Pieksämäen kaupunki teki digiloikan Visma Signin avulla
Alunperin sopimusten allekirjoittamisen nopeuttamiseen hankittu järjestelmä auttaa nyt monin tavoin kaupungin toiminnassa mm. lautakuntien, hallituksen ja valtuuston kokouspöytäkirjoissa sekä erilaisissa hankintasopimuksissa.
Etelä-Savon maakunnassa sijaitseva Pieksämäki › on aktiivinen ja viihtyisä noin 18 000 asukkaan puistokaupunki, joka on useimmille tuttu rautateiden risteysasemana.
Digiloikka kuukaudessa
Pieksämäen kaupungin tietohallintopäällikkö Seija Romo on ylpeä työyhteisöstään. Kaupungin virka- ja luottamushenkilöt ovat ottaneet digiloikan ja siihen meni vain noin kuukausi aikaa.
“Olen todella ylpeä meidän porukasta. Sähköisen allekirjoituksen ja lomakkeiden käyttöönotto on sujunut todella helposti ja nopeasti.”, Romo kuvailee.
Pieksämäen kaupunki otti Visma Sign sähköisen allekirjoituksen palvelun käyttöön syksyllä 2019, mutta sen käyttö oli vielä helmikuussa melko niukkaa. Pääosin sitä käytettiin koulutoimen erilaisissa lomakkeissa, kuten koulukuljetushakemuksissa, koulunkäyntioikeuden anomiseksi toiseen koulupiiriin ja niin edelleen.
Tällaisissa kohteissa Visma Signin sähköinen lomake toimii hienosti, sillä lomakkeen rakentaminen järjestelmässä on helppoa, se ei vaadi koodaamista ja sähköinen asioiminen on lapsiperheille helpompaa kuin virastoissa vierailu.
Visma Sign täyttää myös EU:n eIDAS -asetuksen määrittelemän kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ehdot. Romon mukaan se oli yksi tärkeimmistä valintakriteereistä, sillä se on myös Kuntaliiton suositus sähköisille allekirjoituspalveluille.
Kun palvelu täyttää eIDAS -vaatimukset, voi sen tietoturvallisuuteen luottaa. Se on kunnan palveluissa erityisen tärkeää.
Maaliskuu 2020 muutti kaiken
Seija Romo on tyytyväinen, että heillä oli Visma Sign olemassa jo ennen kuin koronaepidemia siirsi suomalaiset etätöihin. Hänen mukaansa maaliskuun 16. päivän jälkeen palveluiden sähköistämismahdollisuuksia alettiin kysellä tietohallintopäälliköltä kiivaasti.
Romon mukaan parasta Visma Signissa on sen helppokäyttöisyys. Iäkkäämmätkin käyttäjät ovat oppineet allekirjoitusten tekemisen yhden kokeilukerran perusteella. Pieksämäellä tehtiinkin laaja harjoittelukierros ennen palvelun käytön laajentamista.
Oli helppoa vain laajentaa jo olemassa olevan ohjelmiston käyttöä, kun ei tarvinnut tässä tilanteessa alkaa opetella uutta. Kuukaudessa olemme laajentaneet Visma Signin käytön lähes kaikille toimialoille.
“Kun aiemmin on yritetty edistää kaupungin digitalisoitumista, on ollut paljon vastustusta. Nyt digiloikka kuitenkin onnistui hyvin pienellä kouluttamisella. Teimme yhden harjoitusdokumentin, johon koottiin allekirjoituksia. Sen jälkeen ei ole juurikaan tarvinnut opastaa enempää.”, Romo kehuu.
Monipuolisesti kunnan arjessa
Alunperin sopimusten allekirjoittamisen nopeuttamiseen hankittu järjestelmä auttaa nyt monin tavoin kaupungin toiminnassa. Sen avulla pidetään huolta työntekijöiden ja luottamushenkilöiden turvallisuudesta ja saadaan moni asia hoidettua huomattavasti paperiprosessia nopeammin.
Pieksämäellä allekirjoitetaan nyt mm. lautakuntien, hallituksen ja valtuuston kokouspöytäkirjat sekä erilaiset hankintasopimukset sähköisesti. Romon mukaan korona on muuttanut Pieksämäen kaupungin kokouskäytäntöjä ja Visma Sign on ollut siinä hyvänä tukena.
”Lautakunnat kokoontuvat nyt pandemian aikana etäkokouksiin. Valtuuston kokousta varten rakensimme valtuustosalin suureen halliin, jossa valtuutettujen istuimet saattoi asettaa muutaman metrin etäisyydelle toisistaan. Visma Signin ansiosta myöskään pöytäkirjojen allekirjoittaminen ei vaadi läheistä kontaktia, vaan sen voi hoitaa vaikka kotoa. Aika näyttää, jääkö etäkokouskäytännöt jollakin tavalla elämään, mutta varmaa on, että sähköinen allekirjoitus ainakin jää.”
Seija Romon mukaan Visma Sign on mainio työkalu kaupungin käyttöön. Allekirjoituspalvelu on suoraviivainen ja helppo asiakaskäytössä. Sillä on helppo laatia esimerkiksi lupalomakkeita ja se toimii erinomaisesti kokouspöytäkirjojen allekirjoitukseen.
Palvelun avulla voidaan helpottaa kaupunkilaisten asiointia, kun moni asia hoituu etänä, sähköisesti ja kuitenkin yhtä vahvasti varmennettuna kuin jos asia hoidettaisiin kasvotusten.
Kokeile sinäkin Visma Signia veloituksetta!
Haluatko tehostaa toimintaasi? Kokeile Visma Signia veloituksetta. Saat käyttöösi 5 ilmaista allekirjoitusta.
Koekäyttö ei jatku automaattisesti tilaukseksi.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
