Hyväksytty sähköinen allekirjoitus – lain näkökulma Suomessa

Sähköinen allekirjoitus on viime vuosina vakiinnuttanut asemansa yritysten ja organisaatioiden arjessa. Vaikka se tuo mukanaan tehokkuutta ja joustavuutta, sen käytön hyväksyttävyys vaihtelee tilanteesta riippuen. 

Suomessa sähköisen allekirjoituksen oikeudellinen asema perustuu EU:n ns. eIDAS-asetukseen , joka säätelee sähköisiä tunnistamis- ja luottamuspalveluja. Tässä artikkelissa tarkastellaan, onko sähköinen allekirjoitus pakollista hyväksyä kaikissa tilanteissa ja mitä yritysten tulisi ottaa huomioon sen käytössä.

Sähköisen allekirjoituksen tasot ja niiden luotettavuus

Sähköiset allekirjoitukset voidaan jaotella kolmeen tasoon:

Perustason sähköinen allekirjoitus: Tämä voi olla esimerkiksi sähköpostiviestin loppuun kirjoitettu lähettäjän etu- ja sukunimi / ”signature”. Vaikka se on yksinkertainen toteuttaa, sitä ei voida luotettavasti yhdistää tiettyyn henkilöön eikä sitä voi pitää juridisesti pätevänä osoituksena allekirjoituksen käyttäjän henkilöllisyydestä.

Kehittynyt sähköinen allekirjoitus: Suomessa yritystoiminnassa yleisimmin käytetty allekirjoitustapa, joka yhdistää allekirjoituksen yksilöllisesti tiettyyn henkilöön ja varmistaa asiakirjan tietosisällön muuttumattomuuden eli asiakirjan sisältöä ei pysty enää muuttamaan kehittyneen sähköisen allekirjoituksen suorittamisen jälkeen. Suomessa yleisesti käytetyt sähköisten allekirjoitusten suorittamiset pankkitunnuksilla ja mobiilivarmenteella kuuluvat tähän kategoriaan.

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus: Tämä allekirjoitusmuoto on juridisesti sitova ja kiistämätön koko Euroopan Unionin alueella. eIDAS-asetuksen mukaan hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella on oltava samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella. Hyväksytty sähköisen allekirjoituksen luontiväline on teknisesti hyvin turvallinen, sillä se on suojattu ulkopuolisilta hyökkäyksiltä. Suomessa hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituspalveluita tarjoavaksi tahoksi on nimetty Digi- ja väestötietovirasto.

Sähköinen allekirjoitus Suomessa

Suomessa sähköisen allekirjoituksen käyttöä ohjaa sopimus- ja muotovapaus. Tämä tarkoittaa, että tahdonilmaisu voidaan ilmaista vapaasti ilman määrättyä kaavaa. Monissa tapauksissa yritykset voivat hyväksyä kehittyneen ja ovat jo vuosia hyväksyneet sähköisen allekirjoituksen, kuten pankkitunnusten avulla tehdyt allekirjoitukset. Tämä riittää useimmissa liiketoimintaa koskevissa asiakirjoissa ja sopimuksissa.

Kuitenkin on tärkeää huomata, että tietyt oikeustoimet edellyttävät edelleen perinteistä allekirjoitusta. Esimerkiksi kiinteistökaupan ja maanvuokrauksen sopimusdokumentit on Suomessa laadittava paperimuodossa, ja ne vaativat myös kaupanvahvistajan myötävaikutusta.

Suomessa säädettiin jo vuonna 2003 laki sähköisestä allekirjoituksesta, jonka mukaan kriteerit täyttävällä varmenteella tehty sähköinen allekirjoitus on vähintään yhtä pätevä kuin perinteinenkin. Näin ollen yritysten ei lähtökohtaisesti tule kieltäytyä pankkitunnuksien avulla suoritettavasta sähköisestä allekirjoituksesta vetoamalla siihen, että se olisi jotenkin heikompi kuin kynällä kirjoitettu allekirjoitus tai tekisi sopimuksesta pätemättömän.

Miksi sähköinen allekirjoitus kannattaa hyväksyä?

Yritysten näkökulmasta sähköisen allekirjoituksen hyväksyminen tuo useita etuja:

• Tehokkuus: sähköiset allekirjoitukset nopeuttavat sopimusten tekemistä, erityisesti silloin, kun osapuolet ovat fyysisesti eri paikoissa. 

• Kustannussäästöt: Paperittomuus vähentää sopimuksen solmimisprosessin kustannuksia ja hallinnollista työtä.

