3 vastuullisuutta lisäävää syytä valita sopimusten sähköinen allekirjoittaminen
Kestävä kehitys ja vastuullisuus ovat parhaimmillaan yrityksen kilpailuetu, mutta se alkaa olla myös itseisarvo, jota yrityksiltä odotetaan. Kun vastuullisuudesta tuli kuluttajan ostopäätöstä ohjaava arvo, entistä useampi B2C-yritys ryhtyi miettimään omaa vastuullisuuttaan ja tekemään toimenpiteitä sen kehittämiseksi.
Vastuullisuus pysyttelee vahvana trendinä vuodesta toiseen. Se mikä on vastuullista, vaihtelee ajan saatossa. Samalla se myös laajenee käsittämään uusia kohteita ja eri toimintamalleja. Toisin sanoen, nykyään yritysten ja organisaatioiden vastuullisuudella tarkoitetaan laajempaa kokonaisuutta kuin ainoastaan ympäristön huomioiminen ekologisesta näkökulmasta. Yhteiskunnallinen vastuullisuus, ihmisoikeudet ja ihmisten tasa-arvo eläinten oikeuksia unohtamatta ovat kaikki kohteita, joiden eteen odotetaan vastuullista toimintaa yrityksiltäkin.
Yrityksiltä odotetaan vastuullisia toimintamalleja ja -tapoja
Nykyään vastuullisuutta edellytetään myös B2B-yrityksiltä. Erilaiset vastuullisuusohjelmat, yrityksen vastuullinen arvomaailma, konkreettiset toimenpiteet sekä sertifioinnit ja auditoinnit ovat tärkeässä asemassa, jotta yrityksen kanssa halutaan toimia yhteistyössä.
Osaksi yrityksen sidosryhmää ei pääse tai sidosryhmään ei haluta kuulua ellei vastuullisuutta ole konkreettisesti huomioitu ja sitä kehitetä sidosryhmään kuuluvissa yrityksissä. Esimerkiksi vastuullisuudestaan viestivä yritys voi joutua hankalaan valoon, jos alihankinnasta löytyy vastuullisuusperiaatteiden vastaisesti toimiva yritys.
Uusien työntekijöiden rekrytointi voi pysähtyä siihen, ettei tarvittavia osaajia hae avoimiin työpaikkoihin, jos yritys on saanut mainehaitan huonoista työoloista tai yrityksen toiminta ei muuten vastaa potentiaalisten työntekijöiden henkilökohtaista arvomaailmaa.
Vastuullisuus on hyvin laaja aihepiiri, joka kattaa niin yksilön, yhteiskunnan kuin ympäristön ja luonnon hyvinvoinnin. Kaikki vaikuttaa kaikkeen ja ovat suoraan tai välillisesti kytköksissä toisiinsa.
Emme väitä, että Visma Sign ratkaisee kaikki yritysten vastuullisuus-kysymykset, mutta se voi olla yksi keino kehittää niitä ja tuoda lisäarvoa sidosryhmille.
Tässä kolme näkökulmaa erilaisten kohteiden vastuullisuuden kehittämiseen.
1. Ympäristövastuullisuus ja paperittomuus
Visma Signilla allekirjoitetaan jopa 20 000 kertaa päivässä. Jos tämän määrän muuttaa sopimuspapereiksi, arkkimäärä kasvaa valtavaksi.
Konkretisoidaan paperin määrää teoreettisella tasolla. Luvut ovat vain suuntaa antavia, mutta kuitenkin alakanttiin arvioituja.
Jos yksi sopimus sisältää keskimäärin viisi A4-paperiarkkia, ja jokainen allekirjoittaja saa oman kappaleen sopimuksesta, parhaimmillaan sähköinen allekirjoittaminen on säästänyt satoja kiloja paperia päivässä.
20 000 x 5 = 100 000 A4-paperiarkkia
100 000 x 5 g (yhden A4-arkin paino) = 500 kg
Näillä luvuilla laskemalla Visma Signin käyttö on parhaimmillaan säästänyt 100 000 arkkia eli 500 kiloa paperia päivässä.
Lue myös: 5 konkreettista vinkkiä yrityksen kestävään kehitykseen
2. Vastuullinen työnantaja lisää työhyvinvointia
Vastuullinen työnantaja huolehtii henkilöstön työhyvinvoinnista ja pyrkii vähentämään psykososiaalisia kuormitustekijöitä.
Työsuojeluhallinnon mukaan työn järjestelyihin liittyvät kuormitustekijät ovat työn ja työtehtävien suunnitteluun, jakamiseen ja työn tekemisen edellytyksistä huolehtimiseen liittyviä tekijöitä työpaikalla. Haitallista kuormitusta voi aiheuttaa myös puutteet työvälineissä tai työskentelyolosuhteissa.
Lue lisää Työsuojelun sivuilta psykososiaalisista kuormitustekijöistä
Yksinkertaistamalla ja sujuvoittamalla arjen pieniltäkin tuntuvia toimintoja lisätään samalla työhyvinvointia. Sähköinen sopiminen, allekirjoitus ja arkistointi poistavat aikaa vieviä manuaalisia toimintoja.
Yksi stressinaihe ja aikaa vievä toiminto vähemmän parantaa jaksamista ja lisää työhyvinvointia.
Lue lisää: Sähköinen lomake suoraviivaistaa tiedonkeräämisen
3. Henkilötietojen tietoturvasta vastuullinen huolehtiminen
GDPR on henkilötietojen käsittelyä säätelevä laki. Tietosuoja-asetus velvoittaa henkilötietoja käsitteleviä tahoja huolehtimaan tietojen suojaamisesta.
Visma Sign soveltuu arkaluontoisten tietojen luotettavaan käsittelyyn ja hallinnointiin. Tietoja pääsevät tarkastelemaan vain asianomaiset. Siksi Visma Signin sähköiseen sopimiseen, allekirjoitukseen ja sopimusten sähköiseen arkistointiin luottavat monet vakuutusyhtiöt, pankit, rahoitusyhtiöt, terveysalan organisaatiot ja muut korkeaa tietoturvaa ja tietosuojaa edellyttävät yritykset ja yhteisöt.
Lue myös Oma Säästöpankin asiakaskokemus Visma Signista
Visma Sign -allekirjoituspalvelu on tietoturvallinen. Palvelu auditoidaan vuosittain Visman sisäisen tietoturva-asiantuntijan toimesta. Lisäksi palvelun konesalit sijaitsevat Suomessa.
Vahvasta tietoturvasta ja -suojasta huolehtiva yritys tai organisaatio toimii vastuullisesti.
Arvostetun yrityskuvan luomisessa vastuullisuus on otettava huomioon
Yrityksille asetetaan vuosi vuodelta korkeampia vaatimuksia vastuullisuuteen ja kestävään kehitykseen liittyen. Visma Signin käyttöönotto on konkreettinen ja yksinkertainen tapa yritykselle kehittää omaa vastuullisuuttaan.
Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.
