Mikä on sähköinen allekirjoitus?
Sähköinen allekirjoittaminen on nimensä mukaisesti sähköinen tapa allekirjoittaa asiakirjoja. Sähköinen allekirjoitus on nykyaikainen ja juridisesti sitova tapa digitalisoida sopimusten ja asiakirjojen allekirjoittaminen, joka on ollut mahdollista Suomessa vuodesta 2010 asti.
Perusidea on se, että henkilö tunnistetaan sähköisen järjestelmän kautta ja näin hänet valtuutetaan allekirjoittamaan tietty asiakirja. Itse prosessi on helppo: pdf-muodossa oleva asiakirja ladataan valmiiseen selainpalveluun ja lähetetään allekirjoitettavaksi. Valmiin selainpalvelun sijaan palvelu voidaan integroida osaksi ohjelmistoa tai valmista palveluprosessia. Visma Sign voidaan yhdistää saumattomasti yrityksen nykyisiin toimintoihin ja näin suoraviivaistaa asiakirjojen hallintaa.
Visma Sign tarjoaa kaksi vaihtoehtoa henkilön tunnistamiseen: allekirjoitus vahvalla tunnistautumisella ja allekirjoitus kevyellä tunnistautumisella. Allekirjoituskutsun lähettäjä voi valita haluamansa allekirjoitustavan kaikille vastaanottajille tai määritellä allekirjoitustavan vastaanottaja kerrallaan. Molemmat vaihtoehdot ovat juridisesti yhtä pitäviä EU-direktiivin mukaisesti ›. Vahva tunnistautuminen on Visma Signilla sähköisesti allekirjoitettaessa mahdollista pankkitunnuksilla sekä mobiilivarmenteella.
Lähtökohtaisesti sähköisessä allekirjoittamisessa kannattaa aina käyttää vahvinta mahdollista tunnistautumista, sillä sen sitovuus on helpoin todistaa myös jälkikäteen. Kaikki sähköisen allekirjoittamisen palvelut eivät hyödynnä vahvaa tunnistautumista ja tämä kannattaa ottaa huomioon palvelun valinnassa.
Vahva tunnistautuminen
Vahvassa tunnistautumisessa allekirjoituskutsun vastaanottaja tunnistautuu henkilötunnuksella ja sitä verrataan tunnistautumispalvelusta saatuihin tietoihin. Tunnistautumisjärjestelmiä ovat esimerkiksi pankkien myöntämät verkkopankkitunnukset tai puhelimen SIM-kortissa oleva mobiilivarmenne. Myös kansalaisvarmenteen sisältävällä henkilökortilla on mahdollista tunnistautua vahvan tunnistautumisen menetelmin.
Vahva tunnistautuminen on suositeltava tapa tilanteissa, joissa vastaanottajaa ei etukäteen tunneta tai allekirjoitettavan asiakirjan luonne vaatii sitä – esimerkiksi jos kyseessä on jokin suurempi taloudellinen sitoumus. Jos allekirjoittajan henkilöllisyys tarkistettaisiin myös normaalia allekirjoitusta tehtäessä on vahva tunnistautuminen oikea vaihtoehto. Vahva tunnistautuminen onnistuu suomalaisilla, ruotsalaisilla, norjalaisilla sekä tanskalaisilla pankkitunnuksilla.
Kevyt tunnistautuminen
Kevyt tunnistautuminen toimii niin, että allekirjoituskutsun vastaanottaja jättää allekirjoituksensa digitaalisesti piirtämällä sen allekirjoituskenttään. Kevyt tunnistautuminen toimii kaikkialla maailmassa, sillä siihen ei tarvita pohjoismaisia pankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta. Kevyt tunnistautuminen on hyvä tapa allekirjoittaa asiakirjoja, kun osapuolten välillä on vahva luottamus eli henkilöt tuntevat toisensa etukäteen. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi yrityksen sisäisten asiakirjojen, kuten pöytäkirjojen allekirjoittaminen tai ulkoisten asiakirjojen allekirjoittaminen tuttujen kumppaniyritysten kanssa.
