Ohjeet ja oppaat

Valitse oikea allekirjoitustapa

Milloin käytän vahvaa tunnistautumista allekirjoittamisessa?

Visma Sign -palvelussa on tarjolla kaksi eri sähköistä allekirjoitustapaa. Valittavana on vahva, pankki- ja mobiilivarmenteeseen, perustuva allekirjoitus, sekä ilman vahvaa tunnistamista käytettävä, piirretty allekirjoitus. Molemmat näistä allekirjoitustavoista ovat lainmukaisia tapoja allekirjoittaa, kuten perinteinen paperille piirretty allekirjoitus tai suusanallinen sopiminen.

Milloin kannattaa allekirjoittaa vahvalla tunnistautumisella?

On suositeltavaa käyttää vahvaa tunnistamista allekirjoittamisessa tilanteissa, joissa allekirjoituksen tarvitseva henkilö ei etukäteen tunne allekirjoittajaa tai allekirjoitettavan asiakirjan luonne sitä vaatii. Tällaisten asiakirjojen ja sitoutumisten kohdalla allekirjoittajan henkilöllisyys tarkistetaan tyypillisesti aina paikan päällä paperisen asiakirjan allekirjoittamisen yhteydessä. Esimerksi kaikki asiakirjat, joissa tehdään taloudellinen sitoumus, kannattaa allekirjoittaa vahvaa tunnistusta käyttäen.

Visma Sign -palvelussa henkilöllisyyden todentaminen tapahtuu Pohjoismaissa käyttäen pankki- tai mobiilitunnistamista. Tällöin allekirjoittava henkilö varmentaa oman henkilöllisyytensä tunnistautumalla itse omilla vahvoilla tunnisteillaan, jonka jälkeen hän allekirjoittaa asiakirjan. Palvelussa asiakirjasta tehdään PDF A-muotoinen versio ja se lukitaan siten, että siihen ei voida tehdä muutoksia.

Vahvalla tunnistautumisella allekirjoitetusta asiakirjasta löytyy viimeiseltä allekirjoitussivulta allekirjoittajan täydellinen nimi, jonka on tuottanut kolmannen osapuolen tuottama vahva tunnistaja. Samoin asiakirjaan on merkitty allekirjoitus, yksilöllinen allekirjoitustunniste ja allekirjoitusajankohta.

Milloin kannattaa allekirjoittaa ilman vahvaa tunnistautumista?

Jos allekirjoituksen tarvitsevalla henkilöllä on vahva luottamus toiseen osapuoleen/ osapuoliin, sähköinen allekirjoitus ilman vahvaa tunnistusta on yleensä riittävä vaihtoehto.

Tällaisia tapauksia ovat esimerkiksi yrityksen tai yhdistyksen sisäisesti allekirjoitettavat asiakirjat, kuten hallituksen kokousten pöytäkirjat. Myös ulkoisia asiakirjoja voi allekirjoittaa ilman vahvaa tunnistautumista, kun asianomaiset henkilöt tuntevat jo toisensa esimerkiksi kumppanuussuhteen kautta.

On myös mahdollista, että allekirjoitus tarvitaan maasta, josta käsin ei voi tunnistautua Visma Signilla vahvasti. Tällä hetkellä vahva allekirjoittaminen onnistuu Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa. Näiden alueiden ulkopuolella asiakirjat on allekirjoitettava ilman vahvaa tunnistautumista.

Allekirjoitustapojen joustava käyttö

Maailmalla on useita sähköisen allekirjoituksen toimittajia ja useat niistä tarjoavat sähköisen allekirjoituksen ilman vahvaa tunnistusta. Osa palveluista taas vaatii aina vahvan tunnistuksen osana allekirjoitusta. Tämä kannattaa ottaa huomioon palvelun valinnassa ja käytössä.

Visma Sign on yksi harvoista palveluntarjoajista, joka tarjoaa samassa palvelussa molemmat yllämaintuista allekirjoitustavoista. Visma Sign -palvelussa käyttäjä voi itse valita samassa käyttöliittymässä tarvitseeko asiakirja allekirjoittajalta vahvan tunnistautumisen vai onko allekirjoitus riittävä ilman sitä.

Tämä valinta mahdollistaa esimerkiksi sen, että palvelun käyttäjä voi allekirjoittaa asiakirjat organisaationsa sisällä ilman vahvaa tunnistautumista. Samaan aikaan ulkoisilta osapuolilta voidaan vaatia vahva tunnistautuminen allekirjoittamisen yhteydessä. Yrityksen käyttäjät voivat käyttää molempia allekirjoitusvaihtoehtoja joustavasti näin halutessaan.

Kaikki allekirjoitukset tallentuvat automaattisesti sähköisiin Visma Sign -kansioihin.

Sähköisen allekirjoituksen perusta

Sähköinen allekirjoitus perustuu Euroopan Unionin (EU) asetukseen, jossa on määritetty sähköisen allekirjoituksen kolme osaa. Ne ovat allekirjoitustavan luotettavuus, asiakirjan muuttumattomuus ja arviointi kolmannen osapuolen toimesta jälkikäteen.

Koska arkielämässä asiakirjalle, varsinkaan sopimukselle, ei ole määrämuotoisia vaatimuksia, osapuolet voivat itse sopia kuinka allekirjoitus tehdään. Tämän vuoksi kaikki sähköisen allekirjoituksen metodit ovat yhtä luotettavia kuin perinteinen paperilla allekirjoitettu asiakirja. Sähköisesti allekirjoitettu on kuitenkin aina jälkikäteen selkeämmin todistettavissa ja muuttumaton.

Tarvitsetko lisätietoja?

Visma Sign -palvelun asiantuntijat opastavat ja kertovat eri vaihtoehdoista tarkemmin.
Jätä meille yhteydenottopyyntö niin olemme pian yhteydessä


Tutustu Visma Signiin tarkemmin
Takaisin ohjeisiin