Näin pääset alkuun: Sähköisen allekirjoittamisen vaiheet
Sähköisen asiakirjan lähettäminen on helppo ja suoraviivainen prosessi, joka toimii aina samalla tavalla huolimatta siitä, millainen asiakirja lähetetään.
1. Valmistelu
Kun sähköinen asiakirja on luotu ja se halutaan lähettää allekirjoitettavaksi, asiakirja tallennetaan PDF-muotoon. Asiakirja voidaan lähettää joko suoraan Visma Signista tai toisen ohjelman eli integraation kautta.
Vahvaa tunnistautumista voit käyttää Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa ja Hollannissa. Jos taas haluat lähettää asiakirjan allekirjoitettavaksi muuhun maahan, voit valita kevyen tunnistautumisen.
2. Allekirjoittaminen
Allekirjoituskutsu lähetetään allekirjoittajalle sähköpostilla tai tekstiviestillä. Kutsun voi avata ilman tunnistautumista, joten näet aina allekirjoitettavan asiakirjan sisällön ensin. Allekirjoittajalla ei tarvitse olla Visma Sign -tunnuksia tai muta aikaisempaa osaamista.
Sähköisessä allekirjoittamisessa on kolme helppoa vaihetta: tutustu asiakirjaan, tee allekirjoitus ja vahvista allekirjoitus. Järjestelmä ohjaa suoraviivaisesti, mitä tapahtuu seuraavaksi.
3. Allekirjoitusten tilan seuraaminen
Voit seurata reaaliaikaisesti Visma Sign -tilillä allekirjoitusten tilaa. Halutessasi voit myös lähettää muistutuksia avoimiin kutsuihin allekirjoitusprosessin nopeuttamiseksi. Allekirjoitettu asiakirja tallentuu yrityksen asiakirjoihin heti lähetyksen jälkeen.
4. Arkistointi
Asiakirjan voi ladata yrityksen tililtä PDF-muodossa, ja sen voi halutessaan välittää kolmannelle osapuolelle suoraan tai lähettää itse sähköpostitse.
Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan alkuperäinen kappale on PDF-tiedosto, jossa näkyvät allekirjoitusmerkinnät. Kuka tahansa, jolla on asiakirjan viimeisin versio, voi tarkistaa allekirjoitusten oikeellisuuden ja asiakirjan muuttumattomuuden.
Arkistointivaiheessa voit lisätä erilaisia lisätietoja, kuten avainsanoja, joiden avulla asiakirja on löytyy helposti jatkossa. Visma Signissa kaikki allekirjoitetut asiakirjat löytyvät yhdestä paikasta, mutta voit halutessasi myös poistaa asiakirjoja Visma Sign -tililtä.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
