Sähköinen allekirjoitus ja sopimusten hallinta tuottavuuden moottoreina

Aarni Honkaniemi vastaa Visma Signin liiketoiminnasta ja tuotestrategiasta. Hänellä on vahva tausta verkkolaskutuksen ja sähköisen allekirjoittamisen palveluista. Artikkeli tiivistää, kuinka hän näkee sähköisen allekirjoituksen ja sopimusten hallinnan roolin yritysten tuottavuudessa juuri tehdyn tutkimuksen valossa.

Sähköinen allekirjoittaminen on lisännyt suosiotaan etenkin pohjoismaissa. Visma Signin Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa toteuttaman Digitaaliset sopimukset ja sähköiset allekirjoitukset Pohjoismaissa -trendiraportin mukaan kehittymisen varaa kuitenkin on vielä.

Miten sähköinen allekirjoitus ja sopimusten hallinta tukevat tuottavuutta:

• Sähköinen allekirjoittaminen on jo arkipäivää, mutta sen koko tuottavuuspotentiaali on monessa yrityksessä vielä hyödyntämättä
• Sujuva sopimusprosessi parantaa asiakas- ja työntekijäkokemusta sekä vahvistaa luottamusta
• Vahva tunnistautuminen ja modernit työkalut tukevat turvallista ja uskottavaa toimintaa
• Integraatiot vähentävät manuaalista työtä ja parantavat tuottavuutta keskittämällä sopimukset yhteen järjestelmään
• Keskitetty sopimusten hallinta tukee myös tietoturvaa ja tiedon hallittavuutta
• Tekoäly tuo uusia mahdollisuuksia sopimusten analysointiin, seurantaan ja riskien tunnistamiseen
• Kun sopimukset ovat yhdessä paikassa, uutta teknologiaa on helppo ottaa käyttöön ja kehittää toimintaa pitkäjänteisesti

Käyttäjät ovat tyytyväisiä – ja käyttävät työkalujaan paljon

Digitaaliset allekirjoitus- ja sopimuksenhallintaratkaisut ovat pohjoismaisissa yrityksissä jo laajalti käytössä: lähes ⅔ vastaajista käyttää ainoastaan sähköisiä allekirjoituksia, ja Visma Signin bränditutkimuksen mukaan noin kolmannes pohjoismaisista sähköisen allekirjoituksen hyödyntäjistä käyttää ratkaisuaan päivittäin. Vastaajat ovat myös melko tyytyväisiä olemassa olevaan ratkaisuunsa – arvosana oli keskimäärin 3,8 asteikolla 1–5. 

Sähköinen allekirjoittaminen on siis jo arkipäivää. Mutta miten yritykset saisivat palvelusta irti vielä enemmän?

Asiakaskokemuksen parantaminen ohjaa yrityksiä oikeaan suuntaan 

• 44% tutkimuksen vastaajista piti asiakaskokemuksen parantamista yhtenä tärkeimmistä sopimustenhallintaan liittyvistä työelämätrendeistä.
• Suomalaisista vastaajista yli puolet uskoo, että asiakaskokemuksen hallinta ja parantaminen tulee vaikuttamaan heidän sopimustenhallinnan prosesseihinsa lähitulevaisuudessa.

Asiakaskokemukseen panostaminen oli tutkimuksen vastaajille ilahduttavan tärkeä asia. Sähköinen allekirjoitus auttaakin rakentamaan sujuvaa asiakas- ja työnantajakokemusta. 

Tulostaminen, allekirjoittaminen ja kynällä paperille allekirjoitetun sopimuksen lähettely sähköpostitse ei rakenna järin luotettavaa tai nykyaikaista kuvaa organisaation toiminnasta. Niin asiakkaille kuin työntekijöillekin on tärkeää näyttää heti yhteistyön alusta alkaen, että käytössä ovat parhaat mahdolliset työkalut.

Vahvan tunnistautumisen avulla tapahtuva allekirjoittaminen rakentaa myös luottamusta sopijaosapuolten välille – tämän päivän turbulenssissa sekin on tärkeää. 

Käyttäjäkokemus, luottamus ja niiden parantaminen ovat luonnollisesti myös Visma Signin fokuksessa. Seuraamme markkinatrendejä ja etsimme uusia teknologioita, jotka voisivat edelleen helpottaa käyttäjäkuntaamme tekemään allekirjoittamisesta ja sopimustenhallinnasta yhä helpompaa ja samalla turvallista.

Integraatiot voivat lisätä tehokkuutta keskittämällä työtä

Yli 40% tutkimuksen vastaajista ei ole integroinut sopimustenhallinnan ja sähköisen allekirjoittamisen palveluita muihin käyttämiinsä ohjelmistoihin.

Tutkimuksen mukaan sopimustenhallinnan integraatioita ei ole käytössä läheskään kaikilla palveluiden käyttäjillä. Niistä olisi kuitenkin merkittävää hyötyä monelle organisaatiolle. Tuottavuus lisääntyy, kun käyttäjien ei tarvitse siirtyä alustalta toiselle, ja oikea dokumentti päätyy oikeaan järjestelmään oikeilla parametreillä ilman säätöä. 

Keskitetty sopimustenhallinta parantavat myös organisaation tietoturvaa: tärkeä data asuu yhdessä paikassa, ja vain oikeat henkilöt pääsevät käsiksi oikeisiin tietoihin. 

AI-työkalut tulevat tehostamaan sopimustenhallintaa entisestään

75% tutkimuksen suurista vastaajayrityksistä (yli 250 työntekijää) on kiinnostunut ymmärtämään AI:n roolia digitaalisessa sopimustenhallinnassa.

AI-työkalut tulevat tehostamaan sopimustenhallintaa jo lähitulevaisuudessa, ja niistä on monenlaista hyötyä jo nyt. Ai-työkalujen avulla yritykset pystyvät analysoimaan sisältöä ja poimimaan keskeisiä tietoja suuresta määrästä sopimuksia nopeasti. Tämä helpottaa sopimusten ehtojen, aikarajojen tai eräpäivien sekä velvotteiden seurannassa sekä riskitekijöiden tunnistamisessa.

Visma Signilla on esimerkiksi käynnissä selvitystyö siitä, miten tekoälytyökaluja voidaan valjastaa osaksi sopimisen ketjua niin, että se palvelee pohjoismaisia yrityksiä entistäkin paremmin. Tässäkin kehityksessä kyse on pohjimmillaan tuottavuudesta: kun kaikki sopimuksiin liittyvä data asuu yhdessä järjestelmässä, voidaan uutta teknologiaa ottaa helposti käyttöön. Jos sopimuksia säilytetään esimerkiksi verkkolevyillä, jää paljon mahdollisuuksia hyödyntämättä. 

Sopimukset luovat yritystoiminnalle raamit – voisikin sanoa, että, ilman sopimuksia ei olisi yrityksiä. Siksi sopimusten ja allekirjoitusprosessin hallintaan kannattaa panostaa kustannustehokkailla työkaluilla, kuten Visma Sign.

Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.