• Turvallisuus: Kehittyneet ja hyväksytyt sähköiset allekirjoitukset tarjoavat vahvan suojan sitä vastaan, että jälkikäteen esitettäisiin väitteitä allekirjoituksen aitoudesta tai pätevyysestä.

• Maine: Sähköisiä allekirjoituksia on käytetty Suomessa jo hyvin pitkään ja se on muodostunut täysin vakiintuneeksi toimintatavaksi yhä laajemmin ja useammilla toimialoilla. Monet suuryritykset eivät hyväksy enää mitään muuta tapaa kuin sähköisesti allekirjoitetut ja hallinnoidut sopimusasiakirjat. Sähköisen allekirjoituksen ehdottaminen ja käyttäminen kasvattavat mielikuvaa nykyaikaisesti ja luotettavasti toimivasta organisaatiosta.

Haasteet ja juridiset kysymykset

Vaikka sähköinen allekirjoitus on käytännöllinen, sen käytettävyys riippuu kulloisestakin toteutustavasta. Yritysten on ymmärrettävä, mikä allekirjoitustaso soveltuu heidän tarpeisiinsa. Sopimuskumppaneiden kanssa voi syntyä erimielisyyksiä, jos osapuolet käyttävät eri tasoisia sähköisiä allekirjoituksia. Tämä korostaa tarpeen yhteisesti hyväksytyille käytännöille.

EU:ssa vahvin eli hyväksytty sähköinen allekirjoitus hyväksytään kaikkialla unionin alueella. Tämä voi olla merkityksellistä erityisesti kansainvälistä liiketoimintaa harjoittaville yrityksille. Esimerkiksi Keski-Euroopassa tietyt oikeustoimet edellyttävät hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta.

Itävallasta on käsitelty tuomioistuimissa merkittävää tapausta, missä hallintotuomioistuin totesi ÖBB:n Stadler Railin kanssa tekemän arviolta 400 miljoonan euron arvoisen tilauksen pätemättömäksi. Oikeustapaus koski sitä, oliko sopimus allekirjoitettu eIDAS-asetuksessa tarkoitetulla tavalla pätevästi vai ei.

Mitä pk-yritysten tulisi tehdä sähköiseen allekirjoittamiseen liittyen?

Pk-yritysten kannattaa kartoittaa seuraavat asiat:

• Mitä allekirjoitustasoa tarvitaan ja mitä teknologiaa käytetään? Useimmat kaupalliset sopimukset voidaan allekirjoittaa kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella, kuten Visma Sign -palvelulla. Korkeamman tason hyväksytty sähköinen allekirjoitus voi olla poikkeuksellisesti tarpeen erityisen kriittisissä sopimuksissa. Ennen sopimuksen solmimisvaiheeseen siirtymistä tulee selvittää kulloinkin käytettävä sähköinen allekirjoituspalvelu. 

• Ketkä saavat solmia yrityksen nimissä sopimuksia sähköisesti allekirjoittaen? Samat henkilöt, joilla on oikeus solmia sopimuksia myös perinteisesti kynällä allekirjoittaen eli sähköisissäkin allekirjoituksissa tulee olla tieto edustusoikeuksista sekä omassa että toisen sopimusosapuolen organisaatiossa. 

• Miten toimitaan kansainvälisissä tilanteissa? On tarpeellista selvittää, vaaditaanko Suomen ulkopuolella sähköisesti allekirjoitettavissa sopimuksissa joissain B2B-sopimuksissa vahvimman eli hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen käyttämistä.

Johtopäätökset

Suomessa kehittyneet sähköiset allekirjoitukset ovat hyväksyttäviä lähes kaikissa tilanteissa, ja niitä kannattaa suosia sekä hyväksyä. Pk-yrityksille sähköinen allekirjoitus on merkittävä työkalu, joka parantaa liiketoiminnan tehokkuutta, asiakirjahallintaa sekä yrityksen mainetta.

Elina Koivumäki on juristi, joka perusti 17 asianajotoimistovuoden jälkeen Lexperience Oy:n 2016 ja toimii sen yrittäjänä. Elina on 25 vuoden ajan auttanut yritys- ja järjestöasiakkaitaan erityisesti markkinoinnin, myynnin, viestinnän, tekijänoikeuksien sekä tietosuojan juridiikassa. Elina on suojannut yritykselleen tunnuksen JURIDIIKKAA ARKIKIELELLÄ ja tätä mottoa hän noudattaa niin esiintymisissään kuin kirjallisissa sisällöissään, mukaan lukien palkitussa Markkinointijuridiikka -kirjasarjassaan.