Hyvä asiakaskokemus alkaa sähköisestä sopimusprosessista

Sähköinen sopiminen ja asioiden hoitaminen on tärkeä osa asiakaskokemuksen ja työnantajamielikuvan luomista.Varmista, että tarjoat nopeutta ja saumattomuutta. ,muistuttaa Aarni Honkaniemi. Hän vastaa Visma Signin liiketoiminnasta ja tuotestrategiasta ja tuntee hyvin suomalaisten pk-yritysten tarpeet.

”Trendikyselyymme vastanneista suomalaisyrityksistä yli puolet arvioi, että asiakaskokemus vaikuttaa ratkaisevasti siihen, miten ne kehittävät sopimushallintaansa seuraavan puolen vuoden aikana”, Honkaniemi kertoo.

Tarjoa asiakkaille nopeutta ja saumattomuutta

Tämän päivän asiakkaat edellyttävät, että prosessit ovat tehokkaita ja vaivattomia. Adobe Digital Trends -raportin mukaan 77 % asiakkaista odottaa saumatonta ja sujuvaa asiointia halki digitaalisten kanavien.

Prosessien on oltava myös entistä nopeampia. Ennen riitti viikko tai jopa kuukausi, nyt odotusarvo on, että asiat tapahtuvat päivässä. Myös etätyö on muuttanut odotuksia paljon.

Suoraviivainen asiointi onkin yrityksille tärkeä kilpailuvaltti. Mahdollisuus täyttää lomake verkossa tai allekirjoittaa sopimus sähköisesti voi tuoda yritykselle uusia asiakkaita.

Oletus nopeudesta ja sujuvuudesta ei koske vain yrityksen varsinaisia tuotteita ja palveluita vaan kaikkea asiakkuuteen liittyvää, esimerkiksi juuri sopimusten tarkastamista ja allekirjoittamista.

Asiakkaat olettavat, että saavat tarkastella sopimuksia etänä. Siihen tarvitaan digitaalista sopimushallintaa. Yritysasiakkaat haluavat myös läpinäkyvyyttä sekä sopimusten sujuvaa integrointia omiin järjestelmiinsä.

Vahvista työnantajamielikuvaa tehokkailla prosesseilla

Jos työpaikkailmoituksessa on kehuttu, että työyhteisö on dynaaminen ja käytössä ovat parhaat digitaaliset työkalut, ei sopimuksen allekirjoittaminen voi vaatia papereiden tulostamista ja skannaamista tai toimistolle matkustamista.

Sähköiset allekirjoitukset ja digitaalinen sopimushallinta osoittavat, että organisaatio on moderni ja tehokas. Ne kertovat, että työntekijän aikaa arvostetaan ja että yritys haluaa panostaa hyvään työntekijäkokemukseen.

Honkaniemen mukaan sähköinen allekirjoitus lisää luottamusta työntekijän ja työnantajan välillä. Osaaja saa tarkastella sopimusta rauhassa ennen allekirjoittamista, ja yritys taas voi varmistua vahvan tunnistautumisen avulla, että sopimuksen on nähnyt ja allekirjoittanut oikea henkilö.

Työsopimuksen allekirjoittaminen sähköisesti voi myös nopeuttaa rekrytointiprosessia tuntuvasti. Kun tiedot voidaan integroida suoraan yrityksen HR-järjestelmiin, saadaan uusi osaaja vauhdikkaammin mukaan yrityksen prosesseihin.

Digitaalinen sopimushallinta on tärkeä osa arjen sujuvuutta myös esimerkiksi myyntityössä.

Nopeampi myyntisykli parantaa myyntitiimin kokemusta. Digitaalinen sopimushallinta mahdollistaa, että myyntimahdollisuudet eivät mene ohi ja että komissiot maksetaan nopeammin.

Helpota arkea mahdollistamalla allekirjoitukset mobiilissa

Erityisen tärkeää asiakas- ja työntekijäkokemukselle on, että sopimukset voi allekirjoittaa myös mobiililaitteella.

Mobiiliallekirjoituksia suosivat kaikenikäiset käyttäjät, sekä yksityis- että yritysasiakkaat. Allekirjoittaminen puhelimella sujuvoittaa etenkin liikkuvaa tai fyysistä työtä tekevien työntekijöiden arkea, sillä kaikilla ei aina ole pääsyä tietokoneelle.

Honkaniemi nostaa esimerkiksi rakennusalan, jossa allekirjoitetaan paljon erilaisia sopimuksia, tarjouksia ja pöytäkirjoja usein suoraan työmaalla.

Allekirjoittajilla ei ole aina tietokonetta mukana. Mahdollisuus allekirjoittaa mobiilissa varmistaa, että sopimukset eivät jää roikkumaan.

Tehosta sopimushallintaa integraatioilla

Visma Signin pohjoismaisen bränditutkimuksen mukaan yli puolet suomalaisista yrityksistä käyttää jo digitaalisia palveluita sopimusten allekirjoittamiseen.

Edelläkävijät integroivat sopimukset suoraan yrityksen CRM:n ja muiden tärkeiden liiketoimintajärjestelmien kanssa. Honkaniemen mukaan sähköiset allekirjoitukset hyödyttävät molempia sopijaosapuolia, sillä integraatioiden avulla kummatkin voivat tuoda sopimuksen omiin järjestelmiinsä.

Tulevaisuudessa myös tekoäly tehostaa sopimushallintaa entisestään. Tekoäly voisi esimerkiksi tarjota lisätietoja asiakkaista ja yrityksistä, tehdä yhteenvetoja sopimuksista ja esimerkiksi ilmoittaa, kun sopimuskausi on päättymässä.

”Tekoälyassistentti voisi myös avustaa käyttäjiä sopimuksen allekirjoittamisessa ja vastata kysymyksiin. Näin prosessi nopeutuisi entisestään, ja asiakkaat voisivat allekirjoittaa sopimuksen täysin itsenäisesti.”

Näin onnistut sähköisen allekirjoituspalvelun valinnassa

1: Ymmärrä tarpeesi

Etsi palvelu, joka vastaa juuri sinun yrityksesi sopimustarpeita. Tarvitsetko monipuolisia lisäominaisuuksia vai riittääkö sähköisten sopimusten luominen ja lähettäminen allekirjoitettavaksi?

2: Sovita palvelu yrityksen prosesseihin

Valitse palvelu, joka sopii koko organisaation työnkulkuihin. Käsittelevätkö esimerkiksi HR ja myynti sopimuksia eri tavalla?

3: Muista turvallisuus

Varmista, että palvelu käsittelee tietoja turvallisesti ja säädösten mukaisesti. Onhan allekirjoituspalvelu vaatimustenmukainen ja valmis reagoimaan pian voimaan astuvaan eIDAS 2.0 -asetukseen ja sen myötä tulevaan EU-kansalaisten digilompakkoon?

Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.