Tältä näyttää sopimusten hallinnan ja sähköisen allekirjoittamisen tulevaisuus – viisi trendiä, jotka yrityksen on hyvä ymmärtää
Sähköinen allekirjoittaminen ja sopimusten hallinta on jo arkipäivää valtaosassa Suomen yrityksistä.
Visma Signin pohjoismaisen tutkimuksen mukaan 57 % suomalaisista yrityksistä käyttää digitaalisia palveluita sopimusten allekirjoittamiseen. Erityisen ahkerasti sähköistä allekirjoitusta hyödynnetään myynnissä ja henkilöstöhallinnossa sekä yrityksen arjen pyörittämiseen liittyvien sopimusten solmimisessa.
Yritysten ja niiden asiakkaiden tarpeet, digitaaliset innovaatiot sekä lainsäädäntö kehittyvät jatkuvasti, ja sopimusten hallinta elää niiden mukana. Tässä artikkelissa esittelemme viisi tärkeintä trendiä, jotka muokkaavat sopimusten hallinnan ja sähköisen allekirjoittamisen tulevaisuutta juuri nyt. Jaamme myös vinkit, joiden avulla yrityksesi sopimusten hallinta pysyy varmasti kehityksen mukana.
1: Datan sijainnilla on väliä
Globaali epävarmuus ja ailahteleva geopoliittinen tilanne huolestuttavat kaikenlaisten yritysten päättäjiä. OP:n Yrityspulssin mukaan 60 % suomalaisyrityksistä arvioi, että kansainvälisen tilanteen muutokset luovat riskejä niiden toiminnassa. Suomalaisyrityksissä ollaan ylipäätään selvästi muita pohjoismaita huolestuneempia geopoliittisesta epävarmuudesta, kertoo puolestaan Azetsin selvitys.
Epävarmassa ja alati muuttuvassa maailmassa ei ole yhdentekevää, missä yrityksen tärkeimpiä dokumentteja säilytetään. Jos palveluntarjoajan käyttämät palvelimet sijaitsevat maassa, jossa sääntely on löyhempää kuin EU-alueella, voi yrityksen ja sen asiakkaiden tietosuoja vaarantua. Pääsy ulkomaisilla palvelimilla olevaan tietoon voi myös rajoittua tai tietojen palauttaminen Suomeen muuttua hankalammaksi geopoliittisen tilanteen kiristyessä.
Visma Signiin tallennetut dokumentit sijaitsevat aina fyysisesti Suomessa palveluntarjoajien konesaleissa. Yhteistyössä konesalipalveluntarjoajien kanssa varmistamme, että Visma Signiin tallennettu tieto pysyy turvassa mahdollisista poikkeusoloista huolimatta.
→ Selvitä, missä sähköisesti allekirjoitetut sopimukset säilytetään ja varmista, että niitä käsitellään turvallisesti ja lainsäädännön mukaan.
2: EU-asetus tuo digilompakon ja yhtenäistää pelisääntöjä
Euroopan unionin eIDAS-asetus (electronic Identification, Authentication and trust Services) loi pohjan sähköisille allekirjoituksille ja aikaleimoille yli kymmenen vuotta sitten. Vuonna 2024 tuli voimaan sen uusi versio, eIDAS 2.0, joka vahvistaa sähköisten allekirjoitusten oikeudellista asemaa ja yhdenmukaistaa sen standardit koko EU:n alueella.
Asetus tuo mukanaan merkittävän uudistuksen: eurooppalaisen digitaalisen identiteettilompakon eli digilompakon, joka otetaan käyttöön koko EU-alueella vuoteen 2026 mennessä.
Digilompakko on mobiilisovellus, jonka avulla henkilöt voivat tunnistautua sähköisesti palveluihin, jakaa ja hallita henkilötietojaan sekä allekirjoittaa asiakirjoja sähköisesti. EU-maiden on tarjottava digilompakko kansalaisilleen viimeistään joulukuussa 2026. Digilompakon käyttö on täysin vapaaehtoista, mutta EU-kansalaisilla on oikeus käyttää sitä palveluissa tunnistautumiseen ja sähköisten allekirjoitusten tekemiseen.
Visma Sign on sitoutunut eIDAS-asetuksen vaatimuksiin ja kehittää palveluaan niiden mukaisesti.
→ Varmista, että käyttämäsi allekirjoituspalvelu pysyy kehityksen mukana ja noudattaa eIDAS 2.0 -asetusta.
