Ota nämä asiat huomioon sopimusneuvotteluissa

Sopimus koostuu pelkistettynä tarjouksesta ja siihen annetusta vastauksesta. Yritysten välisissä sopimuksissa sopimusta edeltää kuitenkin usein neuvottelut, joissa tarjous ja siihen annettu vastaus muotoutuvat lopulliseksi sopimukseksi, ja sisältö kirjataan varsinaiseksi sopimusdokumentiksi. Neuvottelutaitoja voi ja kannattaa kehittää, sillä se lisää yrityksen mahdollisuuksia onnistua sopimuksissaan mahdollisimman hyvin.

Tässä juristi Elina Koivumäen vinkkejä, joilla todennäköisyydet hyvään lopputulokseen paranevat.

Selkeät tavoitteet ja ennakkovalmistelu

Sopimusneuvotteluja käyvillä on oltava selkeästi tiedossa edustamansa yhtiön olennaiset tavoitteet, sekä toissijaiset tavoitteet, joista voidaan tarvittaessa joustaa neuvotteluissa. Ennen neuvotteluja on tarpeen keskustella sisäisesti avainhenkilöiden kanssa siitä, mitkä ehdot ovat neuvoteltavissa ja mitkä eivät.

Ennakkovalmisteluissa kannattaa lisäksi pyrkiä selvittämään toisen osapuolen tavoitteet, sopimusmenettelyt, neuvottelutavat sekä neuvotteluihin liittyvät oikeat henkilöt. Näin pystytään rakentamaan realistisia odotuksia neuvottelujen lopputuloksesta ja valmistautumaan mahdollisiin haasteisiin ennakolta.

Avoin viestintä ja yhteistyö

Neuvottelujen aikana on suositeltavaa ylläpitää avointa vuoropuhelua osapuolten välillä. Hyvä viestintä edistää yhteisymmärrystä ja luottamusta, mikä voi nopeuttaa neuvottelujen kulkua. Tärkeää on paitsi kuunnella aidosti neuvottelukumppanin näkemyksiä, myös osoittaa ymmärrystä ja harkita kompromisseja siellä, missä se on mahdollista ilman, että yrityksen keskeiset tavoitteet vaarantuvat.

Omien näkökulmien perustelu kannattaa tehdä vaikutusten kautta: mikä merkitys on sillä, että emme jousta ydinkohdista tai mikä vaikutus sillä on, jos meidät pakotetaan suostumaan suurempiin joustoihin? Tämänkaltaisilla perusteluilla luot vastapuolelle ymmärryksen oman kantasi painoarvosta ja merkityksestä myös tulevalle sopimuksen mukaiselle toiminnalle. Erityisesti asiakkuus- / yhteistyösopimuksissa on tärkeää ottaa huomioon vaikutus osapuolten motivaatioon ja sitoutumiseen, jos toinen pakotetaan myöntymään itselleen olennaisessa asiassa tahdottua enemmän.

Neuvottelutaktiikat: kynnyskysymykset ja neuvotteluvara

Sopimusneuvotteluihin valmistautuessa kannattaa aina tunnistaa niin sanotut “deal breaker” -asiat eli ehdot, joista ei voida joustaa. Usein nämä liittyvät hinnoitteluasioihin, kilpailukieltorajauksiin tai vahingonkorvausvastuisiin. On kriittistä, että nämä kynnyskysymykset ovat selvillä kaikilla neuvotteluihin osallistuvilla henkilöillä, jotta vältytään tilanteilta, joissa yrityksen edustajat antavat keskenään ristiriitaisia lupauksia tai joustoja neuvottelupöydässä.

Samalla on tärkeää määrittää, missä asioissa voidaan olla joustavampia. Kun osapuolten välillä syntyy luottamusta ja yhteistyö sujuu, on helpompaa löytää kompromisseja, jotka palvelevat molempia osapuolia. Neuvotteluissa joustavuus on avain onnistumiseen, mutta tämä jousto tulee tehdä harkiten ja hyvin perusteltuna. Vaikka erityisesti suuryritykset usein käynnistävät neuvottelutilanteen sopimuspohjillaan ja vakioehdoillaan, on niihin mahdollista hyvin perusteltuna saada muutoksia pienemmänkin alihankkijan tai muun yhteistyökumppanin taikka asiakkaan suunnalta.

