Näin Visma Sign -integraatio tehostaa arkea rooleittain

Integraatio Visma Signiin on paljon enemmän kuin pelkkä lisäosa. Oikein toteutettuna se tarjoaa kilpailuetua, varmuutta ja helppoutta niin kumppanille kuin loppuasiakkaalle. Kun sähköiset allekirjoitukset sujuvat osana yrityksen jo käytössä olevia järjestelmiä, säästyy aikaa ja hermoja niin HR-asiantuntijoilta, myyjiltä, johdolta kuin organisaation juridiikasta vastaavilla henkilöillä.

Tässä blogissa kerromme konkreettisesti, miksi juuri nyt on erinomainen hetki liittää Visma Sign osaksi teidän omaa sovellusta ja miten eri roolit loppuasiakkaissa siitä käytännössä hyötyvät. Voit tutustua tarkemmin valmiisiin integraatioihin ja kumppanimalliin sivuiltamme sekä lukea rajapintojen dokumentaatiosta.

HR: sujuvat työsopimukset ja moderni työntekijäkokemus

Miten HR hyötyy?

• HR-järjestelmästä (esim. Sympa, Saima, Personec F ESS) lähetetään työsopimus suoraan allekirjoitukseen. Ei enää PDF:n tallentamista ja siirtelyä eri ohjelmistojen välillä.
• Sopimus tallentuu automaattisesti haluttuun paikkaan – joko takaisin HR-järjestelmään tai Visma Signin arkistoon.
• Uudet työntekijät saavat positiivisen ensivaikutelman, kun rekrytointiprosessi soljuu nopeasti, ja vaikkapa etätyötä tekevä kandidaatti voi allekirjoittaa sopimuksen minuuteissa.

Miksi tämä on tärkeää?

• Työsuhteen aikana sopimuksia päivitetään usein esimerkiksi roolin vaihtuessa tai osa-aikajärjestelyiden tullessa ajankohtaisiksi. Kun kaikki versiot tallentuvat samaan järjestelmään, HR-tiimin on helppo löytää ja ylläpitää ajantasaiset dokumentit.
• Ajan säästö ja sujuva kokemus vahvistavat myös työnantajamielikuvaa – tämä on iso etu varsinkin kilpailulla työmarkkinalla.

Myynti: tarjous sisään, allekirjoitus ulos – nopeasti

Miten myynti hyötyy?

• Sopimukset, tarjoukset ja laskutusalustat toimivat yhdessä: CRM-järjestelmästä lähetetään allekirjoituskutsu muutamalla klikkauksella.
• Suurin osa Visma Signin allekirjoituksista hoituu 24 tunnin sisällä – kun sopimus saadaan verkon yli vahvalla tunnistautumisella, viiveet pysyvät minimissä.
• Kaikki allekirjoitetut dokumentit tallentuvat myynnin järjestelmään automaattisesti, eikä niitä tarvitse erikseen “metsästää” eri kansioista tai sähköposteista.

Miksi tämä on tärkeää?

• Kun myyntitiimillä on aina käytössään oikea hinnasto ja ajantasaiset sopimusehdot, vältytään kiusallisilta “unohdin päivittää version” -virheiltä.
• Myyntiputki virtaviivaistuu, kun kaupan klousaamisen jälkeen prosessi etenee saman tien eteenpäin (esim. laskutus, toimitus, onboarding).

Johto: riskienhallinta ja läpinäkyvyys varmistettu

Miten johtajat hyötyvät?

• Automaattiset ja turvatut prosessit vähentävät inhimillisten virheiden riskiä. Kaikki on lokitiedon kautta todennettavissa, jos jotain täytyy jälkikäteen tarkistaa.
• Vahva tunnistautuminen (pankkitunnukset, mobiilivarmenne) varmistaa, että allekirjoittaja on aidosti se henkilö, jona hän esiintyy. Tämä parantaa prosessin tietoturvaa ja vahvistaa yrityksen luotettavuutta.
• Skaalautuva ratkaisu sopii myös kasvaville ja kansainvälistyville organisaatioille – integraatio pysyy mukana, vaikka bisnes laajenisi uusiin maihin.

Miksi tämä on tärkeää?

