Kaikki sähköisestä allekirjoittamisesta
Webinaaritallenteessa käymme läpi tiiviin tietopaketin sähköisestä allekirjoituksesta
Sähköinen allekirjoitus on ollut käytössä jo vuosia, ja se alkaa olla vakiintunut käytäntö monissa paikoissa. Tässä läpikäynnissä kerrotaan kaikki olennainen sähköisestä allekirjoittamisesta ja Visma Sign -palvelun käyttöönotosta.
Mikä on sähköinen allekirjoitus?
Sähköinen allekirjoitus eli digitaalinen allekirjoitus on moderni tapa varmentaa viestin sisältö ja allekirjoittajan henkilöllisyys.
Sähköisen allekirjoituksen suurimpia etuja on nopeus. Se ei vaadi printtereitä eikä paperien pyörittelyä, ja nopeimmillaan allekirjoituksen voi hoitaa muutamassa minuutissa. Lähes 90 % Visma Signiin ladatuista asiakirjoista allekirjoitetaan vuorokauden sisällä.
Tämän lisäksi sähköinen allekirjoitus on turvallinen ja juridisesti sitova tapa allekirjoittaa asiakirjoja.
Mikä on Visma Sign?
Visma Sign on sähköisen allekirjoituksen alusta, joka sisältää seuraavat toiminnot:
Web-portaali on paikka, jonne asiakirjat ladataan sähköisesti allekirjoitettavaksi ja jonne allekirjoittajat ohjataan allekirjoittamaan asiakirjat.
API-rajapinta mahdollistaa integraatiot erilaisiin järjestelmiin, kuten CRM:ään tai HR:n järjestelmiin. Integraatioiden ansiosta asiakirjoja voi välittää suoraan järjestelmästä Visma Signiin allekirjoitettavaksi.
Visma Sign -palveluun sisältyy aina verkkolomakkeiden käyttö. Verkkolomakkeilla voidaan kerätä tietoa ja allekirjoituksia, ja ne voi upottaa verkkosivuille tai linkit niihin voi lähettää sähköpostissa.
Missä ja miten Visma sign -palvelu toimii?
Asiakirjoja voi allekirjoittaa
- vahvalla tunnisteella (verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella) Pohjoismaissa
- ilman vahvaa tunnistetta koko maailmassa. Tällöin allekirjoitus piirretään esimerkiksi mobiililaitteen ruudulle tai hiirellä sille varattuun laatikkoon.
Allekirjoituksen voi tehdä tietokoneella tai mobiililaitteella.
Miten saan Visma Sign -palvelun käyttöön?
Visma Signin saa käyttöön saman tien. Se vaatii vain rekisteröitymisen palvelun käyttäjäksi.
Rekisteröitymisen yhteydessä valitaan itselle sopivin palvelupaketti, joka perustuu transaktioiden määrään. Tässä vaiheessa siis arvioidaan, paljonko allekirjoituksia tullaan tekemään vuosi- tai kuukausitasolla.
Jos allekirjoitusten käyttötarve on arvioitua suurempi, laskutetaan ylimenevät transaktiot erikseen. Tarvittaessa palvelupaketin voi päivittää lennossa kattavampaan vaihtoehtoon – ei siis tarvitse jännittää, että palvelun käyttö yhtäkkiä katkeaisi.
Rekisteröitymisen yhteydessä voi myös tilata Visma Signin käyttöön liittyvää koulutusta palvelun käyttäjille.
Mitä asiakirjoja voi allekirjoittaa Visma Signilla?
Vain mielikuvitus on rajana sille, mitä kaikkea Visma Signilla voi allekirjoittaa. Järjestelmässä voidaan allekirjoittaa esimerkiksi
- vuokrasopimukset
- työsopimukset
- rahoitus- ja sijoitussopimukset
- pöytäkirjat ja muistiot
- taloushallinnon dokumentit, kuten tilinpäätökset
Pohjoismaissa käytössä oleva vahva tunnistautuminen vastaa asiakkaan henkilöllisyystodistuksen tarkastamista.
Mitä sähköisessä allekirjoituksessa tapahtuu?
- Pdf-muotoinen dokumentti ladataan Visma Sign -palveluun web-portaalissa tai suoraan omasta järjestelmästä.
- Jokainen dokumentin sivu leimataan yhtenäisellä tunnisteella. Tämän jälkeen dokumenttia ei voi enää muuttaa.
- Dokumentin loppuun liitetään erillinen allekirjoitussivu, joka on varustettu samalla tunnisteella kuin itse dokumentti. Tätä allekirjoitussivua ei siis voi liittää johonkin muuhun dokumenttiin.
- Allekirjoittajalle lähetetään allekirjoituskutsu. Kutsussa on linkki dokumenttiin sekä salasana, jolla pääsee allekirjoittamaan dokumentin. Salasanan voi tietoturvasyistä lähettää myös erikseen tekstiviestillä.