Täysin sitova ja tietoturvallinen
Sähköinen allekirjoitus on täysin sitova sekä turvallinen tapa allekirjoittaa asiakirjoja, sillä EU-direktiivi ja Suomen laki ovat antaneet sille juridisesti sitovan aseman. Sähköisesti allekirjoitetusta asiakirjasta voidaan jälkikäteen kiistämättömästi osoittaa kuka allekirjoitti, milloin allekirjoitti ja mitä allekirjoitti. Asiakirjaa ei myöskään voi muokata enää allekirjoittamisen jälkeen. Tämän vuoksi Visma Sign soveltuu erinomaisesti esimerkiksi kaupallisten sopimusten, työsopimusten, pöytäkirjojen, valtakirjojen sekä lakisääteisten velvoitteiden allekirjoittamiseen.
Visma Sign -allekirjoituspalvelu on rakennettu eurooppalaisen eIDAS-asetuksen › vaatimusten mukaisesti ja auditoitu ulkoisen tietoturva- asiantuntijan toimesta. Palvelun konesalit sijaitsevat Suomessa, joten kaikki käsiteltävät tiedot pysyvät Suomessa. Visma Signilla tehdyt sähköiset allekirjoitukset ovat voimassa myös tilanteissa, joissa palvelun käyttö estyy väliaikaisesti tai pysyvästi. Itse palvelu sekä siihen liittyvät tukiprosessit ovat eurooppalaisen tietosuojasääntelyn eli GDPR-vaatimusten mukaisia. Pääsy palvelun sisältämiin asiakirjoihin on vain käyttäjäorganisaatioiden valtuutetuilla edustajilla tai oikeiden salausavaimien kautta valtuutetuilla tietojärjestelmillä.
Palvelun sisällä voidaan määrittää tarkasti käyttäjille tietyt oikeudet. Pääsyä asiakirjakansioihin voidaan myös jaotella käyttäjäryhmittäin. Näin asiakastietojen käsittely on GDPR-vaatimusten › mukaista. Visma Sign soveltuu juuri tämän vuoksi hyvin myös arkaluontoisten tietojen luotettavaan käsittelyyn, sillä vain asianomaiset pääsevät niihin käsiksi. Palvelua käyttävätkin monet vakuutusyhtiöt, pankit, terveysalan organisaatiot ja muut korkeaa tietoturvaa ja tietosuojaa edellyttävät yritykset ja yhteisöt.
Dokumenttiarkisto
Visma Sign – palveluun kuuluu dokumenttiarkisto, johon allekirjoitetut asiakirjat tallentuvat automaattisesti. Asiakirjat säilyvät arkistossa 7 vuoden ajan. Asiakirja säilytetään kaikkien allekirjoittajien ja kutsujan arkistossa ja sitä pääsee tarkastelemaan myös jälkikäteen. Arkistosta voi helposti tallentaa dokumentteja omalle tietokoneelle pdf-muodossa. Asiakirjat voidaan myös helposti siirtää omaan järjestelmään. Kun kaikki asiakirjat löytyvät sähköisestä järjestelmästä, ei yritysten tarvitse huolehtia asiakirjojen arkistoinnista toimistolla.
Palvelu on myös mahdollista integroida suoraan organisaation omaan dokumentinhallintajärjestelmään. Visma Sign on integroitu valmiiksi kymmeniin ohjelmistoihin, ja se voidaan integroida mihin tahansa ohjelmistoon tai palveluun tarpeen mukaan.
Arkistoon voidaan luoda erilaisia kansioita, joihin tietyillä käyttäjäryhmillä on pääsyoikeudet. Näin voi varmistua siitä, että kukaan ei pääse tarkastelemaan heille kuulumattomia asiakirjoja. Toisaalta tämä toimii myös toisin päin – kansiorakenteen avulla voi varmistaa, että esimerkiksi kaikki HR:n työntekijät pääsevät tarkastelemaan työsopimuksia, vaikka he eivät olisikaan allekirjoittaneet juuri kyseistä sopimusta.
