Sekä suuret että pienet yritykset ponnistelevat alati kasvavan dokumenttimäärän ja tiedonhallinnan kanssa. Siksi erilaiset dokumentinhallintajärjestelmät ovat nykyaikaisen tiedonhallinnan kulmakiviä. Sähköisen dokumentinhallinnan avulla yrityksesi asiakirjat, kuten sopimukset, tarjoukset ja hakemukset, tallennetaan ja lajitellaan digitaalisesti järjestelmään. Tässä järjestelmässä ne säilyvät turvallisesti ilman riskejä dokumenttien hukkumisesta tai rikkoutumisesta. Helppoa? Kyllä. Paperitonta? Ei välttämättä.

Monesti dokumentinhallintajärjestelmän käyttäjät keräävät asiakirjoihin ja niiden eri versioihin allekirjoituksia useilta eri henkilöiltä. Digitaalisessa muodossa oleva asiakirja tulostetaan pois järjestelmästä, allekirjoitetaan ja skannataan takaisin järjestelmään. Tämä digitaalisen asiakirjan palauttaminen takaisin perinteiseksi paperiversioksi rikkoo digitaalisen prosessisi: Dokumentinhallintaketju ei olekaan enää digitaalinen, ja yrityksesi on palannut takaisin perinteisen paperinpyörittelyn pariin.

Integraation avulla vähennät sopimuksiin liittyviä riskejä ja nopeutat allekirjoitusten keräämistä

Integroimalla sähköisen allekirjoituksen osaksi dokumenttien hallintaasi, vältyt asiakirjojen paperiselta hallinnalta ja vähennät merkittävästi sekä virhe- että tietoturvariskiä. Tieto pysyy tallessa pilvipalvelun sisällä, ja dokumentin koko elinkaari ja hyväksymisketju jäävät näkyviin tulevaisuuden todentamista varten.

Visma Signin integraation myötä asiakirjojen allekirjoittaminen muuttuu useiden päivien tai jopa viikkojen prosessista muutaman minuutin kestäväksi tapahtumaksi: Kun asiakirja on valmis allekirjoitettavaksi, siitä lähtee ilmoitus allekirjoitusprosessin jokaiselle osapuolelle. Allekirjoittamisen jälkeen dokumentti palautuu automaattisesti takaisin yrityksesi dokumentinhallintajärjestelmään sähköistä arkistoimista varten. Vastedes allekirjoitetut ja arkistoidut asiakirjat löytyvät järjestelmästä helposti metatieto- ja sisältöhaun avulla. Jos muutoksia syntyy, voidaan uusi versio lähettää järjestelmästä uudelleen allekirjoitettavaksi.

Dokumentinhallinta ja sähköinen allekirjoitus käytännössä

Esimerkiksi henkilöstöhallinnon järjestelmään dokumentoidaan jokainen asiakirja aina työsopimuksen allekirjoittamisesta työsuhteen irtisanomiseen saakka. Visma Signin integroiminen osaksi HR-järjestelmää poistaa tarpeet kerätä perinteisiä allekirjoituksia esimerkiksi työsopimuksen solmimisen yhteydessä ja nopeuttaa kokonaisvaltaisesti rekrytointiprosesseja.

Entäpä sitten taloushallinto? Taloushallinnon erilaisissa prosesseissa allekirjoitetaan ja kuitataan lukemattomia määriä erilaisia valtakirjoja ja raportteja. Sähköisen allekirjoituksen ja dokumentinhallintajärjestelmän välisen integraation avulla esimerkiksi tilitoimistot nopeuttavat valtuutuksien ja valtakirjojen allekirjoitusprosessia, kun asiakirja lähtee asiakkaalle allekirjoitettavaksi suoraan dokumentinhallintajärjestelmästä ja palautuu takaisin allekirjoitettuna – ilman paperin fyysistä printtaamista.

Integraatio kiinnostaa – mitä seuraavaksi?

Visma Sign on mahdollista integroida osaksi käyttämiäsi järjestelmiä tai sähköistä palveluprosessia. Tarjoamme myös kattavan avun integraation toteuttamiseen ilman lisäkustannuksia. Sähköisen allekirjoituksen integroiminen osaksi omaa järjestelmääsi voi tapahtua esimerkiksi seuraavasti:

Tutustuminen. Tutustu Visma Signin kattaviin API-rajapintakuvauksiin – Asiantuntijamme auttavat tarvittaessa kuvauksen tulkitsemisessa. Visma Sign on myös mahdollista integroida osaksi nykyistä sovellusta tai palveluasi teknisten kumppaneidemme avulla. Valmiita integraatioita on valmiina esimerkiksi Canonin ja M-filesin järjestelmiin.

Suunnittelu. Yhteisessä integraatiopalaverissa määritellään ne yrityksesi toiminnot, joille sähköinen allekirjoitus tuo eniten lisäarvoa ja joiden prosesseihin sähköinen allekirjoitus halutaan integroida.

Käyttöönotto. Integraation toteutus ja käyttöönotto on nopeaa – toteutus kestää muutamasta päivästä viikkoon. Kyse ei siis ole massiivisesta IT-kehitysprojekstista, vaan ketterästä käyttöönotosta.

Haluatko tietää lisää Visma Signin integroimisesta osaksi omaa järjestelmääsi?

Ota yhteyttä


Kai Ahteela työskentelee Visma Signin parissa yhdistäen pitkää kokemustaan taloushallinnosta, rahaliikenteestä ja dokumentinhallinnasta. Kaita ilahduttavat erityisesti arkipäiviä helpottavat teknologiaratkaisut.