Tampereen Vesi vaihtoi postituksen sähköiseen allekirjoitukseen
Tampereen Vesi Oy on Tampereen kaupungin omistama yhtiö, joka vastaa puhtaasta vedestä ja likaveden käsittelystä Tampereen alueella. Yhtiön vastuualueisiin kuuluvat lisäksi putkiverkosto ja sen saneerauksesta huolehtiminen. Henkilöstöä yhtiössä on reilut 160 henkeä.
“Otimme Visma Signin käyttöön vuoden 2023 loppupuolella osana yhtiöittämisen mukana tuomaa muutosta. Sähköisen allekirjoituspalvelun hankkimisen taustalla oli myös toive hankinnan kehittämisestä ja toiminnan digitalisoitumisesta” Tampereen Veden hankintapäällikkö Petra Kurki kertoo.
Vaivaton ja nopea käyttöönotto
Visma Signin käyttöönotto onnistui hienosti, sillä palvelu koettiin loogiseksi ja helpoksi käyttää. Sähköisen allekirjoituspalvelun sisäänajoon ei yrityksessä kulunut kuin hetki. Käyttö aloitettiin hankinnan puolelta ja pian se jalkautettiin asiakaspalvelun puolelle.
Koko asiakaspalvelun henkilöstö koulutettiin Visma Signin käyttöön ja se meni todella kivuttomasti ja helposti. Väitän, että se johtuu järjestelmän helppokäyttöisyydestä.
Kurki pohtii.
Posti vaihtui sähköiseen allekirjoitukseen
Sähköinen allekirjoittaminen näkyy Tampereen Veden arjessa päivittäin. Kun asiakkaat haluavat tehdä uuden liittymissopimuksen tai veden käyttösopimuksen, he täyttävät valmiin verkkolomakkeen, joka löytyy nettisivuilta. Tämän jälkeen sopimus saapuu Tampereen Vedelle sähköisesti.
“Aikaisemmin lähetimme lomakkeen asiakkaalle postitse, asiakas allekirjoitti ja postitti lomakkeen takaisin meille. Sähköinen allekirjoitus on tehostanut tätä prosessia todella paljon. Myös henkilökunta on kokenut suurena helpotuksena, että olemme päässeet digitaalisempaan maailmaan.”
Liittymis- ja käyttösopimusten lisäksi Tampereen Vesi käyttää Visma Signia päivittäin hankinnoista tehtäviin päätöksiin. Myös hallituksen pöytäkirjat allekirjoitetaan palvelun avulla.
Ei enää sopimuksettomia tilanteita
Ennen sähköistä allekirjoituspalvelua asiakkaiden sopimukset eivät välttämättä palautuneet takaisin Tampereen Vedelle. Tällöin saattoi syntyä tilanne, jossa asiakkaalle toimitettiin vettä, vaikka kirjallista sopimusta ei ollut tehty. Sähköinen allekirjoittaminen on tuonut tilanteeseen luotettavuutta, sillä nykyisin liittymäasia ei nytkähdä eteenpäin ennen kuin sopimus on tehty.
Kyllä se on meille iso ajan- ja rahansäästö, ettei tarvitse enää lippulappuja lähetellä edestakaisin. Myös hankintapuolella sähköinen allekirjoittaminen on nopeuttanut älyttömästi toimintaa. Yleensä saadaan todella nopeasti kuittaus ja asia etenee jouhevammin kuin kaupungin kankeammissa järjestelmissä.
Asiakaspalvelun laatu ylitti odotukset
Tampereen Veden henkilökunta on pitänyt arvossaan erityisesti Visma Signin koulutusta, jonka avulla avainhenkilöt pääsivät nopeasti kärryille tuotteen käytöstä ja osasivat opastaa muita. Myös asiakaspalvelu kerää kiitosta.
“Olen ollut todella tyytyväinen koulutukseen, jota saatiin alussa. Sitä oli sopiva määrä ja ollaan muutenkin saatu nopeasti palvelua aina kun on tarvittu. Asiakaspalvelu on ollut Visma Signin päässä todella hyvää” Kurki iloitsee.
Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.