Kutsu sähköpostitse ja tekstiviestillä
Allekirjoituskutsu toimitetaan lähtökohtaisesti sähköpostitse, mutta se voidaan lähettää myös tekstiviestillä. Erityisen luottamuksellisissa asiakirjoissa itse asiakirja voidaan lähettää sähköpostitse ja salasana sen avaamiseen tekstiviestillä. Kutsujen lähettämistä varten palvelussa voi luoda valmiita viestipohjia, jotka nopeuttavat prosessia. Tämän lisäksi palveluun voidaan tallentaa valmiita jakelulistoja henkilöistä, jotka toistuvasti allekirjoittavat samoja asiakirjoja – kuten toimitusjohtaja ja hallituksen johtaja kokousten pöytäkirjoja.
Kuka palvelusta hyötyy?
Sähköinen allekirjoitus tarjoaa ratkaisuja kaikille; oli kyseessä yksityishenkilö, yritys tai kaupunki. Visma Sign tarjoaa myös erilaisia hinnoittelupaketteja tarpeesta riippuen, joten palvelun kustannukset skaalautuvat käytön mukaan. Yksityishenkilöt voivat hyödyntää palvelua tehdessään ostoksia internetin välityksellä. Esimerkiksi Facebook -kirpputoreilla kaupan osapuolet voivat tehdä juridisesti sitovan sopimuksen sähköisen allekirjoituksen avulla helposti.
Julkishallinnon toimijat, kuten kunnat ja kaupungit, sekä erilaiset yhdistykset voivat puolestaan hyödyntää sähköistä allekirjoitusta nopeuttaakseen esimerkiksi lupahakemuksien myöntämistä, hankintojen tekemistä sekä yhteistyösopimusten muodostamista. Yritykset voivat hyötyä sähköisestä allekirjoittamisesta ja asiakirjojen digitaalisesta arkistoinnista kaikissa toiminnoissaan sekä tuottaa lisäarvoa omille asiakkailleen.
Ratkaisuja kaikille yrityksen toiminnoille
Yrityksen kannattaa siirtyä sähköiseen allekirjoittamiseen kerralla, sillä näin kaikki asiakirjat pysyvät tallessa ja oikeiden tahojen saatavilla. Sähköinen allekirjoittaminen sopii niin ulkoisille kuin sisäisille sidosryhmille, sillä se poistaa kaiken turhan asiakirjoihin liittyvän hallinnollisen työn. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotosta hyötyvät myös yrityksen asiakkaat. Palveluiden ostamisesta tulee Visma Signin myötä helpompaa, jolloin yksikään kauppa ei varmasti jää solmimatta sopimuksen tekoon liittyvien ongelmien vuoksi.
Yritysjohto voi hyödyntää palvelua esimerkiksi allekirjoittaessaan yhteistyösopimuksia tai hallituksen kokousten ja yhtiökokousten pöytäkirjoja. Talousosasto puolestaan voi allekirjoittaa tilinpäätöksiä, valtakirjoja sekä erilaisia hankintasopimuksia. Myynti ja markkinointi voivat solmia palvelun avulla kumppanuus-, myynti-, ja laskutussopimuksia sekä ylläpitää verkkokauppaa.
Henkilöstöhallinto allekirjoittaa palvelun avulla työsopimukset ja -todistukset, etätyö- tai lomasopimukset sekä irtisanoutumisilmoitukset. HR onkin suuren asiakirjojen allekirjoitusmääränsä vuoksi usein yksi ensimmäisistä yrityksen osastoista, joka siirtyy sähköiseen allekirjoitukseen. Kaikki yrityksen toiminnot kuitenkin hyötyvät sekä sähköisestä allekirjoituksesta että paremmasta dokumenttien hallinnasta.
Yleisimpiä sähköisen allekirjoituksen käyttökohteita
Sopimusten solmiminen ja irtisanominen on yksi ensimmäisistä toiminnoista, jotka kannattaa automatisoida sähköisellä allekirjoituksella. Hyödyntämällä verkkolomaketta voit kerätä asiakkaalta allekirjoituksen lisäksi kaikki tarvittavat tiedot suoraan järjestelmääsi. Palvelun avulla onnistuu myös usean allekirjoittajan tuominen yhteen sopimuksen solmimiseksi tai irtisanomiseksi.
