Maksa vain ominaisuuksista, joita tarvitset – huomioi nämä asiat allekirjoituspalvelun valinnassa
Sähköisten allekirjoittamiseen ja sopimusten hallintaan tarkoitettujen palveluiden hankinnassa kohtaa mitä todennäköisimmin nykypäivänä haasteen: kuinka valita ratkaisu, mikä vastaa yrityksen tarpeisiin, mutta ei sisällä turhia kuluja?
Panosta siihen, että maksat vain niistä ominaisuuksista, joita yrityksesi todella tarvitsee. Seuraavana muutama vinkki, kuinka välttyä maksamasta turhasta.
Määritä yrityksesi tarpeet tarkoin
Määritä ensimmäiseksi, mitä yrityksesi todella tarvitsee. Onko kannattavaa investoida kokonaisvaltaiseen sopimuksen elinkaaren hallintajärjestelmään, joka sisältää ominaisuuksia laidasta laitaan? Saatat päätyä maksamaan syväluotaavista ominaisuuksista, joita yrityksessäsi tarvitaan vain poikkeustapauksissa.
Useammille yrityksille riittää tehokkaan arjen pyörittämiseksi jo sähköinen allekirjoitus vahvalla tunnistautumisella sekä asiakirjojen tallennus ja helppo löydettävyys. Visma Signin kohdalla saat halutessasi helposti mukaan myös lomaketyökalun sekä kattavampia sopimushallinnan ominaisuuksia asteittain.
Tarpeiden kartoittamiseksi on suositeltavaa piirtää esimerkiksi yksinkertainen kaavio sopimuksen teon eri vaiheista ja siihen liittyvistä henkilöistä. Huomioithan, että myös arkistointi ja asiakirjan helppo löydettävyys on sisällytetty kartoitukseen.
Tarjolla olevat allekirjoitustavat ja turvallisuus
Varmista, että harkitsemasi tai käyttämäsi palvelu on yleisten vaatimusten mukainen (eIDAS) ja turvallinen. On suositeltavaa varmistaa, että sähköisessä allekirjoituspalvelussa on aina mahdollisuus allekirjoittaa asiakirjoja myös vahvaan tunnistautumiseen perustuen esimerkiksi pankkitunnuksilla. Useat laajalle levinneet, globaalit sähköiset allekirjoituspalvelut hyödyntävät ainoastaan tietokoneella, tabletilla tai puhelimella piirrettyä allekirjoitusta. Tämä vaihtoehto ei hyödynnä vahvaa tunnistautumista eli paikallisia pankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta.
Sähköisen allekirjoituksen direktiivi ei lähtökohtaisesti erottele näitä vaihtoehtoja toisistaan ja molemmat ovat lain silmissä hyväksyttäviä tapoja allekirjoittaa sähköisesti. Vahva tunnistautuminen tuo kuitenkin varmuuden allekirjoittajan oikeasta henkilöllisyydestä.
Visma Signin käyttäjät voivat vapaasti valita kumpaa tapaa prosessissa hyödynnetään vai kenties molempia yhtä aikaa.
On esimerkiksi mahdollista, että yksi allekirjoittajista sijaitsee maassa, jossa vahva tunnistautuminen ei ole mahdollista. Tällöin hän voi allekirjoittaa asiakirjan sähköisesti piirtämällä ja muut allekirjoittajat vahvalla tunnistautumisella.
Käytön helppous
Huomioi, että valittavan palvelualustan käyttäjäystävällisyys sekä lyhyt opetteluaika parantavat kustannustehokkuutta ensi hetkestä lähtien. Yksinkertainen ja suoraviivainen käyttöönotto helpottaa yrityksen käyttäjien tuomista palvelun pariin ja palvelun omaksumista osaksi omaa työpäivää. Sähköisen allekirjoittamiseen ja sopimusten hallintaan tatrkoitetun palvelun tehtävä on loppujen lopuksi mahdollistaa nopea sopiminen ja päätöksenteko silloin, kun sitä tarvitaan. Mikäli käyttäjien aika kuluu ominaisuuksien opetteluun, kahlailuun tai muisteluun, heikentää se väistämättä arjen tehokkuutta.
Integraatiomahdollisuudet
Integraatiot olemassa oleviin järjestelmiin tai mahdollisuus niiden tekemiseen vaikuttaa merkittävästi operatiiviseen tehokkuuteen palvelun hankkimisen jälkeen. Kiinnitä huomiota palveluntarjoajan nykyisiin integraatioihin ja API-dokumentaation tasoon. API-rajapinnan avulla voit integroida harkitsemasi palvelun eri järjestelmiin.
Saumaton integraatio nykyisiin järjestelmiin optimoi koko asiakirjan hallinnan prosessin osaksi suurempaa kuvaa. Tämän tuloksena esimerkiksi työsopimusten tarvitse majailla HR-järjestelmän ulkopuolella hankaloittaen arjen käytäntöjä.
Huomioi skaalautuvuus
Kasvaville yrityksille palvelun skaalautuvuus on keskeinen tekijä, joten se kannattaa ottaa aina huomioon. Suoraviivaiset sähköisen allekirjoittamisen palvelut, kuten Visma Sign skaalautuvat yrityksen mukana ketterästi. Varmista, että valitset palvelun, joka tarjoaa useita porrastettuja paketteja ja vankat API-rajapinnat kasvun turvaamiseksi. Samalla pidät huolen, että alusta pystyy kasvamaan liiketoimintasi mukana, välttäen kustannukset, jotka liittyvät alustan vaihtoon.
Vertaile hintoja
Kunkin tarjolla olevan palvelun hinnoittelurakenteen ymmärtäminen on keskeistä lopullisen palvelun valinnassa. Jos hinnoittelun perusteella on ominaisuuslista, joista et tarvitse suurinta osaa, mutta silti et voi helposti myöskään valita pienentää palvelupakettia, pohdi onko palveluntarjoaja oikea yrityksellesi. Maksatko jokaisesta käyttäjästä erikseen vai joustavatko palvelupaketit käyttäjämäärissä? Täytyykö lisäksi jostain maksaa erikseen kuukausimaksun päälle?
Visma Sign sopii luontaisesti PK-yritysten arkeen
Visma Signilla saat kaikki sopimusten ja asiakirjojen allekirjoittamiseen, tallentamiseen sekä löydettävyyteen liittyvät perusominaisuudet käyttöösi muutamassa minuutissa. Palveluun ei liity piilokuluja tai erillisiä aloitusmaksuja, maksat siitä mitä oikeasti tarvitset. Käyttöliittymän helppokäyttöisyyden ansiosta sinun ei myöskään tarvitse investoida koulutuksiin, ellet niin halua.
Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.
