Dokumenttien tietoturvaputki katkeaa usein arkistointivaiheessa
Sitä mukaa kun rikollinen maailma keksii uusia keinoja erilaisiin murtoihin ja omaisuuden anastamiseen, täytyy meidänkin löytää keinoja suojautumiseen arkipäivässä. Jos luotat ulkopuoliseen asiantuntijaan kiinteistösi valvonnassa, miksi et luottaisi sellaiseen myös yrityksesi tärkeiden tietojen ja dokumenttien hallinnassa?
Tietomurto voi tulla yritykselle hyvinkin kalliiksi. Tehokas etukäteisvarautuminen rajaa hyökkäysten määrää ja pitää yrityksen tärkeät tiedot suojassa.
Tietomurto ei välttämättä tule aina talon ulkopuolelta. Joskus salaisia asiakirjoja lähtee vahingossa tai tarkoituksella työpaikkaa vaihtavien työntekijöiden mukana. Paperimapit ja sähköposteihin säilötyt dokumentit ovat helposti saavutettavissa. Sen sijaan vahvan tunnistautumisen taakse pilvipalveluun säilötyt dokumentit ovat vain käyttöoikeuden omaavien saatavilla.
Tietoturvaputki katkeaa allekirjoituksen jälkeen
Tietoturva ja turvallisuus ovat yksi tärkeimmistä syistä ottaa sähköinen allekirjoitus käyttöön. Visma Signin nSightilla teettämän tuoreen kyselyn mukaan sähköisen allekirjoituspalvelun hankinnassa tärkein valintakriteeri on tietoturvallisuus.
Yritykset haluavat varmistaa, että kauppakirjat, kumppanuussopimukset, työsopimukset ja hallinnolliset asiakirjat on varmasti allekirjoittanut se henkilö, jolla on allekirjoitusoikeus. Ja, että dokumentit pysyvät turvassa myös allekirjoituskierroksen ajan.
Kuitenkin dokumenttien talletusvaiheessa tietoturva usein unohtuu. Tietoturvaputki katkeaa siinä vaiheessa, kun dokumentti arkistoidaan. nSightin tekemän yrityskyselyn mukaan Pohjoismaissa yleisin tapa arkistoida yrityksen dokumentteja on edelleen tietokoneen kovalevy tai paperimappi. 80% dokumenteista päätyy jompaan kumpaan. Suomessa myös sähköposti on edelleen hyvin yleinen dokumenttien säilytyspaikka.
Pilvipalvelussa dokumenttisi ovat varmassa turvassa
Ratkaisu tietoturvalliseen ja tietosuojavaatimukset täyttävään dokumenttien hallintaan löytyy kokonaisvaltaisesta dokumenttienhallinta ohjelmistosta. Kaikkein turvallisinta on hoitaa koko dokumentin elinkaari, dokumentin laadinnasta, allekirjoituksiin ja arkistointiin, yhden ohjelmiston sisällä.
Digitalisoimalla koko sopimusputken varmistat allekirjoittajan allekirjoitusoikeuden, dokumenttien muuttumattomuuden sekä sen, kenellä on mahdollisuus nähdä arkistoidut dokumentit.
Visma Signilla tuot sopimusten hallinnan tähän päivään. Visma Sign tallentaa allekirjoitetut sopimuksesi automaattisesti. Tärkeimmät sopimukset ovat helposti saatavilla ja hakutoiminnolla löydät tarvitsemasi sopimukset myös nopeasti. Visma Signissa voit myös määritellä sopimusten säilytysajat asiakirjatyypin mukaan sekä hallinnoida käyttäjäoikeuksia haluamallasi tavalla.
Visma Signissa säilytät sopimusten lisäksi niihin liittyvät tärkeät asiakirjat ja liitteet. Ohjelmisto muistuttaa, kun sopimus on aika uusia, päivittää tai neuvotella uudelleen. Sopimusten käsittely tehostuu koko organisaatiossa, kun kaikki tietävät, mistä sopimukset löytyvät, eikä mikään jää muistin varaan. Tärkeät tiedot eivät myöskään ole enää yhden käyttäjän takana.
Yrityksesi tiedot pysyvät turvassa digitaalisessa prosessissa läpi koko sopimusketjun.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
