Sähköinen lomake suoraviivaistaa tiedonkeräämisen

Lomake, tuo jokaiselle yritykselle tuttu tapa kerätä tietoa. Perinteisesti paperilomakkeet täytetään, allekirjoitetaan ja siirretään paikasta toiseen, jonka jälkeen tiedot syötetään käsin tarvittaviin järjestelmiin. Kuulostaako tutulta? Mitä jos voisit käyttää aikasi muuhun kuin tietojen kirjaamiseen tai paperilomakkeiden loputtomaan skannaamiseen?

Sähköiset lomakkeet mielletään usein digitaalisessa muodossa oleviksi PDF-dokumentiksi, jotka täytetään sähköisesti. Sähköisestä muodostaan huolimatta, nämä lomakkeet taantuvat takaisin paperiksi esimerkiksi allekirjoittamista varten. Näin ollen paperia, aikaa ja rahaa kuluu samaan tahtiin kuin ennenkin, eikä digitaalisista prosesseista ole tietoakaan. Visma Sign tarjoaa tehokkaan ratkaisun paperisten ja allekirjoitusta vaativien lomakkeiden digitalisointiin.

Sähköisesti allekirjoitettava lomake pähkinänkuoressa:

• Mikä on sähköisesti allekirjoitettava lomake?
• Kuka voi käyttää?
• Miten lomakkeita luodaan?
• Mitä lomakkeet maksavat?

Mikä on sähköinen lomake?

Sähköisten lomakkeiden avulla nopeutat tiedonkeräämistä, kun käsin kirjoittamisen sijaan lomake täytetään ja allekirjoitetaan sähköisesti heti tietojen täyttämisen yhteydessä. Lomakkeille täytetyt tiedot pysyvät koko ajan sähköisessä muodossa ja niitä voidaan myös tarvittaessa välittää eteenpäin eri ohjelmiin.

Sähköisesti allekirjoitettavien lomakkeiden suurin etu on niiden luotettavuus ja nopeus tiedonkeruun yhteydessä. Sähköisessä muodossa olevat lomakkeet kun harvoin hukkuvat postissa tai rypistyvät paperipinon pohjimmaisena. Myös GDPR-vaatimukset on turvattu, kun luotettavan ja tietoturvallisen tiedonkeruun lisäksi tiedot voidaan siirtää lomakkeesta konekielisesti suoraan yrityksesi järjestelmään, kuten asiakas- tai jäsenrekisteriin. Näin ollen luottamuksellinen tieto pysyy vain tarvittavien osapuolien nähtävillä, eikä sitä varastoida perusteetta tarpeettomissa paikoissa.

Kuka voi käyttää?

Sähköisen allekirjoituksen toiminnot sisältävät lomakkeet sopivat useille eri toimialoille ja erilaista käyttöä varten – aina yksittäisen tiedon hankkimisesta monimutkaisten asiakastietojen keräämiseen asti. Sähköisiä lomakkeita on helppo hyödyntää muun muassa suostumusten keräämisessä, tilauslomakkeita täyttäessä tai henkilötietoja antaessa. Tämän lisäksi ne sopivat mainiosti myös erilaisten sopimusten solmimiseen ja irtisanomiseen.

Rahoitus- ja vakuutusala

Rahoitus ja vakuutusalalla sähköiset prosessit vähentävät asiakkaiden fyysisiä asiakaskäyntejä, nopeuttavat palveluprosesseja sekä parantavat kokonaisvaltaisesti asiakaskokemusta. Sähköisten lomakkeiden avulla voidaan hoitaa esimerkiksi laina- ja vakuutushakemukset, palveluiden irtisanomiset, yhteystietojen muutokset sekä asiakastietojen kerääminen. Mitä luulet, viettääkö asiakas lounastuntinsa mielummin lounasta nauttien kuin pankissa jonottaen?

Majoituspalvelut

Majoituspalveluissa sähköiset lomakkeet korvaavat paperisten matkustajailmoituksen täyttämisen. Miltä kuulostaisi ajatus sukkelasta sisäänkirjautumisprosessista, jossa lain vaatima matkustajailmoitus täytetään ja allekirjoitetaan sähköisesti ja siirretään tämän jälkeen säilytettäväksi sähköiseen arkistoon ilman turhauttavaa tiedon naputtelua?

Koulutusala

Koulutusalalla paperisia lomakkeita täytetään jatkuvasti koulun tai päiväkodin ja kodin välillä. On poissaolo- ja loma-anomuksia, yhteystieto- ja leirikoululomakkeita sekä ilmoituksia ruoka-aineallergiasta ja uskonnollisesta vakaumuksesta. Siirtyminen sähköisesti täytettäviin ja allekirjoitettaviin lomakkeisiin sujuvoittaa kodin ja koulun välistä yhteydenpitoa ja vähentää tietoturvariskiä. Henkilötietoja sisältävien lomakkeiden paikka on pilvessä, ei lapsen koulurepussa.

Sosiaali- ja terveysala

Myös sosiaali- ja terveysalalla lomakemassat ovat arkipäivää: Esitietolomakkeet, hoitosopimukset, tukihakemukset, terveyskyselyt, selvityslomakkeet sekä erilaiset tarkastuspyynnöt. Lista on loputon. Näiden lomakkeiden kirjaus tietokantaan on aikaa vievää, virhealtista sekä paikkaan sidottua. Sähköisten lomakkeiden avulla tiedot voidaan kerätä joustavasti, eivätkä työntekijät ole kiireen keskellä sidottuja tietokoneen ääreen. Kustannukset vähenevät ja potilaan kokonaisvaltainen hoito paranee.

Miten lomakkeita luodaan?

Sähköisten lomakkeiden luominen on hyvin suoraviivaista ja helppoa, etkä tarvitse niiden luomiseen koodaustaitoja. Lomakkeet rakennetaan yksinkertaisista elementeistä, joiden määrää ja järjestystä on helppo muokata haluamallasi tavalla. Valmiit lomakkeet saat heti käyttöösi ja ne voidaan upottaa näppärästi esimerkiksi verkkosivuillesi tai verkkokauppaan iFrame-elementin avulla. Lue, miten asiakkaamme on panostanut helppoon asiointiin hyödyntämällä sähköisiä lomakkeita ja tutustu lomakkeen käytännön toteutukseen.

Mitä sähköisten lomakkeiden käyttö maksaa?

Visma Signin sähköisten lomakkeiden hinta on sidottu Visma Sign -hinnastoon. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että maksat vain onnistuneesti täytetyistä ja sähköisesti allekirjoitetuista lomakkeista. Lomakkeiden luominen ja upottaminen esimerkiksi verkkosivuille ei aiheuta sinulle lisäkuluja. Lomakkeen allekirjoittajalle palvelun käyttö on aina maksutonta. Kiinnostuitko? Kokeile Visma Sign Formsia veloituksetta.

Kai Ahteela työskentelee Visma Signin parissa yhdistäen pitkää kokemustaan taloushallinnosta, rahaliikenteestä ja dokumentinhallinnasta. Kaita ilahduttavat erityisesti arkipäiviä helpottavat teknologiaratkaisut.