Sähköinen allekirjoitus ja sopimusten hallinta tuottavuuden moottoreina

Aarni Honkaniemi vastaa Visma Signin liiketoiminnasta ja tuotestrategiasta. Hänellä on vahva tausta verkkolaskutuksen ja sähköisen allekirjoittamisen palveluista. Artikkeli tiivistää, kuinka hän näkee sähköisen allekirjoituksen ja sopimusten hallinnan roolin yritysten tuottavuudessa juuri tehdyn tutkimuksen valossa.

Sähköinen allekirjoittaminen on lisännyt suosiotaan etenkin pohjoismaissa. Visma Signin Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa toteuttaman Digitaaliset sopimukset ja sähköiset allekirjoitukset Pohjoismaissa -trendiraportin mukaan kehittymisen varaa kuitenkin on vielä.

Käyttäjät ovat tyytyväisiä – ja käyttävät työkalujaan paljon

Digitaaliset allekirjoitus- ja sopimuksenhallintaratkaisut ovat pohjoismaisissa yrityksissä jo laajalti käytössä: lähes ⅔ vastaajista käyttää ainoastaan sähköisiä allekirjoituksia, ja Visma Signin bränditutkimuksen mukaan noin kolmannes pohjoismaisista sähköisen allekirjoituksen hyödyntäjistä käyttää ratkaisuaan päivittäin. Vastaajat ovat myös melko tyytyväisiä olemassa olevaan ratkaisuunsa – arvosana oli keskimäärin 3,8 asteikolla 1–5. 

Sähköinen allekirjoittaminen on siis jo arkipäivää. Mutta miten yritykset saisivat palvelusta irti vielä enemmän?

Asiakaskokemuksen parantaminen ohjaa yrityksiä oikeaan suuntaan 

• 44% tutkimuksen vastaajista piti asiakaskokemuksen parantamista yhtenä tärkeimmistä sopimustenhallintaan liittyvistä työelämätrendeistä.
• Suomalaisista vastaajista yli puolet uskoo, että asiakaskokemuksen hallinta ja parantaminen tulee vaikuttamaan heidän sopimustenhallinnan prosesseihinsa lähitulevaisuudessa.

Asiakaskokemukseen panostaminen oli tutkimuksen vastaajille ilahduttavan tärkeä asia. Sähköinen allekirjoitus auttaakin rakentamaan sujuvaa asiakas- ja työnantajakokemusta. 

Tulostaminen, allekirjoittaminen ja kynällä paperille allekirjoitetun sopimuksen lähettely sähköpostitse ei rakenna järin luotettavaa tai nykyaikaista kuvaa organisaation toiminnasta. Niin asiakkaille kuin työntekijöillekin on tärkeää näyttää heti yhteistyön alusta alkaen, että käytössä ovat parhaat mahdolliset työkalut.

Vahvan tunnistautumisen avulla tapahtuva allekirjoittaminen rakentaa myös luottamusta sopijaosapuolten välille – tämän päivän turbulenssissa sekin on tärkeää. 

Käyttäjäkokemus, luottamus ja niiden parantaminen ovat luonnollisesti myös Visma Signin fokuksessa. Seuraamme markkinatrendejä ja etsimme uusia teknologioita, jotka voisivat edelleen helpottaa käyttäjäkuntaamme tekemään allekirjoittamisesta ja sopimustenhallinnasta yhä helpompaa ja samalla turvallista.

Integraatiot voivat lisätä tehokkuutta keskittämällä työtä

Yli 40% tutkimuksen vastaajista ei ole integroinut sopimustenhallinnan ja sähköisen allekirjoittamisen palveluita muihin käyttämiinsä ohjelmistoihin.

Tutkimuksen mukaan sopimustenhallinnan integraatioita ei ole käytössä läheskään kaikilla palveluiden käyttäjillä. Niistä olisi kuitenkin merkittävää hyötyä monelle organisaatiolle. Tuottavuus lisääntyy, kun käyttäjien ei tarvitse siirtyä alustalta toiselle, ja oikea dokumentti päätyy oikeaan järjestelmään oikeilla parametreillä ilman säätöä. 

Keskitetty sopimustenhallinta parantavat myös organisaation tietoturvaa: tärkeä data asuu yhdessä paikassa, ja vain oikeat henkilöt pääsevät käsiksi oikeisiin tietoihin. 

AI-työkalut tulevat tehostamaan sopimustenhallintaa entisestään

75% tutkimuksen suurista vastaajayrityksistä (yli 250 työntekijää) on kiinnostunut ymmärtämään AI:n roolia digitaalisessa sopimustenhallinnassa.

AI-työkalut tulevat tehostamaan sopimustenhallintaa jo lähitulevaisuudessa, ja niistä on monenlaista hyötyä jo nyt. Ai-työkalujen avulla yritykset pystyvät analysoimaan sisältöä ja poimimaan keskeisiä tietoja suuresta määrästä sopimuksia nopeasti. Tämä helpottaa sopimusten ehtojen, aikarajojen tai eräpäivien sekä velvotteiden seurannassa sekä riskitekijöiden tunnistamisessa.

Visma Signilla on esimerkiksi käynnissä selvitystyö siitä, miten tekoälytyökaluja voidaan valjastaa osaksi sopimisen ketjua niin, että se palvelee pohjoismaisia yrityksiä entistäkin paremmin. Tässäkin kehityksessä kyse on pohjimmillaan tuottavuudesta: kun kaikki sopimuksiin liittyvä data asuu yhdessä järjestelmässä, voidaan uutta teknologiaa ottaa helposti käyttöön. Jos sopimuksia säilytetään esimerkiksi verkkolevyillä, jää paljon mahdollisuuksia hyödyntämättä. 

Sopimukset luovat yritystoiminnalle raamit – voisikin sanoa, että, ilman sopimuksia ei olisi yrityksiä. Siksi sopimusten ja allekirjoitusprosessin hallintaan kannattaa panostaa kustannustehokkailla työkaluilla, kuten Visma Sign.

Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.