• Yrityksen johto voi luottaa, että sopimukset säilyvät yhtenäisessä hallintajärjestelmässä, josta ne löytyvät nopeasti.
• Säädösten ja ohjeistusten (esim. GDPR) noudattaminen on sujuvampaa, kun prosessi on jo valmiiksi automatisoitu ja turvallinen.

Lakiasiantuntija: varmaa juridista pohjaa ja uusimmat ehdot aina käytössä

Miten lakitiimi hyötyy?

• Järjestelmän avulla voidaan luoda ja tallentaa lomakkeita, joilla voi kätevästi kerätä asiakkuuteen ja toimeksiantoon liittyvät tiedot.
• Jokainen allekirjoitustapahtuma on jäljitettävissä: kuka, missä ja milloin on allekirjoittanut. Samalla poistuvat riitatilanteet tyyliin “en ole tuota sopimusta nähnytkään”.
• Vahva tunnistautuminen todentaa allekirjoittajan henkilöllisyyden – kriittistä etenkin sopimuksissa, joissa on merkittäviä taloudellisia tai oikeudellisia vastuita.

Miksi tämä on tärkeää?

• Sopimukset pysyvät aina organisaation omassa hallinnassa, vaikka työntekijät vaihtuisivat tai oma IT-ympäristö uudistuisi.
• Laadukas dokumentinhallinta on erityisen tärkeää, kun yrityksen toimintaa tarkastellaan (due diligence) tai kun yritystä ollaan myymässä tai ostamassa. Sen avulla voit varmistaa, että kaikki sopimukset ovat varmasti allekirjoitettuja ja lain edellytysten mukaisia. 

Lisää arvoa ja kasvua kumppanille: erottuva palvelu ja syvempi asiakassuhde

Digiajan asiakkaat edellyttävät nopeita, turvallisia ja selkeitä prosesseja. Sopimusten, rekrytointien ja virallisten dokumenttien allekirjoitus ei ole enää “nice to have”, vaan standardi. 

Kun otat Visma Sign -integraation osaksi omaa ratkaisua, erottaudut kilpailijoista ja teet palvelustasi houkuttelevamman. Asiakkaidesi ei tarvitse poukkoilla eri työkalujen välillä, vaan he hoitavat allekirjoitukset suoraan tutusta järjestelmästä nopeasti vahvalla tunnistautumisella.

Samalla voit kasvattaa omaa liiketoimintaasi. Sähköinen allekirjoitus tarjoaa lisäpalvelun, josta voi kertyä toistuvia tuottoja joko provisioiden kautta tai osana ratkaisun hinnoittelua. Kun asiakkaiden tärkeät prosessit (kuten sopimushallinta) hoituvat sujuvasti järjestelmäsi sisällä, he eivät juurikaan harkitse vaihtamista muualle. Lopputuloksena saat vahvemman asiakaspysyvyyden, laajemman palvelutarjonnan ja uudenlaista kilpailuetua.

Mikä tekee Visma Sign -integraatiosta kumppanille erityisen?

• Valmiit rajapinnat tekevät kehitystyöstä suoraviivaista. Rakennat integraation kerran, jonka jälkeen voit monistaa toiminnallisuuden kaikille asiakkaillesi.
• Kumppanuusmalli on suunniteltu niin, että se tukee molemminpuolista kasvua – meillä ei ole aloitusmaksuja tai vuotuisia kumppanimaksuja.
• Integraatiosivulta näet valmiiksi toteutettuja ratkaisuja eri toimialoilta. Kumppanin näkökulmasta tämä on myös hyvä tapa vakuuttaa omat loppuasiakkaat: “Tätä ratkaisua käyttävät jo kymmenettuhannet yritykset.”

Jo yli 70 000 yritystä ja organisaatiota luottaa Visma Signiin, joten on hyvin mahdollista, että monet nykyisistäkin asiakkaistasi käyttävät palveluamme. Integroimalla Visma Signin omaan ratkaisukokonaisuuteesi tarjoat heille entistä sujuvamman arjen ja erotut markkinoilla kilpailijoista, jotka eivät tätä mahdollisuutta hyödynnä.

Kun haluat ottaa seuraavan askeleen, ota yhteyttä meihin. Tarjotamme ratkaisun, joka nostaa tehokkuuden ja asiakastyytyväisyyden uudelle tasolle. Integraatio Visma Signiin antaa sinulle ja asiakkaillesi varmuutta, modernin käyttökokemuksen ja sujuvat prosessit.

Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.