Vältä nämä 5 riskiä käyttämällä sähköistä allekirjoitusta
Digitalisaation aikakaudella sähköinen allekirjoitus nousee välttämättömyydeksi, tuoden mukanaan merkittäviä hyötyjä perinteiseen allekirjoitukseen verrattuna. Tämän teknologian ansiosta voimme paitsi tehostaa prosessejamme myös suojata tärkeitä asiakirjojamme paremmalla tavalla. Tässä artikkelissa käymme läpi viisi keskeistä riskiä, jotka voit välttää siirtymällä sähköiseen allekirjoittamiseen.
1. Väärennökset: väärentämisen riski pienenee merkittävästi
Perinteisen allekirjoituksen väärentäminen on yllättävän yksinkertaista, mikä asettaa suuren turvallisuusriskin. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto, joka perustuu vahvaan tunnistautumiseen, tekee allekirjoituksista paitsi turvallisempia myös vaikeammin väärennettäviä. Tämä lisää allekirjoituksen luotettavuutta ja tietoturvan tasoa merkittävästi.
Voit olla varma siitä, että asiakirjat ovat aitoja ja niitä on käsitelty asianmukaisesti.
2. Katoavat kirjeet: postitse lähettämisen epävarmuus poistuu
Fyysisten asiakirjojen postittamiseen liittyvät riskit, kuten kadonneet kirjeet, eivät vaivaa sähköisen allekirjoituksen käyttäjiä. Sähköisessä allekirjoituksessa asiakirjat lähetetään digitaalisesti, mikä takaa, että ne saavuttavat vastaanottajan nopeasti ja luotettavasti. Tämä nopeuttaa prosesseja ja vähentää viivästysten riskiä.
3. Fyysinen tilanpuute: paperitöiden kasaantumisen ongelma ratkeaa
Toimistoissa, joissa käsitellään suuria määriä paperiasiakirjoja, tärkeiden dokumenttien seuranta ja hallinta voi olla haastavaa. Sähköisen allekirjoituksen myötä kaikki prosessit tapahtuvat digitaalisesti, mikä poistaa fyysisen paperityön kertymisen ja mahdollistaa tehokkaamman työskentelyn ja paremman organisoinnin.
Tiesitkö, että useimmat sähköisesti lähetetyt asiakirjat allekirjoitetaan vuorokauden sisällä?
4. Hukattu työaika: tehokkaampi dokumentinhallinta
Sähköisten asiakirjojen arkistointi ja hallinta on huomattavasti helpompaa ja nopeampaa kuin perinteisten paperiasiakirjojen käsittely. Sähköiset järjestelmät mahdollistavat asiakirjojen nopean haun, järjestelyn ja jakamisen, mikä säästää arvokasta aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta.
5. Kelkasta putoaminen: pysyt mukana digitalisaation kehityksessä
Sähköinen allekirjoitus ei ainoastaan tuo mukanaan turvallisuutta ja tehokkuutta, vaan myös pitää organisaation ajan tasalla digitaalisessa kehityksessä. Käyttämällä sähköistä allekirjoitusta yritykset osoittavat olevansa nykyaikaisia, mukautuvaisia ja ympäristötietoisia.
Digitaalisen siirtymän välttämättömyys ja mahdollisuus
Sähköisen allekirjoituksen hyödyntäminen on selvä askel kohti turvallisempaa, nopeampaa ja ympäristöystävällisempää asiakirjahallintaa.
Teknologian kehittyessä ja maailman siirtyessä yhä enemmän digitaaliseen suuntaan, sähköinen allekirjoitus tarjoaa ratkaisun moniin perinteisen allekirjoittamisen haasteisiin. Siirtyminen sähköiseen allekirjoittamiseen ei ole vain välttämättömyys vaan myös mahdollisuus parantaa organisaation toimintaa merkittävästi.
Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.
