Visma Sign on Pohjoismaiden tunnetuin sähköisen allekirjoituksen palvelu

Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa toteutetun yrityskyselyn perusteella Visma Sign on Pohjoismaiden tunnetuin sähköisen allekirjoituksen palvelu. Suomessa Visma Sign on selkeä markkinajohtaja. Maksullista palvelua käyttävistä yrityksistä 36% käyttää Visma Signia. Toisena olevaa Adobe Signia käyttää 8 % vastaajista. Ruotsissa ja Norjassa kilpailu on kireämpää. Ruotsissa käytetyin on Scrive (10 %) ja Visma Sign toisena (8 %). Norjassa Visma Sign on tasoissa Adoben kanssa 11 %:n osuudella.

Sähköisen allekirjoituksen käyttö lisääntyi merkittävästi vuonna 2020, kun maailma siirtyi pandemian myötä monella saralla etämoodiin. Visma Sign nousi silloin Suomen suosituimmaksi sähköisen allekirjoituksen palveluksi. Kaksi vuotta myöhemmin se on noussut Suomen lisäksi myös Ruotsin ja Norjan tunnetuimmaksi sähköisen allekirjoituksen palveluksi.

Visma Sign on selkeästi tunnetuin sähköisen allekirjoituksen palvelu Suomessa. Sillä on ylivoimaisesti korkein tietoisuus (66 %), sen käyttöönottoa harkitaan eniten (50 %) ja se on suosituin valinta (33 %).

Myös Norjassa Visma Sign on vahvistanut asemaansa ja on nyt tunnetuin (35 %), eniten harkittu (22 %) ja suosituin (19 %) sähköinen allekirjoituspalvelu.

Ruotsissa Visma Sign kilpailee tunnettuudesta hyvin tiiviisti Adobe Signin kanssa. 30 % kyselyyn vastanneista yrityksistä tunsi Visma Signin ja Adobe Signin. Sen sijaan Visma Sign päihittää kilpailijansa muilla kyselyn mittareilla mitattuna. Visma Signin käyttöönottoa harkitsee 19 % (Adobe Sign 14 %) ja 14 % pitää sitä parhaana valintana Ruotsin markkinoilla (Adobe Sign 7 %).

Vaikka Adobe Sign on vahvistanut asemaansa vuoden 2020 kyselyn jälkeen, on se edelleen kaukana Visma Signista kaikilla KPI-mittareilla. Seuraavaksi tunnetuimmiksi sähköisen allekirjoituksen palveluiksi kyselyssä nousivat DocuSign ja Signicat.

Sähköisen allekirjoituksen suosio kasvussa

Sähköistä allekirjoitusta käyttää Suomessa ja Norjassa noin 55 % yrityksistä, Ruotsissa 39 %. Niissä yrityksissä, joissa sähköistä allekirjoitusta käytetään, palvelun käyttö on lisääntynyt ja käyttöä aiotaan edelleen lisätä. Sekä Suomessa että Norjassa yli 60 % sähköistä allekirjoitusta käyttävistä yrityksistä aikoo lisätä sen käyttöä. Ruotsissa käyttöä aikoo lisätä noin 46 % yrityksistä.

Sähköistä allekirjoitusta voi hyödyntää kaikissa yrityksen dokumenteissa. Käyttötarkoituksen suosio vaihtelee Pohjoismaissa hieman.

Suomessa sitä käytetään eniten myynnissä, esimerkiksi kauppakirjojen allekirjoittamiseen. Toiseksi eniten sitä käytetään yhteistyösopimuksiin ja kolmanneksi eniten hallinnollisissa dokumenteissa, kuten hallitusten kokouspöytäkirjojen ja tilinpäätösten allekirjoittamiseen.

Ruotsissa yleisin käyttötarkoitus on yhteistyösopimukset, toiseksi yleisin hallinnolliset dokumentit ja kolmanneksi myynnin asiakirjat. Norjassa sähköistä allekirjoitusta hyödynnetään eniten hallinnollisten dokumenttien, toiseksi eniten laillisten asiakirjojen ja kolmanneksi henkilöstöhallinnon dokumenttien allekirjoittamiseen.

Kyselyn perusteella merkittävimmät syyt olla ottamatta sähköistä allekirjoitusta käyttöön ovat allekirjoitettavien dokumenttien vähäinen määrä ja yrityksen pieni koko.

Tietoturva tärkeimpiä syitä käyttää

Kysyttäessä tärkeimpiä sähköisen allekirjoituspalvelun valintakriteereitä nousi kaksi ominaisuutta selkeästi esiin kaikissa kolmessa maassa. Jos yritys olisi hankkimassa sähköisen allekirjoituksen palvelua, sen olisi oltava tietoturvallinen ja helppokäyttöinen.

Visma Signin vahvaa asemaa markkinoilla selittänee ainakin osin se, että sitä pidetään juurikin luotettavana, turvallisena ja vaivattomana käyttää. Nämä ominaisuudet nousivat kolmen kärkeen lähes kaikissa kyselyn maissa, kun kysyttiin, mitä ominaisuuksia vastaaja liittää Visma Signiin.

Kyselyssä selvitettiin myös Pohjoismaisten yritysten dokumenttien hallintaa laajemmin. Näyttää siltä, että vaikka asiakirjojen allekirjoituksessa tietoturvaa pidetään tärkeänä, niiden säilytyksessä se ei ole yhtä tärkeää.

Suomessa ja Ruotsissa suurin osa dokumenteista arkistoidaan paperisena mappeihin (Suomi 63 %, Ruotsi 52 %). Norjassa mappeihin säilöö dokumenttejaan vain vain 29 % yrityksistä. Norjassa yleisin tapa säilyttää yrityksen tärkeät dokumentit on tietokoneen kovalevy (34 %). Suomessa (50 %) ja Ruotsissa (47 %) se on toiseksi yleisin tapa. Usein yrityksissä käytetään useaa eri arkistointitapaa.

Tietoturvallisin vaihtoehto, pilvipalvelu, on yleisimmin käytössä Norjassa, missä 29 % yrityksistä ilmoitti käyttävänsä sitä yhtenä vaihtoehtona. Suomessa pilvipalvelua käyttää 19 % ja Ruotsissa 10 % yrityksistä.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.