Sähköinen allekirjoitus tehostaa Kiinteistötahkolan toimintaa
Kiinteistötahkola on yli 40-vuotias perheyritys, jossa työskentelee tällä hetkellä noin 500 työntekijää. Monipuolinen isännöintialan palveluyritys toimii Suomessa jo kymmenellä eri paikkakunnalla. Yrityksen palveluihin kuuluvat isännöinti, vuokra- ja kiinteistövälitys sekä kiinteistömanageeraus. Yritys tarjoaa myös kirjanpitopalveluja taloyhtiöille ja kiinteistöille sekä toiminnanohjausjärjestelmä Premiksen taloyhtiöille.
Visma Signin sähköinen allekirjoitus on ollut Kiinteistotahkolalla käytössä vuodesta 2021, jolloin pandemia vauhditti sopimisen sähköistämistä. Palvelua tarvitaan muun muassa hallinnon pöytäkirjojen ja vuokrasopimuksien allekirjoittamiseen.
Käyttöönotto onnistui helposti. Käytännössä intraviestillä ilmoitettiin, että tällainen palvelu on otettu käyttöön. Visma Sign on intuitiivinen ja helppo käyttää, eikä vaadi sen suurempaa käyttökoulutusta.
Lähes päivittäin Visma Signia käyttävä isännöitsijä Joonas Mauno kertoo.
Palvelulla lisää huolettomuutta
Kiinteistötahkolalla sähköinen allekirjoittaminen helpottaa ja tehostaa monia prosesseja. Kun sopimus tai pöytäkirja on tehty ja lähetetty allekirjoitettavaksi, asian voi itse unohtaa, sillä sähköpostiin tulee muistutus, kun kaikki ovat allekirjoittaneet.
Visma Signia käytetään kokous- ja yhtiöpöytäkirjojen allekirjoittamisen lisäksi palvelusopimuksien ja vuokrasopimuksien allekirjoittamiseen.
Meillä on yli 3000 asiakasta, joista jokainen asiakas allekirjoittaa useita pöytäkirjoja vuosittain, joten kyllä allekirjoitusten määrät liikkuvat tuhansissa ellei kymmenissä tuhansissa.
Asiakirjat löytyvät hakutoiminnolla
Kun sopimuksia luodaan ja allekirjoitetaan suuria määriä, myös arkistoinnin tulee olla kunnossa. Tietyille asiakirjatyypeille luotujen kansioiden lisäksi sopimusten löytymistä helpottaa hakutoiminto, jolla voi etsiä haluamaansa asiakirjaa.
“Suurin osa käyttää varmaan luotuja kansioita, mutta mielestäni nopeampi tapa on hakea asiakirja sähköpostiosoitteella. Pöytäkirjan voi nimetä niin monella tapaa ja asiakkuuden nimeä ei aina ole pöytäkirjan nimessä, joten allekirjoittajan sähköpostilla asiakirja löytyy varmasti.” Mauno pohtii.
Visma Signin sähköisen allekirjoituspalvelun käytön myötä manuaalista tulostamista ja allekirjoitusten metsästystä ei enää tarvitse tehdä.
“Kyllä se on mielestäni tuonut todella paljon tehokkuutta sopimusprosessiin ja allekirjoitukset sujuvat vaivattomasti.” Mauno kehuu.
Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.
