Sähköistä allekirjoitusta voi käyttää lähes mihin tahansa yrityksessä allekirjoitettaviin asiakirjoihin. Asiakirjat voivat olla esimerkiksi yrityksen sisäisiä dokumentteja tai ulkoisten sidosryhmien kanssa solmittuja sopimuksia. Sähköinen allekirjoitus nopeuttaa merkittävästi myös tilinpäätöksen allekirjoittamista ja koko prosessin läpiviemistä, kun allekirjoitukset on mahdollista saada kaikilta osapuolilta jopa yhden päivän aikana.

Sähköinen allekirjoitus ei muuta tilintarkastuksen periaatteita: Yritykseltä, tilintarkastajalta ja muilta toimijoilta edellytettävät toimenpiteet, kuten allekirjoitusvastuut eivät muutu sisällöllisesti. Niin ikään tilinpäätösaineistoon perehtymisen tavat säilyvät ennallaan.

Vain allekirjoittaminen helpottuu ja nopean läpiviennin mahdollisuus paranee, kuten myös turvallisuus ja luotettavuus, kun asiakirjoja ei tarvitse lähettää postissa, eikä niiden vapaa päivääminen ja jälkikäteinen muuttaminen ole enää mahdollista. Tilintarkastuksen yhteydessä ei välttämättä tarvita yhtään paperista asiakirjaa.

Mitä pitää huomioida?

Sähköisen allekirjoituspalvelun valinnassa kannattaa muistaa, että markkinoilla on paljon palveluita, joihin ei sisälly allekirjoittajan vahva tunnistautuminen. Toinen huomioitava seikka on, että esimerkiksi yritysten hallitusten päätösvaltaisuuden tarkastamista ei ole välttämättä automatisoitu kaikissa sähköisissä allekirjoituspalveluissa.

Tärkeää on myös muistaa, että sähköinen allekirjoitus sisältää aina aikaleiman, mikä käytännössä estää kirjaamisen menneisyyteen (backdating). Kun tilinpäätös muodostuu useasta erillisestä, sähköisesti allekirjoitetusta asiakirjasta, on oltava tarkkana täsmällisten viittausten kanssa. Jokainen sähköisesti allekirjoitettu asiakirja saa allekirjoitettaessa yksikäsitteisen viitteen, ikään kuin diaarinumeron.

Ja vaikka sinä kulkisitkin jo digitalisaation aallonharjalla, eivät kaikki tilinpäätöksen allekirjoittajat välttämättä kulje samaa polkua. Käytännössä voi olla tarpeen hankkia tilinpäätökseen sekä sähköisiä että fyysisiä allekirjoituksia. Tällöin tulosteeseen hankitaan ensin sähköiset ja lopuksi fyysiset allekirjoitukset.

Miten sähköinen allekirjoittaminen käytännössä tapahtuu?

1. Tilinpäätösluonnoksen tultua todetuksi, kirjanpitäjä luo siitä PDF-tiedoston ja lähettää sen hallitukselle sekä tilintarkastajalle allekirjoitettavaksi.

2. Tilintarkastusmerkintä on laadittu tilintarkastajan ja kirjanpitäjän yhteistyössä oikean muotoisena osaksi tilinpäätösasiakirjaa.

3. Allekirjoitukset voidaan kerätä järjestyksessä, tai tilintarkastaja vaihtoehtoisesti odottaa ennen omaa allekirjoitustaan, että yrityksen hallituksen päätösvaltaisuuden edellyttämä allekirjoittajamäärä on koossa.

4. Toimintakertomus lähetetään vain hallitukselle allekirjoitettavaksi.

5. Tilintarkastuskertomus voidaan myös allekirjoittaa sähköisesti.

6. Sähköisesti allekirjoitettu tilinpäätöstiedosto on alkuperäinen asiakirja ja se tulee säilyttää sähköisenä. Siitä tehdyt muuttamattomat kopiot ovat myös alkuperäisiä asiakirjoja.

7. Jos tilinpäätösmerkintä tehdään eri asiakirjaan, siinä tulee viitata sähköisesti allekirjoitetun tilinpäätöksen yksikäsitteiseen viitteeseen.

8. Kirjanpitäjä tai hallituksen sihteeri on luonnollisin “kellokalle”.

Työnkulku vaihtelee allekirjoituspalveluittain, mutta yhteistä on:

  • allekirjoituspyynnön vastaanottaminen sähköpostilla tai tekstiviestillä
  • asiakirjaan perehtyminen
  • pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen käyttö sähköisessä tunnistautumisessa
  • allekirjoituksen tietoinen tekeminen
  • oman kappaleen toimitus tai lataaminen.

Sähköisesti allekirjoitetusta tiedostosta löytyy tekninen tunniste, joka on yksikäsitteinen ko. asiakirjalle (vrt. diaarinumero). Toisessa asiakirjassa voidaan viitata tunnisteeseen, jolloin muodostuu kiistämätön viittaus tiettyyn sisältöön, allekirjoittajiin jne. Tilinpäätösmerkintä voidaan siis tehdä erilliseksi asiakirjaksi, joka sisältää sähköisesti allekirjoitetun tilinpäätösasiakirjan tunnisteen. Tilinpäätösmerkinnän allekirjoittaminen voi tapahtua tilinpäätösasiakirjan allekirjoittamisesta erillään. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tilinpäätösmerkintä tehdään erillisenä asiakirjana. Myös johdon vahvistuskirje laaditaan omaksi asiakirjakseen ja allekirjoitetaan omana allekirjoitusprosessinaan sähköisen allekirjoituspalvelun kautta.

Voit myös tutustua Suomen Tilintarkastajat ry:n laatimaan sähköisen allekirjoittamisen ohjeeseen. Tukea sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöön tilinpäätöksessä ja tilintarkastuksessa saat myös sähköisten allekirjoituspalvelujen toimittajilta.Tutustu Visma Signiin. Jos haluat lisätietoa sähköisen allekirjoituksen hyödyntämisessä, voit jättää meille yhteydenottopyynnön.

Jätä yhteydenottopyyntö


Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.