Näin valitset sähköisen allekirjoituspalvelun organisaatiollesi

Haluaako organisaatiosi eroon paperinpyörittelystä, mutta olette epävarmoja siitä, miten valita sähköinen allekirjoituspalvelu?

Sähköinen allekirjoittaminen tuntuu houkuttelevalta vaihtoehdolta, ja tarjolla on lukuisia palveluita, joita voi olla vaikea erottaa toisistaan. Tässä blogissa kerromme, mitä kannattaa ottaa huomioon valitessasi sähköisen allekirjoituksen palvelua.

Huomioi ainakin nämä asiat:

Mistä oikeastaan maksat?

Tutustuessasi eri palveluihin huomaat, että palveluiden hinnoitteluperusteet vaihtelevat suurestikin eri palveluiden välillä. Moni palvelu porrastaa sallittujen käyttäjien määrää tilatun paketin perusteella. Tyypillistä on myös palvelun ominaisuuksien rajoittaminen paketin koon perusteella.

Käyttäessäsi Visma Signia maksat ainoastaan allekirjoituksien määrän perusteella. Käytössäsi on aina samat ominaisuudet – käytit sitten palvelua ilmaisella koekäytöllä tai enterprise-tilillä. Voit tutustua Visma Signin hinnoitteluun.

Kuinka nopeasti palvelun saa käyttöön?

Tarvitsetko sähköistä allekirjoitusta juuri nyt? Eri palveluja vertailtaessa yksi tärkeimmistä huomioitavista asioista on käytettävyys, joka näkyy sekä käyttöönotossa että arkipäivässä.

Palvelusta riippuen edessä voi olla massiivinen aloitusprojekti yrityskohtaisilla räätälöinneillä. Tarjolla on myös ketteriä pilvipalveluita, joilla dokumentin saa lähetettyä muutamassa minuutissa online-käyttöliittymästä, kuten Visma Signin kohdalla.

Laita kello käyntiin ja klikkaa alla olevasta napista – lupaamme että saat ilmaisen koekäytön aloitettua alle 5 minuutissa!

Skaalautuvuus: pysyykö palvelu kasvusi mukana?

Yksittäisten dokumenttien allekirjoittaminen onnistuu todennäköisesti helposti palvelulla kuin palvelulla. Mutta mitä tapahtuu, jos haluat skaalata sähköistä allekirjoittamista suureen määrään asiakirjoja? Saatat lisäksi ottaa mukaan eri tiimejä tai mahdollisesti jopa kansainvälisen konsernin? Tarjoaako palvelu mahdollisuudet laajentamiseen ilman massiivista projektia?

Skaalaaminen ei koske ainoastaan suuria yrityksiä, vaan sama tilanne voi olla esimerkiksi isännöintitoimistolla, joka edustaa useita taloyhtiöitä samaan aikaan. Visma Sign vastaa kasvavan yrityksen tarpeisiin mahdollistamalla erilaiset konserni- ja organisaatiorakenteet sekä joustavat hinnoittelumallit.

Tukevatko palvelun ominaisuudet organisaatiosi tarpeita?

Kiinnitä myös huomiota, minkälaisia ominaisuuksia arvioimissasi palveluissa on. Tukevatko ne tilanteita, jotka ovat tyypillisiä yrityksesi toiminnassa?

Eritasoiset käyttöoikeudet

Henkilöstöhallinto voi vaatia tiukat käyttäjäoikeudet, jotta esimerkiksi työsuhteeseen liittyviä dokumentteja pääsee tarkastelemaan vain tietyt henkilöt.

Allekirjoitukset tietyssä järjestyksessä

Hallinnolle taas on tärkeää, että dokumenttiin saadaan allekirjoitukset tietyssä järjestyksessä ja allekirjoitusten vastaanottoa voi seurata helposti suurellakin allekirjoittajamäärällä.

Dokumenttiarkisto

Allekirjoitettujen dokumenttien arkistoiminen on olennainen osa mitä tahansa sähköistä allekirjoituspalvelua. Kiinnitä huomiota esimerkiksi arkistointiaikoihin sekä arkiston käytettävyyteen.

