Visma Sign liitoille ja järjestöille

Näin käytät Visma Signia järjestötoiminnassa

Visma Sign on sähköisen allekirjoituksen alusta ja nopea tapa allekirjoittaa asiakirjat sekä tunnistaa henkilöt sähköisesti. Tässä webinaaritallenteessa kerrotaan, miten Visma Sign palvelee etenkin liitto- ja järjestötoimintaa.

Visma Sign taipuu monenlaisiin tarpeisiin

Liittojen ja järjestöjen toimintaan liittyy useita vaiheita, jotka vaativat sähköpostien lähettämistä, papereiden printtaamista ja allekirjoituksia paikan päällä. Nämä kaikki voi hoitaa nopeasti sähköisellä allekirjoituksella. 

Visma Signilla hoituvat helposti sellaiset yleiset toimenpiteet kuin

• kokouspöytäkirjojen allekirjoitukset
• valtakirjojen tekeminen
• lomakkeet eri käyttötarkoituksiin

Sähköinen allekirjoitus taipuu myös moneen muuhun toimintaan. Tässä muutamia käytännön vinkkejä, mihin Visma Signia voi käyttää:

1. Ilmoittautumiset tapahtumiin  

Monet järjestöt ja yhdistykset pitävät erilaisia tapahtumia ja koulutuksia. 

Ilmoittautumiset ja osallistujien henkilötiedot voidaan kerätä sähköisesti allekirjoitettavalla verkkolomakkeella. Tarvittaessa tiedot voidaan siirtää lomakkeelta konekielisesti omiin järjestelmiin. 

2. Jäseneksi liittyminen ja jäsentietojen muutokset ja lisäykset

Jäsenten tiedot ja niihin tulevat muutokset kerätään Visma Signin sähköisesti allekirjoitettavalla lomakkeella, jossa käytetään vahvaa tunnistautumista. Tämän ansiosta tiedetään varmuudella, kuka on liittynyt jäseneksi, tehnyt muutokset tai ilmoittanut lomakkeella kerättävät tiedot (esimerkiksi tilinumeron). 

3. Yhteistyösopimuksiin liittyvät asiakirjat

Kumppanien kanssa tehtävät yhteistyösopimukset ynnä muut juoksevat asiat hoituvat juridisesti pätevästi sähköisellä allekirjoituksella. 

Käytännössä asiakirjasta tehty PDF-dokumentti ladataan Visma Signiin allekirjoitettavaksi ja sieltä se lähetetään allekirjoituskierrokselle. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet dokumentin, saavat allekirjoittajat sen omaan sähköpostiinsa. 

4. Hankintasopimusten allekirjoitukset

Esimerkiksi IT-palveluihin liittyvät sopimukset voidaan allekirjoittaa nopeasti, vaikka osapuolet olisivat fyysisesti eri puolilla Suomea. 

5. Vuokrasuhteen hoitoon liittyvät dokumentit

Liitot harjoittavat usein myös vuokraustoimintaa. Visma Sign -tili palvelee myös tässä, kun asiakas voidaan tunnistaa ja vuokrasopimukset allekirjoittaa sähköisesti. Myös henkilötietojen muutokset ja vuokrasopimusten irtisanominen hoituvat sähköisellä lomakkeella.

Visma Sign suoraviivaistaa edunvalvontaa ja työsuhteiden hallintaa

Liitot valvovat ja ajavat jäsenten etuja. Esimerkiksi ammattiliittojen edunvalvonnassa ja riitatilanteiden ratkomisen yhteydessä muodostuu valtava määrä allekirjoitettava dokumentteja. Visma Sign on juridisesti pätevä tapa myös näiden dokumenttien allekirjoittamiseen. 

Visma Signissa on valmiit integraatiot dokumentinhallintajärjestelmiin, kuten M-Files ja Therefore. Tämä tarkoittaa, että jos käytössä on tällainen järjestelmä, voidaan sieltä lähettää dokumentteja suoraan allekirjoituskierrokselle. Prosessit suoraviivaistuvat merkittävästi, kun dokumentteja ei tarvitse erikseen ladata eri paikkoihin. 

Myös henkilöstön työsopimuksiin liittyvät asiakirjat voidaan allekirjoittaa sähköisesti Visma Signissa. 

Järjestelmässä on valmis integraatio muun muassa Saima HR -järjestelmään ja tarvittaessa integraatio voidaan rakentaa moneen muuhunkin järjestelmään API-rajapinnan avulla. Integraatioiden ansiosta kaikki työsuhteisiin liittyvät dokumentit – työsopimukset, muutokset työsopimuksiin ja kehityskeskustelut – voidaan allekirjoittaa sähköisesti.