Juridiikka ja asiantuntijoiden tuki

Vaikka kaikki sopimukset eivät vaadi juristin osallistumista, arvokkaimmissa sopimuksissa on suositeltavaa käyttää sopimusjuridiikan ammattilaista. Ammattilainen varmistaa, että sopimus täyttää lainsäädännön vaatimukset sekä ottaa huomioon alan markkinakäytännöt ja viranomaismääräykset. Asiantunteva tuki voi myös auttaa tunnistamaan piilossa olevia riskejä, joita ei välttämättä neuvotteluissa huomata.

Asiantuntija tuottaa lisäarvoa nimenomaan siinä, miten sääntelyä ja neuvottelutilannetta sovelletaan juuri käsillä olevaan tilanteeseen, tukea tilaavan yrityksen näkökulmasta. Tämänkaltaiseen investointiin kannattaa suhtautua kuin vakuutukseen: se suojaa yrityksen pitkän aikavälin etuja ja minimoi oikeudelliset sekä liiketaloudelliset riskit.

Kirjallinen dokumentointi

Neuvottelujen aikana käytyjen keskustelujen dokumentointi on olennaisen tärkeää. Usein sopimusasiakirjan laadintavaiheessa on tarpeen viitata suullisiin neuvotteluihin ja niissä tehtyihin linjauksiin, joskus jopa sanamuodon tarkkuudella. Dokumentointi auttaa seuraamaan sopimusprosessin edistymistä ja varmistaa, että lopulliset ehdot perustuvat aiempiin neuvotteluihin eikä epäselvyyksiä synny, erityisesti useamman eri henkilön osallistuessa neuvotteluihin. Kirjallinen dokumentointi suojaa myös mahdollisilta ristiriitatilanteilta, joissa osapuolilla on eri käsitys sovitusta.

Nykyään suuri osa yrityksistä käyttää sähköisiä työkaluja neuvotteluprosessin ja sopimusten hallintaan. Sähköinen allekirjoitus, sopimusten versiohallinta ja arkistointi sekä määräpäivävalvonta tekevät prosessista läpinäkyvämmän ja vähentävät inhimillisten virheiden riskiä, sekä lisäävät ”corporate governance” -laatua eli hallinnollisten velvoitteiden oikeaa toteuttamista.

Jälkiseuranta ja toteutuksen valvonta

Kun sopimus on solmittu, varsinainen työ ei pääty siihen. On tärkeää varmistaa, että kaikki sovitut asiat toteutuvat. Tätä varten on hyvä nimetä sopimusvastaava, joka seuraa sopimuksen toteutumista ja raportoi mahdollisista poikkeamista tai muutostarpeista. Jälkiseuranta auttaa myös varmistamaan, että molemmat osapuolet noudattavat sopimusta, mikä vähentää ristiriitojen riskiä myöhemmin.

Pitkäkestoisissa sopimuksissa osapuolten välistä luottamusta voi vahvistaa esim. vuosittaisilla arviointitapaamisilla, missä voi myös pohjustaa mahdollisia tulevia sopimuksen muutos- / uudistamisneuvotteluja. 

Ottamalla edellä kuvattuja elementtejä huomioon voit varmistaa, että yrityksesi tekee mahdollisimman hyvin sopimuksia, jotka tukevat liiketoiminnan tavoitteita ja luovat menestyksekkäitä yhteistyöitä sopimuskumppanien kanssa.

Haluatko päästä heti alkuun sopimisessa?

Elina Koivumäki on juristi, joka perusti 17 asianajotoimistovuoden jälkeen Lexperience Oy:n 2016 ja toimii sen yrittäjänä. Elina on 25 vuoden ajan auttanut yritys- ja järjestöasiakkaitaan erityisesti markkinoinnin, myynnin, viestinnän, tekijänoikeuksien sekä tietosuojan juridiikassa. Elina on suojannut yritykselleen tunnuksen JURIDIIKKAA ARKIKIELELLÄ ja tätä mottoa hän noudattaa niin esiintymisissään kuin kirjallisissa sisällöissään, mukaan lukien palkitussa Markkinointijuridiikka -kirjasarjassaan.