Usein kysytyt kysymykset sähköisestä allekirjoittamisesta

1. Onko sähköinen allekirjoittaminen turvallinen ja juridisesti sitova tapa allekirjoittaa asiakirja?

Kyllä. Sähköisen allekirjoituksen perustana on eIDAS-direktiivi sekä kansallinen lainsäädäntö, jotka yhdessä antavat sähköiselle allekirjoitukselle juridisesti sitovan aseman.

Sähköinen allekirjoitus on turvallisempi ja luotettavampi kuin paperinen allekirjoitus, sillä sähköisesti allekirjoitetun dokumentin eheys ja alkuperäisyys on jälkikäteen kiistattomasti todennettavissa.

Toisin sanoen, sähköisesti allekirjoitetusta dokumentista on yhdellä silmäyksellä nähtävissä kuka allekirjoitti, missä allekirjoitti ja milloin allekirjoitti, eikä allekirjoitettua asiakirjaa voida muuttaa jälkikäteen osapuolten huomaamatta.

2. Milloin sähköistä allekirjoitusta ei voi käyttää Suomessa?

Suomessa sosiaali- ja terveyspalveluissa potilastiedot tai muut luottamukselliset tiedot, kuten lääkemääräykset, toimitetaan sähköisesti. Näissä tapauksissa allekirjoittaminen on mahdollista vain Suomen valtion myöntämän varmennekortin avulla.

Lisäksi kiinteistökauppasopimukset on allekirjoitettava kirjallisesti. Muita käytännön rajoituksia ei sähköiselle allekirjoitukselle ole lainsäädännössä asetettu.

3. Rekisteröin yritykseni Visma Sign -palveluun. Mitä seuraavaksi?

Rekisteröimisen jälkeen on tärkeää määritellä yritystilisi asetukset, jotta saat palvelun vaivattomasti käyttöösi.

Luo kansiot – Helpottaaksesi dokumenttien hallintaa, voit järjestää asiakirjat eri kansioihin haluamallasi tavalla. Luo ja nimeä kansiot esimerkiksi eri asiakirjatyyppien tai käyttötapausten mukaan.

Luo käyttäjäryhmät ja anna käyttöoikeudet – Käyttäjäryhmät määrittelevät, mihin kansioihin palvelun käyttäjillä on pääsy ja millaiset oikeudet heillä on. Suosittelemme, että palvelun eri käyttötarkoituksiin luodaan valmiit ryhmät, kuten johto, henkilöstöhallinto ja myynti. Muista myös asettaa haluamallesi käyttäjäryhmälle hallinta- ja lukuoikeus tarvittaviin kansioihin.

Kutsu uudet käyttäjät – Kun olet luonut kansiot ja käyttäjäryhmät, voit kutsua yrityksesi käyttäjät käyttämään palvelua. Uudet käyttäjät kutsutaan lisäämällä käyttäjien sähköpostiosoitteet palveluun ja lähettämällä kutsu. Kutsuessasi käyttäjät, määrittele mihin käyttäjäryhmään kutsuttava henkilö kuuluu.

Lue lisää palvelun käyttöönotosta ja tilin asetusten määrittämisestä.

4. Kuinka allekirjoittaja vahvistaa henkilöllisyytensä?

Sähköinen allekirjoitus perustuu sähköiseen tunnistautumiseen. Visma Sign -palvelussa on mahdollista tunnistautua kahdella eri tavalla; vahvalla tai kevyellä tunnistautumisella. Allekirjoituskutsun lähettäjä valitsee jokaiselle allekirjoittajalle haluamansa allekirjoitustavan, jolloin sekä vahva että kevyt tunnistautuminen on mahdollista valita saman dokumentin allekirjoittamista varten.

