Vinkit sopimiseen: mitä ottaa huomioon ennen sopimuksen laatimista

Tämä asiantuntija-artikkeli on yksi neliosaisesta artikkelisarjasta, missä juristi Elina Koivumäki avaa sopimusten elinkaaria ja antaa käytännön vinkkejä kunkin vaiheen onnistuneeseen käsittelemiseen. Sarjan ensimmäisessä osassa keskitytään siihen, mitä ottaa huomioon ennen sopimuksen laatimista.

Sopimuksen elinkaaren alkuvaihe käynnistyy jo ennen kuin mitään varsinaisia ehtoja kirjataan sopimusasiakirjaan tai lukitaan muutoin. Tätä vaihetta voidaan nimittää aievaiheeksi ja siinä selvitetään, onko osapuolten välinen yhteistyö molempien omien aikomusten mukaista ja millaisilla ylätason reunaehdoilla yhteistyötä voidaan lähteä edistämään kohti sopimusta. 

Näistä ylätason raameista käytetään usein nimitystä term sheet. Tämän dokumentin tarkoitus on rajata sopimusneuvottelujen kulkua ja sisältöä ennen varsinaisen sopimuksen laadintaa. Term sheet on useimmiten ei-sitova asiakirja, joka hahmottelee perusehdot ja -olosuhteet tulevalle, kaavaillulle yhteistyölle. Se ei useimmiten laillisesti vielä velvoita osapuolia tulevaan sopimukseen ja yhteistyöhön kyseisillä ehdoilla.

Sopimuksen aievaihe prosessina

Tunnusteluvaiheessa olennaisia asiakirjoja ja keskustelukohtia ovat mahdollinen tarjouspyyntö ja siihen annettu vastatarjous taikka myynninedistämiseen liittyvä viesti / tapaaminen. Nämä asiakirjat ja keskustelut auttavat selventämään osapuolten aikomuksia ja odotuksia ja luovat pohjan tuleville neuvotteluille.

Aievaiheessa hahmotellaan tulevien sopimusneuvottelujen kulku, aikataulu ja se, mitä varsinaisessa sopimuksessa on tarkoitus sopia. Tähän vaiheeseen liittyy usein salassapitosopimusten laatiminen, jotta osapuolten luottamuksellisia tietoja (kuten liikesalaisuuksia) voidaan suojella käynnistyvän neuvotteluprosessin aikana, lopputuloksesta riippumatta.

On tärkeää lähestyä aievaihetta siten, että ymmärrät selkeästi omat tavoitteesi ja olennaiset reunaehtosi sekä suhtaudut avoimesti toisen vastaaviin. Tehokas viestintä ja yhteistyö ovat avainasemassa, jotta term sheet kuvastaa riittävästi osapuolten aikomuksia ja odotuksia.

Muistilista aievaiheeseen ennen sopimuksen laatimista

• Kaupallisten ehtojen määrittely: Keskustele potentiaalisen kumppanin kanssa avoimesti siitä, mitä kumpikin osapuoli odottaa yhteistyöltä (mm. palvelun tai tuotteen toimituksen ylätason ehdot, hinnoittelu, aikataulut ja tiimi)

• Term sheet -asiakirjan laatiminen: Laadi tarvittaessa erillinen term sheet, joka sisältää ylätason raamit tulevasta sopimuksesta. Tämä asiakirja toimii neuvottelujen perustana ja varmistaa, että osapuolet ymmärtävät toistensa odotukset ennen sopimuksen laadintavaihteeseen siirtymistä.

• Salassapitosopimuksen (NDA) solmiminen: Huolehdi salassapitosopimuksen (non-disclosure agreement) allekirjoittamisesta ennen luottamuksellisen tiedon jakamista. Tämä suojaa molempien osapuolten liikesalaisuuksia prosessin aikana.

• Tarjouspyynnöt ja tarjoukset: Ostajana laadi tarjouspyyntö huolellisesti, jotta saat tarjouksissa riittävät tiedot potentiaalisilta toimittajilta. Myyjänä valmistaudu vastaamaan tarjouspyyntöihin perusteellisesti ja ammattimaisesti.

• Roolien ja vastuiden määrittely: Määrittele selkeästi, kuka organisaatiossasi on vastuussa aievaiheen eri osa-alueista, kuten term sheetin laatimisesta, NDA:sta ja tulevan sopimuksen neuvotteluista potentiaalisen kumppanin kanssa.

• Omien reunaehtojen varmistaminen: Tarkista tarvittaessa myös aievaiheessa omasta organisaatiostasi, mitä voit aiekeskusteluissa ilmaista tai minkä osalta joustovaraa ei tule olemaan tulevissa sopimusneuvotteluissa. 

Vaikka aievaiheessa ei vielä pääsääntöisesti lukita sopimuksen sanamuotoja, on tärkeä ilmaista puolin ja toisin sellaiset term sheet -ehdot, joista tullaan pitämään tiukasti kiinni. Neuvotteluvaiheessa usein hankaluuksia aiheuttaa, jos osapuoli lähtee kirjaamaan sopimukseen asioita eri tavalla, mitä aievaiheessa on linjattu. Tämän vuoksi aiesopimusvaiheen keskustelijalla tulee olla riittävät tiedot oman organisaationsa keskeisistä reunaehdoista ja sopimuskulttuurista. 

Taustaselvitykset ja dokumentointi

Joissain tilanteissa term sheet -asiakirja allekirjoitetaan, ja samalla vahvistetaan muodollinen sitoutuminen hahmoteltuihin ylätason ehtoihin. Allekirjoittaminen on kuitenkin vapaaehtoista, eikä pakollista lain perusteella, eli term sheet voi olla myös ”ranskalaisten viivojen” -tyyppinen listaus ilman allekirjoituksia. 

Jotta tuleva sopimusten neuvotteluvaihe etenee optimaaliseksi, on tärkeää tehdä riittävä taustatutkimus potentiaalisesta kumppanista ja sen liiketoiminnoista. Tämä auttaa ymmärtämään paremmin tarpeita, odotuksia sekä mahdollisia reunaehtoja sopimuksen sisällölle.

Aiesopimuskeskusteluissa kannattaa kommunikoida avoimesti ja osaltaan rakentaa luottamusta sekä vähentää väärinkäsitysten riskiä. Aievaihe on tärkeä dokumentoida eli pitää kirjaa keskusteluista, tapaamisista ja keskustelluista ylätason ehdoista. Tämä dokumentaatio on arvokasta, jos myöhemmin sopimuksen laadinnan aikana ilmenee epäselvyyksiä ilmaistuista aikeista.

Aievaihe on perusta menestyksekkäälle sopimusneuvottelulle ja lopulliselle sopimukselle sekä yhteistyölle. Tämän vaiheen huolellinen hallinta voi merkittävästi vähentää tulevia riskejä ja epäselvyyksiä sopimusneuvotteluissa.

Haluatko päästä heti alkuun sopimisessa?

Elina Koivumäki on juristi, joka perusti 17 asianajotoimistovuoden jälkeen Lexperience Oy:n 2016 ja toimii sen yrittäjänä. Elina on 25 vuoden ajan auttanut yritys- ja järjestöasiakkaitaan erityisesti markkinoinnin, myynnin, viestinnän, tekijänoikeuksien sekä tietosuojan juridiikassa. Elina on suojannut yritykselleen tunnuksen JURIDIIKKAA ARKIKIELELLÄ ja tätä mottoa hän noudattaa niin esiintymisissään kuin kirjallisissa sisällöissään, mukaan lukien palkitussa Markkinointijuridiikka -kirjasarjassaan.