Kattavaa henkilöstö- ja palkkahallintoa sähköisellä allekirjoituksella Metsäkeskuksella
Suomen metsäkeskus käyttää sähköistä allekirjoitusta laajasti henkilöstö- ja palkkahallinnossa. Visma Signia hyödynnetään mm. työsopimuksiin, salassapitosopimuksiin, lomarahoihin, etätyösopimuksiin ja lukuisiin muihin asiakirjoihin ja lomakkeisiin.
Tällä hetkellä palkkatiimi hoitaa yli 20 erilaista sopimusta ja lomaketta Visma Signilla ja säästää samalla huimasti aikaa.
Metsäkeskus kerää ja jakaa tietoa Suomen metsistä sekä valvoo metsälainsäädännön noudattamista. Metsäkeskuksen tehtävä on edistää kestävää metsätaloutta ja alan elinkeinoja sekä neuvoa metsänomistajia metsien ja metsäluonnon hoidossa sekä hyödyntämisessä. Toimintaa ohjaa ja rahoittaa maa- ja metsätalousministeriö.
Kattavaa henkilöstö- ja palkkahallintoa sähköisellä allekirjoituksella
Suomen metsäkeskus on valtion välillinen organisaatio, joka edistää kestävää metsätaloutta sekä alan elinkeinoja ja lisäksi tarjoaa neuvontaa metsänomistajille. Sähköinen allekirjoitus on olennainen osa organisaation toimintaa etenkin henkilöstö- ja palkkahallinnossa. Organisaatiossa työskentelee noin 600 henkilöä ympäri Suomen.
Valtion organisaationa toimintaamme kuuluu luonnollisena osana tietty byrokratia. Päätösten ja sopimusten tulee löytyä kirjatussa muodossa. Tähän mennessä olemme säästäneet Visma Signilla todella paljon aikaa.
Kertoo henkilöstöhallinnossa palkkahallinnosta ja palkkatiimistä vastaava Åsa Östergård-Jakas.
Tällä hetkellä Åsan tiimi hoitaa yli 20 erilaista sopimusta ja lomaketta Visma Signilla. Tiimi vastuualueisiin kuuluu henkilöstön palkat, työsopimukset, henkilöstöetuudet sekä kaikki muut työsuhteen elinkaareen liittyvät asiat. Näiden lisäksi tiimi hallinnoi myös sisäisiä matkapalveluita.
Metsäkeskus otti Visma Signin alunperin käyttöön toukokuussa 2018. Kaikki alkoi kehitysjohtajan vinkistä, jonka mukaan sähköinen allekirjoitus voisi säästää hurjasti aikaa. “ Pyysimme palvelusta esittelyn ja päätimme siltä istumalta ottaa sen käyttöön”, Östergård-Jakas muistelee.
Työsopimukset ensimmäisenä kohteena
Palvelun käyttö alkoi työsopimuksilla. Aluksi prosessi oli hyvin monivaiheinen: Palkkatiimi luonnosteli työsopimuksen, jonka jälkeen se kävi esimiehellä tarkistettavana.
Kun esimies oli tarkistanut sopimuksen, se lähetettiin johdon sihteerille, joka tulosti ja pyysi paperiin johtajan allekirjoituksen. Tämän jälkeen sopimus välitettiin skannattuna työntekijälle. Kun työsopimus palautui tulevalta työntekijältä, se piti vielä toimittaa takaisin palkkatiimille arkistoitavaksi.
Visma Signin käyttöönoton myötä allekirjoitusprosessi on suoraviivaistunut ja työsopimuksiin liittyvä työ on poistunut kokonaan johdon sihteeriltä. Palkkatiimiin kuuluva henkilö voi helposti kirjautua Visma Signiin ja lähettää sopimuksen allekirjoituskierrokselle.