• Vahvalla tunnistautumisella tarkoitetaan asiakirjan allekirjoittamista pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen avulla. Suomen lisäksi vahva tunnistautuminen on mahdollista myös Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa.
• Kevyt tunnistautuminen eli digitaalinen nimikirjoitus on vahvan tunnistautumisen tavoin juridinen tapa allekirjoittaa asiakirjoja tapauksissa, joissa vahvaa tunnistautumista ei vaadita. Kevyeen tunnistautumiseen ei tarvita lainkaan pankkitunnistetta tai mobiilivarmennetta, vaan allekirjoittaminen tapahtuu piirtämällä nimikirjoitus sormen tai hiiren avulla mobiililaitteelle tai desktopille.
  
  Kevyttä tunnistautumista on suositeltavaa käyttää silloin, kun osapuolet tuntevat toisensa tai kun vahva tunnistautuminen ei ole mahdollista. Esimerkiksi pöytäkirjoja, hankintasopimuksia tai taloushallinnon raportteja voidaan allekirjoittaa kevyesti. Palvelun käyttö ei rajoitu maantieteellisesti.

Tutustu tarkemmin sähköiseen tunnistautumiseen.

5. Missä muodossa allekirjoitettava dokumentti pitää olla?

Asiakirjan tulee olla PDF-muotoinen tiedosto, jonka arkkikoko on vähintään A4. Tiedostokoon tulee olla enintään 15 megatavua.

6. Haluan lähettää pelkästään itse allekirjoittamani asiakirjan sähköpostilla pankkiin/viranomaisille/kauppakumppaneille jne. Miten toimin?

Lähetä allekirjoitettava asiakirja palvelun kautta omaan sähköpostiosoitteeseesi ja allekirjoita se. Voit lähettää allekirjoitetun asiakirjan (alalaidassa allekirjoitusmerkintä, lopussa allekirjoitussivu) kuten minkä tahansa PDF-tiedoston esimerkiksi sähköpostilla.

7. Haluan laajentaa palvelun käyttöä niin, että julkaisemiani allekirjoitettavia verkkolomakkeita voidaan allekirjoittaa sähköisesti tai voin lähettää allekirjoituskutsuja suoraan omista järjelmistäni (CRM, HRM, ERP jne.). Miten toimin?

Ota yhteys asiakaspalveluun ja kerro tarpeestasi. Visma Signin ohjelmointirajapinta (API) mahdollistaa liittämisen haluttuihin sovelluksiin ja verkkolomakkeisiin.

8. Lähetin sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan pankkiin/viranomaisille/kauppakumppaneille jne. Vastaanottaja ei osaa käsitellä sähköisesti allekirjoitettua asiakirjaa. Miten toimin?

Pyydä asiakaspalvelusta ([email protected]) tarkastusohje ja toimita se asiakirjan vastaanottajalle. Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan tarkastaminen on veloituksetonta kaikille, joten asiasta ei aiheudu vastaanottajalle kustannuksia.

9. Mistä allekirjoittaja löytää allekirjoitetun asiakirjan?

Jos allekirjoittaja on allekirjoittanut asiakirjan vahvalla tunnistautumisella (pankkitunniste tai mobiilivarmenne), tallentuu dokumentti automaattisesti henkilökohtaisen Visma Sign -tilin arkistoon. Arkistoon pääsee, kun rekisteröityy palveluun yksityishenkilönä osoitteessa: https://sign.visma.net/fi/register.

Rekisteröinti on yksityishenkilönä maksutonta, eikä se velvoita mihinkään. Rekisteröitymisen jälkeen allekirjoittaja voi kirjautua tililleen ja ladata dokumentin arkistosta itselleen.

Jos allekirjoittaja on allekirjoittanut dokumentin ilman vahvaa tunnistautumista, eikä hän ole saanut allekirjoitettua versiota sähköpostitse, tulee hänen tällöin olla yhteydessä allekirjoituskutsun luojaan.

10. Onko Visma Sign saatavilla yksityishenkilölle?

Kyllä. Visma Sign mahdollistaa sähköisen allekirjoituksen myös yksityishenkilölle. Yksityishenkilöiden hinnaston löydät täältä.

Haluatko tietää lisää sähköisestä allekirjoituksesta?

Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.