Ohjeet ja oppaat

Yleistä palvelusta

Erilaiset käyttötavat ja -kohteet sähköiselle allekirjoitukselle

Sähköisellä allekirjoituksella on lukemattomia käyttökohteita – erilaisiin käyttökohteisiin ja tilanteisiin sopivat myös erilaiset tavat käyttää palvelua. Palvelun ominaisuuksia voidaankin hyödyntää tavoitteesi sekä tarpeidesi mukaan.

3+1 tapaa hyödyntää palvelua

Voit käyttää palvelua kolmella eri tavalla; hyödyntämällä valmista selainpalvelua, luomalla verkkosivuillesi sähköisen lomakkeen tai integroimalla sähköisen allekirjoituksen suoraan osaksi palvelua tai ohjelmistoa.

Oli kyseessä mikä tahansa kolmesta tavasta kerätä allekirjoituksia, tallentuvat allekirjoitetut asiakirjat Visma Signin dokumenttiarkistoon. Näin pääset myös tarkastelemaan asiakirjoja helposti sähköisessä muodossa ja vältyt turhalta mappien selaamiselta.

1. Selainpalvelu – Asiakirjojen lähetys allekirjoitettavaksi

Selainpalvelu on paras vaihtoehto silloin, kun tietty asiakirja halutaan lähettää allekirjoitettavaksi yhdelle tai useammalle henkilölle. Tällöin asiakirja lähtee allekirjoitettavaksi sähköpostitse. Asiakirjoja, joihin tarvitaan allekirjoitus ovat esimerkiksi:

  • Työsopimukset ja muut henkilöstöhallinnon asiakirjat
  • Yhteistyösopimukset
  • Erilaiset hankinnat
  • Valtakirjat
  • Käyttöönotto ja irtisanomissopimukset

Jos asiakirjaan ei tarvita muuta kerättävää tietoa kuin allekirjoitus, on luontevinta käyttää verkkopalvelun sisään upotettua allekirjoitustoimintoa. Näin asiakkaasi tai yhteistyökumppanisi voivat allekirjoittaa valmiita asiakirjoja helposti selaimen kautta. Allekirjoituskutsu lähetetään sähköpostitse. Esimerkiksi erilaisten sopimusten solmiminen ja irtisanominen on yksi ensimmäisistä toiminnoista, jotka kannattaa automatisoida sähköisellä allekirjoituksella. Palvelun avulla onnistuu myös usean allekirjoittajan tuominen yhteen sopimuksen solmimiseksi tai irtisanomiseksi.

2. Verkkolomakkeet – Kerää tiedot ja allekirjoita

Jos halutaan kerätä allekirjoituksen lisäksi myös muita tietoja, paras ratkaisu on luoda valmis verkkolomake. Verkkolomakkeet sopivat hyvin erilaisten hakemusten ja tilausten tekemiseen, sillä siihen täytetään samalla myös kaikki muut tarvittavat tiedot. Verkkolomaketta voidaan käyttää myös asiakastietojen keräämiseen, päivittämiseen ja tarkastamiseen – näin voit varmistua GDPR-vaatimusten mukaisesta tietojen hallinnasta. Hyödyntämällä verkkolomaketta voit saada esimerkiksi asiakkaan lähettämät tiedot suoraan järjestelmääsi ilman ylimääräisiä välivaiheita. Esimerkiksi seuraavat asiat voidaan hoitaa verkkolomakkeen avulla:

  • Tilauslomakkeet
  • Erilaiset hakemukset
  • Irtisanomisilmoitukset
  • Asiakastietojen keräys ja päivittäminen
  • Asiakassopimusten sekä -ehtojen uudistaminen

Voit helposti upottaa Visma Sign lomaketyökalulla luodun ja kustomoidun lomakkeen yrityksesi verkkosivuille tai verkkokauppaan. Allekirjoituksen jälkeen asiointi jatkuu saumattomasti alkuperäisessä palvelussa. Verkkolomakkeen avulla voidaan paitsi tehdä erilaisia tilauksia tai hakemuksia, myös irtisanoa vanhoja palveluita uutta käyttöönottaessa.

3. Integraatiot – Allekirjoittaminen osana palveluasi

Allekirjoittaminen voi olla myös osa tarjoamaasi palvelua. Tällöin Visma Sign voidaan integroida suoraan ohjelmistoosi, jolloin allekirjoittaminen tapahtuu osana nykyistä prosessia. API-rajapinnan ansiosta palvelu voidaan integroida mihin tahansa ohjelmistoon. Näitä tilanteita voivat olla esimerkiksi:

  • Sopimusten solmiminen
  • Sopimusehtojen hyväksyntä
  • Tilausvahvistukset
  • Asiakkaan tunnistus verkkokaupassa
  • Tilinpäätökset ja kokouspöytäkirjat

Asiakkaasi voivat solmia sopimuksia, vahvistaa tilauksia tai hyväksyä sopimusehtoja suoraan ohjelmistossasi. Kyseessä voisi olla esimerkiksi vuokrasopimuksen allekirjoittaminen tai uusien sopimusehtojen hyväksyminen järjestelmässä ilman erillisiä kutsuja. Asiakkaita voidaan myös tunnistaa Visma Signin avulla esimerkiksi verkkokaupassa. Tämän lisäksi yrityksen sisäiset toiminnot, kuten tilinpäätösten tai kokouspöytäkirjojen allekirjoitukset, voidaan integroida suoraan ohjelmistoon. Näin asiakirjaa ei tarvitse missään vaiheessa ottaa ulos järjestelmästä, vaan koko prosessi tapahtuu yhdessä paikassa.

+ Sähköinen arkisto – Dokumenttien automaattinen arkistointi

Kaikki Visma Signilla allekirjoitetut asiakirjat tallentuvat automaattisesti dokumenttiarkistoon. Yksi käyttökohde sähköiselle allekirjoitukselle onkin dokumenttien hallinta; kun kaikki allekirjoitukset kerätään sähköisesti, jäävät myös asiakirjat sähköiseen muotoon. Näin voit helposti tarkistaa asiakirjat liitteineen yhdestä paikasta, ja vältyt paperimappien selaamiselta ja tietojen etsimiseltä. Dokumenttiarkiston avulla hoituvat helposti:

  • Työsuhteeseen liittyvien asiakirjojen hallinta
  • Yhteistyösopimusten hallinta
  • Asiakastietojen hallinta

Asiakirjat arkistoituvat niille merkittyihin kansioihin, mikä helpottaa niiden hallintaa myös allekirjoittamisen jälkeen. Palvelun käyttäjille voidaan antaa erilaisia käyttöoikeuksia ja määritellä kansiot, joihin heillä on pääsymahdollisuus. Näin voidaan antaa esimerkiksi henkilöstöhallinnon työntekijöille tietyt oikeudet tiettyihin kansioihin.

Haluatko kuulla lisää?

Visma Signin avulla toteutettuja ratkaisuja eri toimialoilla:

Takaisin ohjeisiin