Habita tunnistaa asiakkaat ja allekirjoittaa kauppakirjat toiminnanohjausjärjestelmän kautta
Habita tunnistaa asiakkaat ja allekirjoittaa kauppakirjat suoraan toiminnanohjausjärjestelmän kautta. Habita on suomalainen, kansainvälisesti toimiva kiinteistönvälitystoimisto. Sen noin 150 suomalaista kiinteistönvälittäjää käyttävät Visma Signia sopimusten allekirjoittamiseen. Visma Sign on integroitu heidän omaan toiminnanohjausjärjestelmäänsä, jolloin käyttö on hyvin suoraviivaista niin välittäjille kuin asiakkaillekin.
Kiinteistönvälitystä noin 30:lla paikkakunnalla Suomessa tekevässä Habitassa allekirjoitetaan tuhansia toimeksiantoja ja kauppakirjoja vuosittain. Koulutusjohtaja Pyry Randelinin mukaan Visma Sign on helpottanut erityisesti eri paikkakunnilla tehtävien kauppojen toimeenpanoa.
Jos esimerkiksi myyjä on Mikkelissä ja ostaja Kotkassa on kauppakirjojen allekirjoittaminen huomattavasti helpompaa vahvan tunnistautumisen mahdollistavan sähköisen allekirjoituksen avulla. Jos asiakas menisi toimipisteeseen tunnistettavaksi, teettäisi se paljon käsityötä.
Randelin kuvailee.
Sähköinen allekirjoittaminen muuttanut toimintatapoja
Habitassa on käytetty Visma Sign-integraatiota noin neljä vuotta. Randelinin mukaan aloite sähköisen allekirjoituksen käyttöönotosta tuli kentältä. Myyntiedustajat toivoivat sitä. Toisaalta huomattiin, että myös asiakkaat toivovat aina vain nopeampaa ja sujuvampaa palvelua.
Yksi laukaiseva tekijä oli ympäröivän maailman muutos. Kaikki pitää tapahtua nopeasti, ajasta ja paikasta riippumatta. Me haluamme olla moderni toimija ja tarjota asiakkaille hyvää palvelua. Toki sähköinen allekirjoittaminen edesauttaa myös liiketoimintaa.
Randelin listaa Visma Signin valintaan vaikuttaneita tekijöitä.
Sähköinen allekirjoittaminen helpottaa pakollisten asioiden hoitamista kiinteistönvälityksessä. Habitassa sähköistä allekirjoitusta on alettu käyttää myös silloin, kun sopimuksen osapuolet istuvat saman pöydän ääressä. Välittäjä lähettää kauppakirjan sähköisesti allekirjoitettavaksi ja myyjä ja ostaja allekirjoittavat sen puhelimellaan.
Meillä käytetään sähköistä allekirjoitusta paljon näin kasvokkainkin, koska kulut ovat melko pienet ja se säästää myös aikaa ja paperia, kun dokumentit arkistoituvat automaattisesti sekä meille että asiakkaille sähköiseen arkistoon.
Integrointi omiin järjestelmiin helpottaa käyttöä
Vuonna 2019 Habitassa siis havaittiin tarve ja melko nopeasti sopivaksi palveluksi valikoitui Visma Sign. Randelinin mukaan he halusivat integroitavan työkalun helpottamaan päätoimialaa, eli kiinteistönvälitystä ja Visma Signilla oli selkeä paketti ja prosessi valmiina.
Meillä oli tiedossa, mitä tarvitsemme ja meillä oli myös nopea aikataulu. Laajaa vertailua ei nähty tarpeelliseksi, kun saimme Visma Signilta niin selkeän tarjouksen.
Käyttöönotto sujui Randelinin mukaan varsin näppärästi. Integraation koodaamisessa toki meni oma aikansa, mutta muutoin kaikki oli hyvin suoraviivaista. Osa Habitan väestä pääsi testaamaan Visma Signia etukäteen, joten he pystyivät suunnittelemaan henkilöstön koulutukset ja toimintaperiaatteet valmiiksi ennen varsinaista käyttöönottoa.
Randelinin mielestä integraatio omaan järjestelmään on erittäin toimiva ratkaisu. Se vähentää henkilökunnan käytössä olevien järjestelmien määrää ja koulutustarvetta.
Tämä meidän toteutus on kyllä todella onnistunut. Sitä on helppo kaikkien käyttää. Suosittelen kyllä Visma Signia kaikille, joilla on säännöllisesti tarvetta allekirjoittaa dokumentteja.
Randelin uskoo, että Visma Signin käyttö tulee Habitassa laajenemaan.
Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.
