Ohjeet ja oppaat

Näin pääset alkuun

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus on nykyaikainen ja juridisesti sitova keino hoitaa sopimusten ja asiakirjojen allekirjoitukset. Yrityksen asiakirjoja ei tarvitse enää allekirjoittaa paperilla. Lisäksi paperista luopuminen parantaa asiakaskokemusta, nopeuttaa toimintaa ja ennen kaikkea säästää rahaa.

Käytännössä asiakirja lähetetään allekirjoitettavaksi sähköisesti vastaanottajalle esimerkiksi sähköpostikutsulla tai tekstiviestillä, johon vastaanottaja vastaa omalla allekirjoituksellaan. Visma Sign käyttää vahvaa tunnistautumista allekirjoitustapahtumassa, jolloin allekirjoittajien oikea henkilöllisyys vahvistetaan pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Allekirjoitettu asiakirja voi olla esimerkiksi PDF-tiedosto tai erikseen täytetty verkkolomake. Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse missään vaiheessa tulostaa paperille eikä postittaa. Myös allekirjoitettujen asiakirjojen skannaaminen sähköiseen muotoon ja erillinen arkistointi jäävät pois. Allekirjoitus voidaan hoitaa heti, riippumatta kellonajasta tai paikasta.

Turvallinen ja sitova

Sähköisesti allekirjoitetusta asiakirjasta voidaan jälkikäteen kiistämättömästi osoittaa kuka allekirjoitti, milloin allekirjoitti ja mitä allekirjoitti. EU-direktiivi ja Suomen laki ovat antaneet sähköiselle allekirjoitukselle juridisesti sitovan aseman.

Lisäksi, kun asiakirja pysyy sähköisenä koko elinkaarensa ajan, virheet vähenevät ja hukassa olevien asiakirjojen etsimisen voi lopettaa. Ottamalla sähköisen allekirjoituksen käyttöön voit säästää jopa 90% ajasta ja kustannuksista.

Suurin hyöty?

Allekirjoittamisen sähköistämisestä hyötyvät parhaiten sellaiset asiakirjat ja prosessit, joissa:

• Asiakaskokemus rikkoutuu paperia odotellessa
• Asiakirjojen määrä on suuri
• Allekirjoituksesta aiheutuva viive prosessiin on pitkä
• Ammattilaisten työaikaa sitoutuu turhaan työhön
• Asiakirjojen määrämuotoistaminen ja virheiden välttäminen on tärkeää

Joissakin tapauksissa myös yksittäisten asiakirjojen sähköistäminen voi tuoda suuria hyötyjä esimerkiksi pitkien välimatkojen vuoksi.

Esimerkiksi yritysmyyjien sopimusprosessin sähköistäminen vapauttaa työaikaa yhden viikottaisen lisämyyntikäynnin verran. Kiinteistönvälittäjän tarjouskaupassa säästetään satoja kilometrejä ilta-ajelua kiihkeän tarjouskisan aikana. Kuluttajakaupassa sopimuksen ja ehtojen pakollinen toimitusvelvollisuus asiakkaalle täyttyy sähköisellä prosessilla itsestään.

Kaikki sellaiset prosessit, joissa asiakirja lähetetään palautuskuorineen postitse vain allekirjoittamista varten, kannattaa sähköistää.


Tutustu Visma Signiin tarkemmin
Takaisin ohjeisiin