Ohjeet ja oppaat

Näin pääset alkuun

Sähköisen allekirjoittamisen vaiheet

Asiakirjan elinkaari on asioinnin sisällöstä riippumatta aina samanlainen:

Valmistelu -> Allekirjoitus/allekirjoitukset -> Allekirjoitetun asiakirjan käsittely -> Arkistointi

Valmistelu

Sähköinen asiakirja voidaan laatia toimisto-ohjelmistolla, kuten MS Office tai LibreOffice, luoda CRM- tai ERP-ohjelmistossa tai muodostaa allekirjoittajan selaimella täyttämän verkkolomakkeen perusteella. Sähköistä allekirjoitusta varten allekirjoitettava asiakirja pitää tallentaa PDF-muotoon.

Allekirjoitettava asiakirja siirretään allekirjoituspalveluun selaimessa tai suoraan järjestelmien välistä ohjelmointirajapintaa pitkin.

Allekirjoitus tai allekirjoitukset

Allekirjoitus tapahtuu suoraan verkkoasioinnin yhteydessä esimerkiksi verkkolomakkeen täyttämisen jälkeen. Useamman allekirjoittajan tapauksessa allekirjoittaminen tapahtuu sähköpostiin tai matkapuhelimeen saadun allekirjoituskutsun kautta.

Kutsun saanut henkilö perehtyy verkossa asiakirjaan ja allekirjoittaa. Allekirjoittajalta ei edellytetä rekisteröitymistä ja allekirjoittaminen on aina veloituksetonta. Allekirjoittaminen onnistuu kaikilla nykyaikaisilla selaimilla, käyttöjärjestelmillä ja laitteilla. Jos allekirjoittaja tarvitsee tukea, hän voi soittaa, laittaa viestiä tai avata chat-yhteyden allekirjoituspalvelun asiantuntijan kanssa.

Allekirjoitetun asiakirjan käsittely

Valmis asiakirja voidaan toimittaa allekirjoittajien sähköpostiin tai haluttuun tietojärjestelmään ohjelmointirajapinnan tai tiedostonsiirron kautta. Allekirjoitettu asiakirja tallentuu allekirjoituspalvelun dokumenttiarkistoon seitsemäksi vuodeksi sekä allekirjoituskutsun laatijalle että allekirjoittajille.

Sisällöstä riippuen allekirjoitettu asiakirja voidaan käsitellä esimerkiksi asiakaspalvelussa, tilaustenkäsittelyssä tai lähettää käsiteltäväksi kutsun lähettäneelle henkilölle. Eri prosesseihin liittyvät asiakirjat voidaan toimittaa haluttuihin osoitteisiin.

Arkistointi

Allekirjoitusmerkinnät sisältävä tiedosto on alkuperäinen sopimuskappale. Se arkistoidaan luotettavalla tavalla asiakirjan sisältämän sopimuksen tai muun oikeustoimen edellyttämäksi ajaksi.

Tiedosto voidaan myös toimittaa muille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille jatkokäyttöä varten. Kuka tahansa asiakirjakappaleen haltija voi varmistaa allekirjoitetun sisällön, allekirjoittajat ja allekirjoitushetket. Ominaisuus on veloitukseton selainpalvelun kautta käytettäessä. Organisaatiot voivat myös automatisoida tarkastuksen ohjelmistorajapintaa hyödyntäen.


Takaisin ohjeisiin