Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus on nimensä mukaisesti digitaalinen tapa allekirjoittaa asiakirjoja. Se on turvallinen ja tehokas keino solmia kaikenlaisia sopimuksia niin yrityksille kuin yksityishenkilöille.

Tässä artikkelissa sukellamme siihen, mikä sähköinen allekirjoitus tarkkaan ottaen on, millaisissa tilanteissa sitä käytetään ja miten sähköinen allekirjoitus tapahtuu Visma Sign -palvelussa.

Sähköinen allekirjoitus on juridisesti sitova ja turvallinen tapa allekirjoittaa asiakirjoja

Sähköinen allekirjoitus on turvallinen ja helppo tapa solmia erilaisia sopimuksia, esimerkiksi työsopimuksia, vuokrasopimuksia tai kauppakirjoja. Se on myös juridisesti pätevä samalla tavalla kuin paperilla allekirjoitettu sopimus. Sähköinen allekirjoitus on ollut käytössä Suomessa vuodesta 2010 asti.

Sähköisen allekirjoituksen perusidea on, että henkilö tunnistetaan sähköisen järjestelmän kautta ja näin hänet valtuutetaan allekirjoittamaan asiakirja. Sähköisesti allekirjoitetusta asiakirjasta voidaan jälkikäteen kiistämättömästi osoittaa, kuka allekirjoitti, milloin allekirjoitti ja mitä allekirjoitti. Asiakirjaa ei myöskään voi muokata enää allekirjoittamisen jälkeen.

Tämän vuoksi sähköisen allekirjoittamisen palvelun, kuten Visma Signin, käyttäminen sopii erinomaisesti esimerkiksi kaupallisten sopimusten, työsopimusten, pöytäkirjojen, valtakirjojen sekä lakisääteisten velvoitteiden allekirjoittamiseen.

Miten allekirjoittajan henkilöllisyys varmistetaan sähköisessä allekirjoituksessa?

Sähköisessä allekirjoituksessa allekirjoittaja tunnistautuu palveluun ja pääsee sen jälkeen tarkastelemaan asiakirjaa ja allekirjoittamaan sen. Käyttäjän henkilöllisyys voidaan varmentaa kahdella eri tasolla:

• Kevyt tunnistautuminen vaatii vain yhden tunnistautumistavan, kuten salasanan.
  
• Vahva tunnistautuminen puolestaan vaatii käyttäjän henkilöllisyyden varmentamista esimerkiksi pankkitunnuksien avulla.

Lähtökohtaisesti sähköisessä allekirjoittamisessa kannattaa aina käyttää vahvinta mahdollista tunnistautumista, sillä sen sitovuus on helpoin todistaa myös jälkikäteen. Vahva tunnistautuminen on suositeltavaa tilanteissa, joissa osapuolet eivät tunne toisiaan entuudestaan tai allekirjoitettavan asiakirjan luonne vaatii sitä – esimerkiksi jos kyseessä on jokin suurempi taloudellinen sitoumus. Hyvä nyrkkisääntö on, että jos allekirjoittajan henkilöllisyys tarkistettaisiin myös kasvokkain sopiessa, on vahva tunnistautuminen oikea vaihtoehto sähköistä allekirjoitusta pyytäessä.

Kaikki sähköisen allekirjoittamisen palvelut eivät hyödynnä vahvaa tunnistautumista, mikä kannattaakin ottaa huomioon palvelun valinnassa.

Mitä asiakirjoja voi allekirjoittaa sähköisesti?

Digitaalisesti voi allekirjoittaa kaikenlaisia sopimuksia, sillä sähköinen allekirjoitus on juridisesti yhtä pätevä kuin fyysinenkin. Sähköisistä allekirjoituksista hyötyvät kaikki, olipa kyseessä yritys, yhdistys, julkinen organisaatio tai yksityishenkilö.

Julkishallinnon toimijat, kuten kunnat ja kaupungit, sekä erilaiset yhdistykset voivat hyödyntää sähköistä allekirjoitusta nopeuttaakseen esimerkiksi lupahakemuksien myöntämistä, hankintojen tekemistä sekä yhteistyösopimusten muodostamista.

Monille yksityishenkilöille tuttuja sähköisiä allekirjoitettavia dokumentteja ovat erilaiset työ- ja vuokrasopimukset. Yksityishenkilöt voivat myös hyödyntää sähköisiä allekirjoituksia keskenään tehdessään ostoksia verkossa. Esimerkiksi Facebook-kirpputoreilla kaupan osapuolet voivat tehdä helposti juridisesti sitovan sopimuksen sähköisen allekirjoituksen avulla.

Mitkä yrityksen toiminnot hyötyvät sähköisistä allekirjoituksista?

Sähköinen allekirjoittaminen sopii yrityskäyttöön niin ulkoisille kuin sisäisille sidosryhmille, sillä se poistaa kaiken turhan paperisiin asiakirjoihin liittyvän hallinnollisen työn. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotosta hyötyvät paitsi yritys myös sen työntekijät ja asiakkaat.

Yrityksen sisällä sähköinen allekirjoittaminen sujuvoittaa työtä monella eri osastolla. Yritysjohto voi hyödyntää palvelua esimerkiksi allekirjoittaessaan yhteistyösopimuksia tai hallituksen kokousten ja yhtiökokousten pöytäkirjoja. Talousosasto puolestaan voi allekirjoittaa tilinpäätöksiä, valtakirjoja sekä erilaisia hankintasopimuksia. Myynti ja markkinointi voivat solmia palvelun avulla kumppanuus-, myynti- ja laskutussopimuksia sekä ylläpitää verkkokauppaa.

