Sähköinen allekirjoitus kasvattaa kiinteistö- ja rakennusalan tuottavuutta
Kuka maksaa paperitöihin – kuten allekirjoitettavien asiakirjojen laatimiseen ja allekirjoitusten keräämiseen – kuluneen aikasi? Jäikö urakkasopimuksesi jumiin, kun allekirjoittaja ei päässyt paikan päälle allekirjoittamaan papereita? Veikö erilaisten lomakkeiden täyttäminen taas leijonanosan työajastasi?
Usein paperitöihin käytettävä aika on näkymätöntä. Näkymättömyys ei kuitenkaan tarkoita sitä, että ajan kuluttaminen printtaamiseen ja skannaamiseen ei olisi yrityksesi tuottavuuden kannalta merkityksetöntä. Kustannuksista puhumattakaan. Aikaa ja rahaa kuluu, ja pahimmassa tapauksessa näille “täysin turhille” paperitöille löytyy aikaa vasta, kun työpäivä on jo päättynyt.
Tiesithän, että kaikki nämä ongelmat ovat paitsi kriittisiä yrityksesi tuottavuuden kannalta, myös täysin turhia ja helposti ratkaistavissa sähköisen allekirjoituksen avulla. Sähköinen allekirjoitus onkin kiinteistö- ja rakennusalalle ainoa järkevä ratkaisu.
Mitä kiinteistö- ja rakennusalan asiakirjoja voin allekirjoittaa sähköisesti?
Sähköisesti allekirjoitettavien sopimusten ja asiakirjojen kirjo on lähes ääretön. Sähköisesti voit allekirjoittaa esimerkiksi:
- Työsopimukset
- Kauppakirjat
- Valtakirjat
- Isännöitsijäntodistukset
- Myyntisopimukset
- Urakkasopimukset
- Tarjoukset
- Hallituksen kokouspöytäkirjat
- Panttaussopimukset ja -todistukset
Sen lisäksi, että voit lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi, voit myös kerätä tarvitsemasi tiedot sähköisesti allekirjoitettavalla lomakkeella. Paperilomakkeiden täyttämisen sijaan keräät tarvitsemasi tiedot sähköisesti, pyydät allekirjoituksen saman tien ja siirrät tiedot lomakkeelta suoraan yrityksesi omiin järjestelmiin.
Miten sähköinen allekirjoitus tehostaa yrityksesi toimintoja?
Paperiin ja kynään tarttuminen voi tuntua helpoimmalta ja nopeimmalta ratkaisulta – mutta oikeasti asia on täysin päinvastoin.
Nykypäivän teknologia mahdollistaa täysin digitaaliset toiminnot, jolloin voit hoitaa sopimuksiin ja asiakirjoihin liittyvät prosessit yhdessä palvelussa ilman kynää, paperia tai mappeja. Tällöin minimoit myös sopimusriskejä, kun kirjallisiin sopimuksiin pääsee käsiksi mahdollisimman vähän välikäsiä. Epäselvyyksiä sopimusprosesseissa ei myöskään enää synny, kun sopimukset ovat vain ennalta valittujen osapuolten nähtävissä ja allekirjoitettavissa.
Sähköisesti allekirjoitettu asiakirja on juridisesti täysin pätevä ja helposti jäljitettävissä. Toisin sanoen sähköisesti allekirjoitettu dokumentti on paperista versiotaan turvallisempi vaihtoehto.
Sähköisiin allekirjoitusprosesseihin siirtymisessä on lukemattomia erilaisia etuja: Kun sinun ei tarvitse tulostaa kymmensivuisia sopimuksia ja odotella niitä useiden eri sopijapuolten hyväksymiskierroksilta, saat yrityksesi suuret rakennusprojektit entistä nopeammin käyntiin. Ota yhteyttä
Visma Signilla voit kerätä allekirjoitukset missä ja milloin tahansa. Asiakirjojen allekirjoittajan ei siis tarvitse olla fyysisesti samassa paikassa kuin sinä. Allekirjoittaakseen asiakirjasi, hänen ei myöskään edellytetä olevan tietokoneen ääressä, vaan allekirjoittaminen sujuu päätelaiteriippumattomasti – niin mobiililaitteella, tabletilla kuin tietokoneella.
Esimerkiksi vuokrasopimuksen solmiminen toisella paikkakunnalla asuvan vuokralaisen kanssa onnistuu entistä tehokkaammin, kun allekirjoittaminen tapahtuu sähköisen palvelun avulla. Tämän on huomannut myös OVV Asuntopalvelut, jotka keräävät allekirjoitukset vuokrasopimuksiin parhaimmillaan viidessä minuutissa aiemman usean päivän odottelun sijaan.
Tämän lisäksi sähköinen allekirjoittaminen ei tunne maantieteellisiä rajoituksia: Sähköisen tunnistautumisen eri muodot mahdollistavat allekirjoitusten keräämisen ympäri maailman. Sujuvoitat asiakastyötä ja parannat asiakaskokemusta, kun allekirjoittaminen on molemmille osapuolille nopeaa ja vaivatonta.
On sanomattakin selvää, että sähköinen allekirjoitus säästää myös rahaa. Epäilyttääkö? Pysähdy hetkeksi ja kuvittele, että sinulla menee aikaa yhden sopimusluonnoksen tekemiseen ja allekirjoitettavaksi lähettämiseen noin 5-10 minuuttia. Kerro tämä summa sillä dokumenttimäärällä, joita yrityksesi käsittelee yhden kuukauden aikana. Tämän jälkeen kerro saamasi summa työtuntihinnalla. Lisää summaan vielä mahdolliset hankintakustannukset, kuten paperi- tai postituskustannukset.
Vielä paremman kuvan saat, kun viet summan kuukausitasolta vuositasolle. Tämä summa on varmasti sellainen, jonka jokainen yritys haluaa laittaa tuottavampaan toimintaan, eikö vain?
Vertailun vuoksi voit myös verrata saamaasi summaa Visma Signin palvelupaketteihin ja huomata, että sähköinen allekirjoittaminen on jo rahallisesti kannattavampaa kuin paperisten prosessien pyörittäminen.
Sähköisiin allekirjoitusprosesseihin siirtyminen on paitsi kustannustehokkaampi ja nykyaikaisempi, myös ekologisempi vaihtoehto. Paperittomaksi yrityksesi siirtyminen tulisikin olla jokaisen nykyaikaisen yrityksen tavoitelistalla.
Kerää allekirjoitukset ja arkistoi asiakirjat – kaikki yhdellä järjestelmällä
Visma Signin käyttö on nopeaa ja mutkatonta. Lataa allekirjoitettava dokumentti järjestelmään, lisää allekirjoittajat ja lähetä allekirjoituskutsu sähköpostin tai tekstiviestin välityksellä allekirjoittajille.
Asiakirjan allekirjoittajat vahvistavat henkilöllisyytensä haluamallasi tavalla – joko vahvasti tai kevyesti tunnistautuneena – ja allekirjoittavat asiakirjan välittömästi.
Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan, siirtyy dokumentti automaattisesti sekä allekirjoittajien henkilökohtaiseen että yrityksesi omaan sähköiseen arkistoon. Sähköisestä arkistosta asiakirjat on helppo ladata myös omalle laitteelle. Ja mikä parasta, aikaa prosessiin menee murto-osa paperilla allekirjoitettuun asiakirjaan verrattuna.
Haluatko nähdä, miten palvelu toimii käytännössä? Varaa 15 min esittely.
.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
