Kootut vinkit tehokkaaseen sopimusten hallintaan
Vain harvalla yrityksellä on täydellinen hallinta omista sopimuksista ja erilaisista sitoumuksista niin, että kaikki tieto on selkeästi dokumentoituna yhteen paikkaan ja aina sopimuksiin liittyvien henkilöiden saatavilla. Tämä johtaa helposti väärinkäsityksiin, arjen hitaisiin prosesseihin ja joissain tapauksissa jopa kriittisten tietojen katoamiseen.
Aarni Honkaniemi, Visma Signin tuotepäällikkö, antaa parhaat vinkit turvalliseen, toimivaan ja tehokkaaseen sopimusten hallintaan.
Tee allekirjoittaminen mahdollisimman helpoksi
Nykypäivänä harvat haluavat tulostaa, allekirjoittaa, skannata ja postittaa sopimusta tai mitään muutakaan asiakirjaa. Yhä useamman kohdalla siitä on tullut myös hankalaa. Viimeistään nyt on aika siirtyä sähköiseen allekirjoittamiseen ja mahdollistaa sopiminen samantien. Samalla varmistat, että yrityksen sopimukset jäävät talteen digitaaliseen muotoon jo heti alusta alkaen.
Vahvista allekirjoittajien henkilöllisyys
Kun laadit sopimuksia ja lähetät ne eteenpäin, pyri aina vahvistamaan allekirjoittajien henkilöllisyys allekirjoituksella, joka perustuu vahvaan tunnistautumiseen. Tämä on yksinkertainen tapa tehdä sopimisesta turvallista ja todennettavaa. Sähköisellä allekirjoituspalvelulla varmistat myös, ettei allekirjoitettua sopimusta voida muuttaa millään tavalla jälkikäteen.
Varmista laadukas arkistointi
Sopimuksen tulee olla helposti löydettävissä allekirjoittamisen jälkeen, mutta sen pitää silti pysyä turvallisesti säilössä, sillä asiakirjassa voi olla mukana arkaluonteisia liiketoimintatietoja tai esimerkiksi GDPR-lain alaisia henkilötietoja. Turvallisen säilyttämisen lisäksi on hyvä varmistaa, että yrityksen sisällä vain asianomaisilla henkilöillä on pääsy asiakirjoihin – silloin kun he niitä tarvitsevat.
On myös tärkeää huomioida, ettei mikään saa jäädä vain yksittäisen henkilön taakse. Ilman sähköistä arkistoa ja sopimusten hallintaa useat asiakirjat jäävät edelleen saavuttamattomiin esimerkiksi yksittäisen työntekijän sähköpostiin.
Pidä huolta sopimusten määräajoista
Valitettavan usein yritykset unohtavat sopimusten uusimisen tai jättävät sen viime tinkaan. On mahdollista, että asiasta vastannut henkilö on vaihtanut työnantajaa ja tieto tiettyjen sopimusten uusimisen tarpeesta on samalla kadonnut. Tämä voi johtaa esimerkiksi asiakkuuksien menettämiseen tai hankaluuksiin yhteistyökumppanin kanssa. Tilanne voi olla myös päinvastainen: koska määräaikaa ei tiedetä, sopimus unohdetaan purkaa ajoissa.
Älä tyydy suullisiin sopimuksiin
Monet pienten ja keskisuurten yritysten edustajat tekevät ammatillisia sopimuksia myös ystävien, perheen ja pitkäaikaisten liiketoimintatuttujen kanssa. Tällöin on helppo ajatella, että kättely riittää vahvistamaan sopimuksen ja yksityiskohdat pysyvät kaikkien muistissa. Erilaiset tulkinnat ja tilanteet voivat tuoda mukanaan yllätyksiä ja hankaluuksia kenen tahansa liiketoimintaan, joten kirjallinen sopimus sähköisessä muodossa on aina hyvä olla olemassa vahvistamassa sovitut asiat.
Vie vinkit toteutukseen kerralla
Haluatko toteuttaa vinkit kerralla Visma Signin avulla? Saat yritystilin käyttöön muutamassa minuutissa.
Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.
