Hellewi ja Visma Sign: Tehokkuutta ja automaatiota koulutustoiminnan hallintaan

Digitalisaation edetessä yhä useammat organisaatiot etsivät ratkaisuja perinteisten paperiprosessien sähköistämiseen sekä ajan ja kustannusten säästöön. Yksi toimiala, jossa allekirjoituksia kerätään paljon ovat oppilaitokset. 

Siksi toiminnanohjausjärjestelmä Hellewiin integroitiin helppokäyttöinen sähköinen allekirjoitus, helpottamaan sekä opetusta järjestävien tahojen, opettajien kuin oppilaidenkin arkea.

Mikä on Hellewi ja kenelle se on tarkoitettu?

Hellewi on monipuolinen toiminnanohjausjärjestelmän ja verkkokaupan yhdistelmä, joka on suunniteltu erityisesti koulutuksen ja harrastustoiminnan järjestäjille, kertoo Wildfrost OY:n toimitusjohtaja Perttu Tikka. Heidän pääasiallista asiakaskuntaansa ovat:

• Julkishallinnon toimijat
• Vapaan sivistystyön oppilaitokset ja kansalaisopistot
• Kuntien ja kaupunkien kulttuuri- ja liikuntapalvelut
• Taiteen perusopetuksen oppilaitokset
• Yksityiset koulutuspalveluita tarjoavat yritykset

Hellewi tarjoaa kokonaisvaltaisen ratkaisun, jossa hoidetaan niin kursseihin ilmoittautuminen kuin taustalla tapahtuva toiminnanohjaus. Joillakin asiakkailla Hellewi hoitaa myös palkkahallinnon sekä tilavaraukset.

Sähköisen allekirjoituksen monet käyttökohteet

Hellewissä allekirjoitetaan kuukaudesta riippuen noin 500 – 3000 dokumenttia. Tikka kertoo, että sähköiselle allekirjoitukselle on ollut useita tärkeitä käyttökohteita Hellewin asiakkaiden toiminnassa:

Allekirjoituksia tarvitaan moneen eri tarkoitukseen. Yksi tärkeimmistä on työsopimukset – kun perustetaan uusia työsuhteita, sopimukset voidaan nyt allekirjoittaa sähköisesti suoraan järjestelmässä.

Tämä on ollut erityisen arvokasta laajoille kuntayhtymille tai muuten maantieteellisesti laajalla alueella toimiville organisaatioille, sillä se säästää pitkiä ajomatkoja sopimusten tekemiseksi.

Allekirjoituksia tarvitaan myös erilaisiin lakisääteisiin dokumentteihin. Esimerkiksi vapaassa sivistystyössä vaaditaan allekirjoituksia, jotta opiskelijatietoja voidaan tallentaa järjestelmiin. Lisäksi opettajat allekirjoittavat läsnäolotiedot, ja Koski-suostumukset vaativat joko osallistujan tai huoltajan allekirjoituksen.

Miksi juuri Visma Sign?

Kun Wildfrost Oy etsi sähköisen allekirjoituksen ratkaisua Hellewiin, he tekivät vertailua eri vaihtoehtojen välillä. Visma Sign valikoitui kumppaniksi useista hyvistä syistä.

Visma Signin käyttöönoton helppous oli meille ratkaiseva tekijä verrattuna moniin muihin ratkaisuihin. Lisäksi monilla asiakkaillamme oli Visma Sign jo käytössä, mikä vaikutti päätökseemme. Visma Sign on markkinajohtaja kuntapuolella, joten pystyimme hyödyntämään olemassa olevia sopimuksia, Tikka kertoo. 

Integraatio käytännössä – yksinkertaista ja tehokasta

Hellewin ja Visma Signin integraatio on tehty mahdollisimman vaivattomaksi. 

Integraatio on hyvin simppeli. Kun sekä Hellewi että Visma Sign on tilattu, palvelun saa suoraan käyttöön Hellewin asetuksista. Käyttäjä voi etsiä oman Visma Sign -tilauksensa ja tehdä tilauspyynnön, jonka jälkeen se menee automaattisesti prosessin läpi. Käyttöönoton kannalta tämä on ollut ylivoimaisesti yksinkertaisin ratkaisu.

Kun integraatio on käytössä, käyttö on suoraviivaista. Hellewissä olevat työsopimukset lähtevät nappia painamalla allekirjoitettavaksi. Myös suostumuslomakkeita varten dokumenttipohjat löytyvät Hellewistä, ja ne voidaan lähettää kerralla kaikille osallistujille.

Läsnäololistojen käsittelyyn on useita vaihtoehtoja – hallintohenkilöstö voi tarkistaa listat ensin tai opettajat voivat käyttää mobiilisovellusta, jossa he pystyvät itse tarkistamaan listat ja lähettämään allekirjoituspyynnöt.

Hyödyt asiakkaille ja loppukäyttäjille

Visma Sign -integraation suurimmat hyödyt Hellewin asiakkaille ovat automaation lisääntyminen ja paperien pyörittämisen väheneminen.

Automaatio on ehdottomasti tärkein hyöty. Aikaisemminkin meillä oli sähköisiä ratkaisuja, mutta niissä piti ladata sopimuksia erikseen. Visma Signin ansiosta prosessi on todella suoraviivainen, mikä on erityisesti pitkien etäisyyksien kunnissa säästänyt valtavasti aikaa.

Erityisen merkittävä uudistus asiakkaiden näkökulmasta on ollut sähköinen arkistointi. 

Olemme laajentaneet palvelua niin, että lakisääteisesti tietyn ajan säilytettävät dokumentit saadaan nyt automaattisesti arkistoitua Visma Signin kautta. Tämä kiinnostaa asiakkaitamme todella paljon, koska se helpottaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä, kertoo Tikka.

Hyödyt ohjelmistotalolle

Wildfrost Oy:lle Visma Sign -integraatio on ollut merkittävä palveluvalikoiman laajennus. He voivat nyt tarjota asiakkailleen kokonaisvaltaisen ratkaisun suoraan omasta järjestelmässään.

Se on nykyaikaa, että kaikki tarvittavat toiminnot voidaan hoitaa yhdessä paikassa.

Tikka ei epäröi suositella Visma Signiä myös muille.

Integraatio on vaivaton ottaa käyttöön ja helppokäyttöinen myös asiakkaille. Yhteistyö Visma Signin kanssa on ollut hyvää ja tiivistä, ja olemme saaneet apua aina tarvitessamme, Tikka summaa.

Kokonaisvaltainen ratkaisu

Nykyään Hellewissä on integroituna lähes kaikki olennaiset allekirjoitettavat asiat, ja uuden arkistointiominaisuuden myötä järjestelmä tarjoaa todella kokonaisvaltaisen ratkaisun asiakkaille. 

Hellewin ja Visma Signin yhteistyö on osoitus siitä, kuinka oikein toteutettu integraatio voi merkittävästi tehostaa organisaatioiden toimintaa, vapauttaa arvokasta työaikaa olennaisempiin tehtäviin paperityön sijaan ja parantaa asiakaskokemusta.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.