Onko tiimisi ja yrityksesi kyllästynyt paperiin ja pohditte, miksi sitä täytyy nykyaikana edes käsitellä? Lähes kaikki asiakirjat laaditaan sähköisesti, mutta silti ne täytyy tulostaa paperille allekirjoituksen saamiseksi. Sähköinen allekirjoittaminen tuntuu houkuttelevalta vaihtoehdolta, mutta tarjolla on lukuisia palveluita, joita voi olla vaikea erottaa toisistaan. Miten sähköisen allekirjoittamisen voi aloittaa vaivatta ja mitä palvelun valinnassa tulee huomioida?

Kuinka nopeasti palvelun saa käyttöön?

On luonnollista katsoa ensimmäisenä palveluiden hintaa. Eri palveluja vertailtaessa yksi tärkeimmistä huomioitavista asioista on kuitenkin käytettävyys, joka näkyy sekä käyttöönotossa että arkipäivässä. Palvelusta riippuen edessä voi olla massiivinen aloitusprojekti yrityskohtaisilla räätälöinneillä. Tarjolla on myös ketteriä pilvipalveluita, joilla dokumentin saa lähetettyä muutamassa minuutissa online-käyttöliittymästä, kuten Visma Signin kohdalla.

Tukeeko palvelu yrityksesi toimintaa?

Yksittäisten dokumenttien allekirjoittaminen onnistuu todennäköisesti helposti palvelulla kuin palvelulla. Mutta mitä tapahtuu, jos haluat skaalata sähköistä allekirjoittamista suureen määrään asiakirjoja? Saatat lisäksi ottaa mukaan eri tiimejä tai mahdollisesti jopa kansainvälisen konsernin? Tarjoaako palvelu mahdollisuudet laajentamiseen ilman massiivista projektia? Skaalaaminen ei koske ainoastaan suuria yrityksiä, vaan sama tilanne voi olla esimerkiksi isännöintitoimistolla, joka edustaa useita taloyhtiöitä samaan aikaan.

Kiinnitä myös huomiota, minkälaisia ominaisuuksia arvioimissasi palveluissa on. Tukevatko ne tilanteita, jotka ovat tyypillisiä yrityksesi toiminnassa? Henkilöstöhallinto voi vaatia tiukat käyttäjäoikeudet, jotta esimerkiksi työsuhteeseen liittyviä dokumentteja pääsee tarkastelemaan vain tietyt henkilöt. Hallinnolle taas on tärkeää, että dokumenttiin saadaan allekirjoitukset tietyssä järjestyksessä ja allekirjoitusten vastaanottoa voi seurata helposti suurellakin allekirjoittajamäärällä. Asiakkaasi taas saattavat arvostaa asiointia allekirjoitettavan verkkolomakkeen kautta. Kaikki edellä mainitut ominaisuudet on sisäänrakennettu Visma Signiin.

Millaisia allekirjoitustapoja palvelu hyödyntää?

Useat laajalle levinneet, globaalit sähköiset allekirjoituspalvelut hyödyntävät ainoastaan tietokoneella, tabletilla tai puhelimella piirrettyä allekirjoitusta. Tämä vaihtoehto ei hyödynnä vahvaa tunnistautumista eli paikallisia pankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta. Sähköisen allekirjoituksen direktiivi ei lähtökohtaisesti erottele näitä vaihtoehtoja toisistaan ja molemmat ovat lain silmissä hyväksyttäviä tapoja allekirjoittaa sähköisesti. Vahva tunnistautuminen tuo kuitenkin varmuuden allekirjoittajan oikeasta henkilöllisyydestä.

Suurin osa palveluista tarjoaa vain yhtä allekirjoituksen tapaa, kun taas Visma Signin käyttäjät voivat vapaasti valita kumpaa tapaa prosessissa hyödynnetään vai kenties molempia yhtä aikaa. On esimerkiksi mahdollista, että yksi allekirjoittajista sijaitsee maassa, jossa vahva tunnistautuminen ei ole mahdollista. Tällöin hän voi allekirjoittaa asiakirjan sähköisesti piirtämällä ja muut allekirjoittajat vahvalla tunnistautumisella.

Audit trail ja jäljitettävyys

Allekirjoituspalveluita säätelee lainsäädäntö, joten palveluntarjoajien tulee oletusarvoisesti täyttää tietyt ehdot. Eri palveluissa on kuitenkin merkittäviä eroja esimerkiksi sen suhteen, miten tarkkaa tietoa palvelusta saa yksittäisten käyttäjien sekä allekirjoittajien toimista. Tarkkaa tapahtumien jäljitettävyyttä kutsutaan audit trailiksi tai kirjausketjuksi. Jos henkilöihin liittyvät tapahtumat on vahvasti todennettu, palvelu tarjoaa tarvittaessa aukottomat tiedot rekisteröityneiden käyttäjien sekä yksittäisten allekirjoittajien henkilöllisyydestä sekä heihin liittyvistä tapahtumista tarkkoja ajankohtia myöten. Vaikka tietoja ei välttämättä tarvitse yrityksen arjessa, ne voivat olla elintärkeitä esimerkiksi epäillyissä väärinkäyttötilanteissa.

Mitä tarkemman audit trailin palvelu tarjoaa, sitä vaikeampi yhdenkään osapuolen on tehdä esimerkiksi petosta yrityksen tai yksittäisen henkilön nimissä. Vahvaa tunnistautumista hyödyntävät palvelut, kuten Visma Sign, varmistavat käyttäjän henkilöllisyyden silloin, kun hän rekisteröityy palveluun ja myös silloin kun hän tekee allekirjoituksen. Jos palvelu ei esimerkiksi käytä vahvaa tunnistautumista tilin avauksessa, ketjun aukottomuus heikentyy jo käyttäjän rekisteröitymisen yhteydessä.

Voiko palvelun integroida?

Entä jos haluat hoitaa kaikki dokumenttiin liittyvät asiat yhdessä ohjelmistossa tai tarjota sähköistä allekirjoittamista omassa palvelussasi? Varmista, että valitsemasi palvelun voi integroida ohjelmistoosi vaivatta. Huomioi, minkälaiset mahdollisuudet palveluntarjoaja antaa palvelun integrointiin. Avoin rajapinta, kattavat esimerkit ja tarjolla oleva sandbox-ympäristö helpottavat integrointia ja testausta alusta alkaen ja ovat Visma Signissa saatavilla ilman erillistä veloitusta. Lue lisää sähköisen allekirjoituksen integroinnista.

Haluatko lisätietoja sähköisestä allekirjoittamisesta ja Visma Signista?

Ota yhteyttä


Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.