodostanut järjestelmään, on se helppo lähettää sieltä allekirjoitettavaksi ja sen jälkeen arkistoida digitaalisesti. Visma Signissa dokumenttiarkiston kansioihin voi määrittää kenellä on oikeus tarkastella niitä. Mäkisen mukaan se on tietoturvanäkökulmasta erittäin tärkeä ominaisuus.
Kokeile sinäkin Visma Signia veloituksetta
Lunasta 5 ilmaista allekirjoitusta ja saat käyttöösi kaikki Visma Signin toiminnallisuudet. Et tarvitse luottokortti- tai laskutustietoja. Kokeilujakson päätteeksi voit halutessasi valita yrityksellesi sopivan palvelupaketin ja jatkaa Visma Signin käyttöä.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