Asiakassopimusten sekä -ehtojen uudistaminen on aikaa vievä prosessi, johon usein liittyy huomattava määrä hallinnollista työtä toteutukseen sekä seurantaan liittyen. Palvelu minimoi hallinnollisen työn: sopimukset tai ehdot lähtevät allekirjoitettavaksi kerralla kaikille. Tämän lisäksi näet allekirjoitusten tilan reaaliajassa ja voit lähettää tarvittaessa asianomaisille muistutuksia palvelun kautta. Monimutkainen ja pitkä prosessi muuttuu sähköisen allekirjoituksen avulla muutamaksi klikkaukseksi.
Työsuhteeseen liittyvät asiakirjat ja niiden hallinta onnistuvat helposti sähköisen allekirjoituksen avulla. Enää työntekijän ei ole pakko tulla uudestaan paikan päälle allekirjoittamaan sopimusta: sähköisen allekirjoituksen avulla voidaan solmia sähköisiä työsopimuksia ›
Sähköinen allekirjoitus on nykyaikainen ja juridisesti sitova tapa digitalisoida sopimusten ja asiakirjojen allekirjoittaminen, joka on ollut mahdollista Suomessa vuodesta 2010 asti. Sähköisen allekirjoituspalvelun avulla voidaan hallita asiakirjoja sähköisesti sekä arkistoida ne automaattisesti sähköiseen arkistoon.
Asiakirjat arkistoituvat niille merkittyihin kansioihin, joka helpottaa niiden hallintaa myös allekirjoittamisen jälkeen. Esimerkiksi vuokratyöntekijöitä tarjoavat yritykset voivat hyötyä tästä ominaisuudesta huomattavan paljon, sillä uusia työntekijöitä rekrytoidaan jatkuvasti ja usein nopealla tahdilla. Samaan tapaan voidaan hallita esimerkiksi johdon asiakirjoja, erilaisia hakemuksia sekä myöntää ja pyytää valtuuksia.
Lisäarvoa asiakkaille
Sähköinen asiointi on suoraviivaista ja parantaa asiakastyytyväisyyttä. Sähköisen allekirjoituksen avulla asiakkaat voivat esimerkiksi allekirjoittaa vuokrasopimuksia tai irtisanoa vanhoja vakuutuksiaan uuteen vaihtaessa suoraan yrityksesi nettisivujen kautta. Kun konttorilla vierailu tai paperisten todistusten postittaminen ei ole pakollista, säästetään sekä aikaa että vaivaa. Sähköinen vuokrasopimus on hyvä esimerkki asiakirjasta, jonka allekirjoittaminen suoraan järjestelmässä helpottaa asiakkaan arkea huomattavasti.
Asiakkaat voivat olla myös varmoja, että heidän tietojaan käsitellään GDPR-vaatimusten mukaisesti sähköisen allekirjoituksen avulla. Helpoin tapa varmistaa tietojen oikea käsittely on liittää sähköisesti allekirjoitettava verkkolomake esimerkiksi yrityksen verkkosivuille. Näin voidaan hoitaa esimerkiksi rekisteritietojen tarkastuspyynnöt sekä asiakastietojen muutokset. Erilaiset yksityisyyden suojaan liittyvät riskit ja virheen mahdollisuus laskevat huomattavasti, kun kenenkään henkilökohtaiset tiedot eivät ole paperisessa muodossa.
Miksi palvelu kannattaa ottaa käyttöön?