3: Integraatiot ja tekoäly tulevat osaksi sopimusten hallintaa
Sähköinen sopimusten hallinta voi olla paljon muutakin kuin vain nimien laittamista papereihin digiympäristössä ja dokumenttien tallentamista. Parhaimmillaan se on keskeinen osa tehokasta ja pitkälle automatisoitua liiketoimintaa.
Kun sähköisesti allekirjoitettu sopimus siirtyy automaattisesti CRM:ään tai taloushallinnon järjestelmään, prosessit nopeutuvat, virheiden määrä vähenee ja tieto on saatavilla helposti yhdestä paikasta. Integraatiot ovat edelleen alihyödynnetty mahdollisuus sähköisissä allekirjoituksissa: vain 40 % sähköisiä allekirjoituksia hyödyntävistä yrityksistä on liittänyt sopimukset osaksi liiketoiminnan muita järjestelmiä, kertoo Visma Signin pohjoismainen trendiraportti.
Myös tekoäly tehostaa sopimusten hallintaa. Tekoälyn avulla voi luonnostella dokumentteja, laatia sopimusten tiivistelmiä, automatisoida prosesseja tai esimerkiksi varmistaa, että voimassa olevat sopimukset ovat vaatimustenmukaisia. Trendiraporttimme mukaan pohjoismaiset yritykset ovat kiinnostuneita tekoälyn mahdollisuuksista: 75 % isoista yrityksistä tutkii parhaillaan sen käyttöä sopimusten hallinnassa.
→ Ota tehot irti sähköisestä allekirjoittamisesta yhdistämällä sopimukset liiketoiminnan keskeisiin järjestelmiin.
4: Tietoturva on sekä odotusarvo että kilpailuetu
Tietoturva on elintärkeää kaikenkokoisille yrityksille. Asiakkaat vaativat yrityksiltä vastuullisuutta: Adobe Digital Trends -raportin mukaan 88 % kuluttajista odottaa, että yritykset käsittelevät heidän henkilötietojaan turvallisesti, mutta vain 49 % yrityksistä pystyy vastaamaan tähän odotukseen.
Turvallisuus on keskeinen osa sähköistä sopimusten hallintaa. Visma Signin trendiraporttikyselyyn vastanneista yrityksistä neljännes kertoi, että tietoturvaan liittyvät huolet hidastavat sopimusprosessien digitalisointia.
Sähköinen allekirjoittaminen on paperia ja kynää turvallisempaa, sillä se mahdollistaa vahvan tunnistautumisen ja yksityiskohtaisen jäljitettävyyden. Kaikki Visma Signiin ladatut asiakirjat ja tiedot ovat salattuja niin siirtojen kuin säilytyksen aikana. Automaattiset tietoturvatarkastukset ja säännölliset auditoinnit varmistavat, että yritysten ja näiden asiakkaiden tiedot pysyvät turvassa.
→ Vastaa asiakkaiden vaatimuksiin tarjoamalla turvallinen tapa allekirjoittaa sopimuksia ja vaadi vahvaa tunnistautumista aina kun se on tarpeen.
5: Allekirjoitukset ovat osa asiakas- ja työntekijäkokemusta
Kilpailu asiakkaista ja parhaista työntekijöistä käy ennennäkemättömän kovana, ja molemmat ryhmät vaativat yrityksiltä entistä tehokkaampia prosesseja ja parhaita digitaalisia työkaluja. Adobe Digital Trends -raportin mukaan 77 % asiakkaista odottaakin saumatonta ja sujuvaa asiointia eri digitaalisissa kanavissa.
Sähköiset allekirjoitukset rakentavat niin asiakas- kuin työntekijäkokemusta. Se, että sopimuksen allekirjoittamiseksi ei tarvitse lähteä paikan päälle vaan tarjolla on helppo ja turvallinen tapa allekirjoittaa, luo positiivista mielikuvaa ja lisää luottamusta. Erityisen tärkeää sekä asiakkaille että työntekijöille on, että sopimuksia voi allekirjoittaa myös mobiililaitteella.
Visma Signin trenditutkimuksen kyselyyn vastanneista suomalaisyrityksistä yli puolet arvioi, että asiakaskokemus vaikuttaa ratkaisevasti siihen, miten sopimusten hallintaa kehitetään seuraavan vuoden aikana. Avainasemassa ovat helppous, sujuvuus ja turvallisuus.
→ Tee sopimusten allekirjoittamisesta vaivatonta ja sujuvaa. Varmista, että allekirjoituksen voi tehdä myös mobiililaitteella.
Haluatko tehdä yrityksesi sopimusten hallinnasta ja sähköisestä allekirjoittamisesta tehokkaampaa ja turvallisempaa?
Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.
