Sähköinen allekirjoitus kasvattaa kiinteistö- ja rakennusalan tuottavuutta
Kuka maksaa paperitöihin – kuten allekirjoitettavien asiakirjojen laatimiseen ja allekirjoitusten keräämiseen – kuluneen aikasi? Jäikö urakkasopimuksesi jumiin, kun allekirjoittaja ei päässyt paikan päälle allekirjoittamaan papereita? Veikö erilaisten lomakkeiden täyttäminen taas leijonanosan työajastasi?
Usein paperitöihin käytettävä aika on näkymätöntä. Näkymättömyys ei kuitenkaan tarkoita sitä, että ajan kuluttaminen hallinnolliseen työhön ei olisi yrityksesi tuottavuuden kannalta merkityksetöntä kustannuksista puhumattakaan. Aikaa ja rahaa kuluu, ja pahimmassa tapauksessa näille “täysin turhille” paperitöille löytyy aikaa vasta, kun työpäivä on jo päättynyt.
Tiesithän, että kaikki nämä ongelmat ovat helposti ratkaistavissa sähköisen allekirjoittamisen avulla.
Mitä kiinteistö- ja rakennusalan asiakirjoja voi allekirjoittaa sähköisesti?
Sopimusten ja asiakirjojen kirjo on lähes ääretön. Sähköisesti voit allekirjoittaa esimerkiksi:
- Työsopimukset
- Kauppakirjat
- Valtakirjat
- Isännöitsijäntodistukset
- Myyntisopimukset
- Urakkasopimukset
- Tarjoukset
- Hallituksen kokouspöytäkirjat
- Panttaussopimukset ja -todistukset
Sen lisäksi, että voit lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi, voit myös kerätä tarvitsemasi tiedot sähköisesti allekirjoitettavalla lomakkeella. Paperilomakkeiden täyttämisen sijaan keräät tarvitsemasi tiedot sähköisesti, pyydät allekirjoituksen saman tien ja siirrät tiedot lomakkeelta suoraan yrityksesi omiin järjestelmiin.
Sähköistä allekirjoituspalvelua hyödyntämällä varmistat samalla, että kaikki sovittu pysyy saatavillasi ja arkistoituna sähköisessä muodossa. Voit milloin tahansa varmistaa helposti sovitut yksityiskohdat ja hallitset suuriakin sopimusmassoja vaivatta.
Minimoi riskit, tiedä mitä olet sopinut ja hoida asiat nopeasti
Hoitamalla sopimuksiin ja asiakirjoihin liittyvät prosessit yhdessä palvelussa ilman kynää, paperia tai mappeja minimoit sopimusriskejä, kun kirjallisiin sopimuksiin pääsee käsiksi mahdollisimman vähän välikäsiä. Epäselvyyksiä sopimusprosesseissa ei myöskään enää synny, kun sopimukset ovat vain ennalta valittujen osapuolten nähtävissä ja allekirjoitettavissa.
Sähköisesti allekirjoitettu asiakirja on juridisesti täysin pätevä ja helposti jäljitettävissä. Toisin sanoen sähköisesti allekirjoitettu dokumentti on paperista versiotaan turvallisempi vaihtoehto, joka varmistaa myös, että asiakirjaa ei muokata missään vaiheessa sopimista huomaamatta.
Sähköisiin allekirjoitusprosesseihin siirtymisessä on lukemattomia erilaisia etuja: Kun sinun ei tarvitse tulostaa kymmensivuisia sopimuksia ja odotella niitä useiden eri sopijapuolten hyväksymiskierroksilta, saat yrityksesi suuret rakennusprojektit entistä nopeammin käyntiin.
Visma Signilla voit kerätä allekirjoitukset missä ja milloin tahansa. Asiakirjojen allekirjoittajan ei tarvitse olla fyysisesti samassa paikassa kuin sinä vaan allekirjoittaminen sujuu päätelaiteriippumattomasti – niin mobiililaitteella, tabletilla kuin tietokoneella.
Esimerkiksi vuokrasopimuksen solmiminen toisella paikkakunnalla asuvan vuokralaisen kanssa onnistuu entistä tehokkaammin, kun allekirjoittaminen tapahtuu sähköisen palvelun avulla. Tämän on huomannut myös OVV Asuntopalvelut, jotka keräävät allekirjoitukset vuokrasopimuksiin parhaimmillaan viidessä minuutissa aiemman usean päivän odottelun sijaan.
Tämän lisäksi sähköinen allekirjoittaminen ei tunne maantieteellisiä rajoituksia: Sähköisen tunnistautumisen eri muodot mahdollistavat allekirjoitusten keräämisen ympäri maailman. Sujuvoitat asiakastyötä ja parannat asiakaskokemusta, kun allekirjoittaminen on molemmille osapuolille nopeaa ja vaivatonta.
Näiden ohessa lisäät sovittujen asioiden läpinäkyvyyttä ja löydettävyyttä, kun kaikki pysyy tallessa sähköisessä muodossa myös allekirjoittamisen jälkeen. Voit esimerkiksi hyödyntää valmiita hakunäkymiä, jotka nostavat kiinnostavimmat tiedot nähtävillesi heti. Haluaisitko esimerkiksi nähdä kaikki tänä vuonna tehdyt myyntisopimukset tai tarjoukset parilla klikkauksella?
Kerää allekirjoitukset ja arkistoi asiakirjat – kaikki yhdellä palvelulla
Visma Signin käyttö on nopeaa ja mutkatonta. Lataa allekirjoitettava dokumentti järjestelmään, lisää allekirjoittajat ja lähetä allekirjoituskutsu sähköpostin tai tekstiviestin välityksellä allekirjoittajille.
Asiakirjan allekirjoittajat vahvistavat henkilöllisyytensä haluamallasi tavalla – joko vahvasti tai kevyesti tunnistautuneena – ja allekirjoittavat asiakirjan välittömästi. Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan, siirtyy dokumentti automaattisesti sähköiseen muotoon.
Haluatko nähdä, miten palvelu toimii käytännössä?
Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.