Sähköinen lomake

Asiakkaasi taas saattavat myös arvostaa asiointia allekirjoitettavan sähköisen lomakkeen kautta.
Verkkolomakkeella sähköistät esimerkiksi asiakastietojen ja jäsenhakemusten keräämisen. Kaikki edellä mainitut ominaisuudet on sisäänrakennettu Visma Signiin.

Millaisia allekirjoitustapoja palvelu hyödyntää?

Useat laajalle levinneet, globaalit sähköiset allekirjoituspalvelut hyödyntävät ainoastaan tietokoneella, tabletilla tai puhelimella piirrettyä allekirjoitusta. Tämä vaihtoehto ei hyödynnä vahvaa tunnistautumista eli paikallisia pankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta.

Sähköisen allekirjoituksen direktiivi ei lähtökohtaisesti erottele näitä vaihtoehtoja toisistaan ja molemmat ovat lain silmissä hyväksyttäviä tapoja allekirjoittaa sähköisesti. Vahva tunnistautuminen tuo kuitenkin varmuuden allekirjoittajan oikeasta henkilöllisyydestä.

Suurin osa palveluista tarjoaa vain yhtä allekirjoituksen tapaa, kun taas Visma Signin käyttäjät voivat vapaasti valita kumpaa tapaa prosessissa hyödynnetään vai kenties molempia yhtä aikaa.

On esimerkiksi mahdollista, että yksi allekirjoittajista sijaitsee maassa, jossa vahva tunnistautuminen ei ole mahdollista. Tällöin hän voi allekirjoittaa asiakirjan sähköisesti piirtämällä ja muut allekirjoittajat vahvalla tunnistautumisella.

Audit trail ja jäljitettävyys

Allekirjoituspalveluita säätelee lainsäädäntö, joten palveluntarjoajien tulee oletusarvoisesti täyttää tietyt ehdot. Eri palveluissa on kuitenkin merkittäviä eroja esimerkiksi sen suhteen, miten tarkkaa tietoa palvelusta saa yksittäisten käyttäjien sekä allekirjoittajien toimista.

Tarkkaa tapahtumien jäljitettävyyttä kutsutaan audit trailiksi tai kirjausketjuksi. Jos henkilöihin liittyvät tapahtumat on vahvasti todennettu, palvelu tarjoaa tarvittaessa aukottomat tiedot rekisteröityneiden käyttäjien sekä yksittäisten allekirjoittajien henkilöllisyydestä sekä heihin liittyvistä tapahtumista tarkkoja ajankohtia myöten. Vaikka tietoja ei välttämättä tarvitse yrityksen arjessa, ne voivat olla elintärkeitä esimerkiksi epäillyissä väärinkäyttötilanteissa.

Mitä tarkemman audit trailin palvelu tarjoaa, sitä vaikeampi yhdenkään osapuolen on tehdä esimerkiksi petosta yrityksen tai yksittäisen henkilön nimissä.

Vahvaa tunnistautumista hyödyntävät palvelut, kuten Visma Sign, varmistavat käyttäjän henkilöllisyyden silloin, kun hän rekisteröityy palveluun ja myös silloin kun hän tekee allekirjoituksen. Jos palvelu ei esimerkiksi käytä vahvaa tunnistautumista tilin avauksessa, ketjun aukottomuus heikentyy jo käyttäjän rekisteröitymisen yhteydessä.

Voiko palvelun integroida?

Entä jos haluat hoitaa kaikki dokumenttiin liittyvät asiat yhdessä ohjelmistossa tai tarjota sähköistä allekirjoittamista omassa palvelussasi? Varmista, että valitsemasi palvelun voi integroida ohjelmistoosi vaivatta.

Huomioi, minkälaiset mahdollisuudet palveluntarjoaja antaa palvelun integrointiin. Avoin rajapinta, kattavat esimerkit ja tarjolla oleva sandbox-ympäristö helpottavat integrointia ja testausta alusta alkaen ja ovat Visma Signissa saatavilla ilman erillistä veloitusta. Lue lisää sähköisen allekirjoituksen integroinnista.

Haluatko lisätietoja sähköisestä allekirjoittamisesta ja Visma Signista?

Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.