Henkilöstöhallinto taas voi allekirjoittaa palvelun avulla työsopimukset ja -todistukset, etätyö- tai lomasopimukset sekä irtisanoutumisilmoitukset. HR onkin suuren asiakirjojen allekirjoitusmääränsä vuoksi usein yksi ensimmäisistä yrityksen osastoista, joka siirtyy sähköiseen allekirjoitukseen. Kaikki yrityksen toiminnot kuitenkin hyötyvät sekä sähköisestä allekirjoituksesta että paremmasta dokumenttien hallinnasta.

Mihin yrityksissä käytetään sähköistä allekirjoitusta

• Sopimusten solmiminen ja irtisanominen on yksi ensimmäisistä toiminnoista, joka kannattaa automatisoida sähköisellä allekirjoituksella. Hyödyntämällä verkkolomaketta voit kerätä asiakkaalta allekirjoituksen lisäksi kaikki tarvittavat tiedot suoraan järjestelmääsi. Saman sopimuksen voi allekirjoittaa tarvittaessa myös useampi osapuoli.
  
• Asiakassopimusten sekä -ehtojen uudistaminen on aikaa vievä prosessi, johon usein liittyy huomattava määrä hallinnollista työtä. Sähköinen allekirjoituspalvelu minimoi hallinnollisen työn, sillä sopimukset tai ehdot lähtevät allekirjoitettavaksi kerralla kaikille. Tämän lisäksi näet allekirjoitusten tilan reaaliajassa ja voit lähettää tarvittaessa asianomaisille muistutuksia palvelun kautta. Monimutkainen ja pitkä prosessi muuttuu sähköisen allekirjoituksen avulla muutamaksi klikkaukseksi.
  
• Työsuhteeseen liittyvät asiakirjat ja niiden hallinta onnistuvat helposti sähköisen allekirjoituksen avulla. Enää työntekijän ei ole pakko tulla paikan päälle allekirjoittamaan sopimusta, sillä sähköisen allekirjoituksen avulla voidaan solmia sähköisiä työsopimuksia.
  
  Asiakkaan tietojen käsittely: Helpoin tapa varmistaa tietojen oikea käsittely on liittää sähköisesti allekirjoitettava lomake esimerkiksi yrityksen verkkosivuille. Näin voidaan hoitaa esimerkiksi rekisteritietojen tarkastuspyynnöt sekä asiakastietojen muutokset. Erilaiset yksityisyyden suojaan liittyvät riskit ja virheen mahdollisuus laskevat huomattavasti, kun kenenkään henkilökohtaiset tiedot eivät ole paperisessa muodossa.
  
  Asiakirjojen dokumentointi on tärkeä osa sähköistä allekirjoittamista. Asiakirjat arkistoituvat niille merkittyihin kansioihin, mikä helpottaa niiden hallintaa myös allekirjoittamisen jälkeen. Esimerkiksi vuokratyöntekijöitä tarjoavat yritykset hyötyvät tästä ominaisuudesta huomattavan paljon, sillä uusia työntekijöitä rekrytoidaan jatkuvasti ja nopealla tahdilla. Samaan tapaan voidaan hallita esimerkiksi johdon asiakirjoja ja erilaisia hakemuksia sekä myöntää ja pyytää valtuuksia.

Miksi kannattaa ottaa käyttöön sähköisten allekirjoitusten palvelu?

• Sähköinen allekirjoitus on nopea, helppo ja edullinen.

• Paperista luopuminen parantaa asiakaskokemusta, selkeyttää prosesseja ja ennen kaikkea säästää rahaa, aikaa ja vaivaa.

• Allekirjoitusprosessi vie vain muutaman minuutin ja dokumentointi tapahtuu automaattisesti, yrityksissä vapautuu huomattavasti työntekijöiden aikaa.

• Sähköinen allekirjoitus on erityisen hyödyllinen tilanteissa, joissa allekirjoituksesta aiheutuu prosessiin merkittävä viive tai asiakaskokemus kärsii papereita odotellessa.

• Sähköinen allekirjoitus on jo lähtökohtaisesti ympäristöystävällinen vaihtoehto.

• Virheiden määrä laskee huomattavasti. Kun asiakirja pysyy sähköisenä koko elinkaarensa ajan, virheet vähenevät ja hukassa olevien asiakirjojen etsimisen voi lopettaa.

Visma Sign tekee sähköisestä allekirjoituksesta sujuvaa ja helppoa

Visma Sign on Suomen suosituin ohjelmisto sähköiseen allekirjoittamiseen. Palvelua käyttää yli 70 000 yritystä ja organisaatiota ja sen kautta tehdään jopa 20 000 sähköistä allekirjoitusta päivittäin.

Visma Sign pitää huolta siitä, että sopimukset saadaan allekirjoitettua sujuvasti ja turvallisesti eikä sopimusprosessi veny turhaan. Visma Signissa voit seurata helposti jopa reaaliajassa missä vaiheessa mikäkin sopimus menee – jos sähköinen allekirjoitus uupuu, muistuttaminen hoituu näppärästi yhdellä klikkauksella.

Voit käyttää Visma Signia tavoitteidesi ja tarpeidesi mukaan: hyödyntämällä valmista selainpalvelua, luomalla verkkosivuillesi sähköisen lomakkeen tai integroimalla sähköisen allekirjoituksen suoraan osaksi palvelua tai ohjelmistoa.

Madeleine Sandler työskentelee markkinoinnin parissa Visma Signilla. Häntä kiinnostaa miten yritykset voivat toimia tehokkaammin, ekologisuudesta ja turvallisuudesta kuitenkaan tinkimättä.