“Tämä nopeutti prosessia huomattavasti myös siinä mielessä, että johtajat voivat allekirjoittaa missä vain ja dokumentti siirtyy sen jälkeen automaattisesti alaiselle. Henkilön ei edes tarvitse tulla toimistolle saakka allekirjoittamaan työsopimusta”, Östergård-Jakas kertoo.
Työsopimuksista salassapitosopimuksiin, lomarahoihin ja etätyösopimuksiin
Työsopimukset olivat vain ensimmäinen käyttökohde. Palkkatiimi on laajentanut palvelun käyttöä lukuisiin sopimuksiin ja lomakkeisiin, kuten tietojen ja tietojärjestelmien salassapitosopimukseen.
“Jokaisen taloon tulevan tulee kirjoittaa tämä sopimus. Tämän kanssa oli aiemmin haasteita. Lomake oli usein vaikea löytää sekä arkistoida järjestelmällisesti allekirjoittamisen jälkeen. Tämä muuttui sähköisen allekirjoittamisen myötä. ” Myös GDPR:n vaatimuksiin liittyvä henkilöstötietojen tarkistusoikeuden varmistaminen on toteutettu Visma Signilla.
“Viime keväänä lähdin laajentamaan palvelun käyttöä sähköisillä lomakkeilla muun muassa vuosilomien suunnitteluun, lomarahojen vaihtamiseen sekä kiky-tuntien vaihtamiseen vapaita vastaan. Näiden sopimusten sähköistäminen helpotti palkkahallintoa todella paljon. Kaikki sopimukset tulevat nyt varmasti allekirjoitettua ja saapuvat meille saakka, eivätkä jää esimerkiksi esimiehen taakse.“
“Viime syksynä otimme käyttöön omaehtoinen irtisanomislomakkeen sekä etätyösopimukset. Meillä on myös oma lomake työsuhteen muutoksille, jonka esimiehet voivat täyttää. Rakennamme palvelua jatkuvasti lisää”, Östergård-Jakas summaa tyytyväisenä. “Olen listannut kaiken Metsäkeskuksen omalle intra-sivulle työntekijöiden saataville. Kaikki lomakkeet löytyvät lisäksi sekä suomeksi että ruotsiksi. “
Palvelu on käytössä päivittäin, enkä siirtyisi vanhaan enää mistään hinnasta.
Laajaa käyttöä tarkoilla käyttäjäoikeuksilla
Metsäkeskuksen palkkahallinnossa jokaisella dokumenttityypillä on oma kansionsa Visma Signin sähköisessä arkistossa. Nämä kansiot ovat tarkkojen käyttöoikeuksien takana. Åsa Östergård-Jakas on luonut Visma Signiin useita erilaisia käyttäjätyyppejä, jotta mahdollisimman moni voi käyttää palvelua.
Henkilöstö- ja palkkahallinnon lisäksi Visma Sign on käytössä Metsäkeskuksessa myös Metsätieto- ja tarkastuspalveluiden puolella. Taho hyödyntää sähköistä allekirjoitusta muun muassa metsälakiin liittyviin dokumenttien allekirjoittamiseen, joita on toistakymmentä erilaista.
Visma Signiin on luotu metsätiedon käyttäjiä varten oma alatilinsä, jossa dokumentit ovat omassa ympäristössään, eivätkä käyttäjät pääse palkkahallinnon puolelle katsomaan luottamuksellisia palkkahallintoon ja työsopimuksiin liittyviä tietoja.
Metsäkeskus on avannut pääsyn Visma Signiin myös elinkeinopalveluiden projektisihteeritiimille, joka pyörittää maksatushakemuksia ja tekee hallinnollista työtä EU-hankkeiden kanssa.
“Meillä on käyttäjiä Visma Signissa yhteensä noin 60. Olen pyrkinyt markkinoimaan palvelua meillä sisäisesti sen mukaan, miten työaika on riittänyt “, Östergård-Jakas toteaa ja summaa lopuksi.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