Käännetään asia toisin päin. Ilman sähköistä allekirjoitusta asiakirja tulostetaan, allekirjoitetaan, skannataan uudestaan tietokoneelle ja lähetetään sähköpostitse vastapuolelle, joka käy läpi samat vaiheet – tulosta, skannaa, lähetä. Prosessi on vieläkin hitaampi, jos asiakirja tulostetaan, allekirjoitetaan ja lähetetään vastaanottajalle postitse. Tähän voi mennä pahimmillaan jopa viikkoja. Tulostamiseen käytetystä paperista ja musteesta aiheutuu turhia kustannuksia. Kaikkien näiden vaiheiden jälkeen allekirjoitettu asiakirja pitää vielä arkistoida joko sähköiseen järjestelmään tai mapittaa. Miksi sähköistä allekirjoituspalvelua siis ei kannattaisi ottaa käyttöön?
Nopea, helppo ja edullinen
Paperista luopuminen parantaa asiakaskokemusta, selkeyttää prosesseja ja ennen kaikkea säästää rahaa, aikaa ja vaivaa. Allekirjoitus voidaan hoitaa heti kellonajasta tai paikasta riippumatta, esimerkiksi suoraan kutsun vastaanottajan älypuhelimella. Tämän myötä 89% allekirjoituksista tehdään alle vuorokauden sisällä kutsun lähettämisestä. Allekirjoittamisen sähköistämisestä hyötyvät parhaiten sellaiset prosessit, joissa asiakirjojen määrä on suuri tai niiden allekirjoittaminen sitoo ammattilaisten työaikaa turhaan. Kun allekirjoitusprosessi vie vain muutaman minuutin, yrityksissä vapautuu huomattavasti työntekijöiden aikaa.
Sähköinen allekirjoitus on erityisen hyödyllinen myös tilanteissa, joissa allekirjoituksesta aiheutuu prosessiin merkittävä viive tai asiakaskokemus rikkoutuu papereita odotellessa. Esimerkiksi myyjiltä sähköinen allekirjoitus säästää työaikaa viikoittaisten lisämyyntikäyntien verran. Vuokrafirmat saavat allekirjoitukset vuokrasopimuksiin suoraan omilta verkkosivuiltaan. Vakuutusyhtiössä voidaan tarjota suoraan nettisivuilla lomake, jolla asiakkaat voivat irtisanoa vanhat vakuutuksensa muista yrityksistä.
Ympäristöystävällinen vaihtoehto
Kaiken lisäksi sähköinen allekirjoitus ja arkisto ovat ympäristöystävällinen vaihtoehto, sillä sähköistä asiakirjaa ei tarvitse missään vaiheessa tulostaa paperille, postittaa tai mapittaa. Sähköisen allekirjoittamisen myötä asiakirjojen skannaaminen ja erillinen arkistointi jäävät pois. Näin voidaan säästää myös esimerkiksi tilaa toimistolla.
Paperittomuus tarkoittaa myös sitä, että virheiden määrä laskee huomattavasti. Kun asiakirja pysyy sähköisenä koko elinkaarensa ajan, virheet vähenevät ja hukassa olevien asiakirjojen etsimisen voi lopettaa. Jos Visma Sign integroidaan suoraan yrityksen ohjelmistoon, ei asiakirjan tarvitse missään vaiheessa poistua ohjelmistosta.
Miten palvelua voi käyttää?
Voit käyttää Visma Signia kolmella eri tavalla tavoitteidesi ja tarpeidesi mukaan; hyödyntämällä valmista selainpalvelua, luomalla verkkosivuillesi sähköisen lomakkeen tai integroimalla sähköisen allekirjoituksen suoraan osaksi palvelua tai ohjelmistoa.
1. Helppo selainpalvelu
Selainpalvelun avulla saat sähköisen allekirjoituksen käyttöön heti, rekisteröinti vie vain muutaman minuutin. Valmistele tili, lataa allekirjoitettavat asiakirjat, lähetä ne valitsemillesi henkilöille ja kerää allekirjoitukset turvallisesti. Selainpalvelun avulla voit lähettää sekä hallinnoida allekirjoitettavat asiakirjat yhdestä palvelusta. Allekirjoituksen jälkeen asiakirja säilytetään arkistossa 7 vuoden ajan veloituksetta.
Tilin valmistelu alkaa rekisteröitymisestä. Ensimmäisenä käyttäjänä olet automaattisesti yrityksesi pääkäyttäjä. Voit kuitenkin helposti delegoida tämän roolin myös jollekin toiselle yrityksesi työntekijälle. Voit määritellä kaikille palvelun käyttäjille tietyt käyttöoikeudet heidän tarpeidensa mukaan. Helpoin tapa on luoda erilaisia ryhmiä, jonka jäsenillä on samanlaiset muokkaus- ja katseluoikeudet. Tämän jälkeen kannattaa luoda kansioita eri osastoille; esimerkiksi yritysjohdolle, henkilöstöhallinnolle ja myynnille. Jaottelu on helpointa tehdä sen mukaan, millaisella ryhmällä kannattaa olla pääsy samoihin asiakirjoihin.
Voit halutessasi myös personoida palvelun yrityksesi näköiseksi. Voit lisätä allekirjoituskutsuun yrityksesi nimen sekä logon, ja valita palvelun värit yrityksellesi sopiviksi. Allekirjoituskutsun vastaanottaja näkee aina sähköpostiosoitteesi, jotta hän tietää keneltä kutsu on tullut. Nyt palvelu on valmis, ja voit kutsua kollegasi palveluun lähettämällä heille sähköpostikutsun.
2. Allekirjoitettava verkkolomake
Jos halutaan kerätä allekirjoituksen lisäksi myös muita tietoja, paras ratkaisu on luoda valmis verkkolomake. Tällöin asiakas (tai muu taho) täyttää lomakkeen sisällön itse ja vahvistaa lopuksi tiedot sähköisellä allekirjoituksella. Lomake on ihanteellinen ratkaisu silloin, kun yrityksesi täytyy olla varma täyttäjän henkilöllisyydestä, esimerkiksi asiakastietojen hallinnassa tai erilaisten tilausten ja hakemusten yhteydessä. Hyödyntämällä verkkolomaketta voit saada asiakkaan lähettämät tiedot suoraan järjestelmääsi ilman ylimääräisiä välivaiheita, kuten paperisten tietojen tulkitsemista ja kirjaamista tietokoneella.
Allekirjoitettavat verkkolomakkeet kuuluvat Visma Sign-palveluun ilman erillistä veloitusta. Verkkosivuille tai verkkokauppaan tulevan lomakkeen saat tehtyä yhdeltä istumalta Signin lomaketyökalun avulla. Verkkosivujen lisäksi voit integroida lomakkeen myös suoraan järjestelmääsi tai palveluusi. Verkkolomakkeella toteutat myös GDPR-vaatimusten mukaiset rekisteritietojen tarkastuspyynnöt ja asiakastietojen hallinnan vaivatta. Sähköisesti allekirjoitettava verkkolomake varmistaa lomakkeen täyttäjän henkilöllisyyden ja täytettyjen tietojen todennettavuuden.
3. Osana palvelua tai ohjelmistoa
Haluatko toteuttaa monipuolisen ratkaisun integroimalla sähköisen allekirjoittamisen suoraan osaksi ohjelmistoa tai valmista prosessia? Kartoitamme yrityksesi tarpeet ja toteutamme integraation niiden mukaisesti. Visma Signin käyttöönotto omassa järjestelmässä on yksinkertaista. Palvelu on tehty REST API- rajapinnan › päälle, jonka ansiosta kaikki toiminnot, jotka ovat rakennettu Visma Sign-palveluun, löytyvät myös rajapintakuvauksesta.
Autamme yhdessä integraatiotiimimme kanssa yritystäsi palvelun integroinnissa sekä käyttöönotossa. Voit myös itse integroida Visma Signin eri taustajärjestelmiin. Saat Visma Sign API:n käyttöösi rekisteröidyttyäsi palveluun – itse dokumentaatio löytyy verkosta, samoin koodiesimerkit PHP, node.js ja C# -kehittäjille. Asiakaspalvelusta saat apua aina arkkitehtitasoiseen tukeen asti.
Visma Sign on myös integroitu valmiiksi yli 30 eri ohjelmistoon. Lisäksi palvelu on erittäin helppo ottaa käyttöön muissa Visma-tuotteissa.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
