Vastuullisuus Visma Signin arjessa – enemmän kuin paperin säästöä
Tiedätkö, mitä näkökulmia sähköisen allekirjoituksen vastuullisuuteen liittyy? Paperia säästyy, mutta on myös monta asiaa, joita et ole ehkä tullut ajatelleeksi.
Käymme tässä blogissa läpi, miten Visma Signin vastuullisuustyö näkyy käytännössä.
Hallinnollinen vastuu: tietoturva, läpinäkyvyys ja jatkuvuus
Ehkä tärkein vastuullisuuden osa-alue Visma Signilla on hallinnollinen vastuu sähköisen allekirjoituksen toimivuudesta. Palvelun on oltava 100 % tietoturvallinen, aina käytettävissä ja allekirjoitusprosessin läpinäkyvä.
On tärkeää voida luottaa siihen, että sähköinen allekirjoitus toimii niin teknisesti kuin juridisesti. Asiakas voi nukkua yönsä huoleti, kun allekirjoitukset ja sopimukset ovat Visma Signilla turvassa, ja niitä hallinnoi vakavarainen, pohjoismainen toimija. Liiketoimintaan ei tule katkoja tai epämääräisyyksiä. Järjestelmän toimintavarmuutta tukevat huolellisesti suunnitellut backup-ratkaisut sekä automaattinen kuormanhallinta, joiden ansiosta palvelu säilyy käytettävissä, vaikka jokin yksittäinen solmukohta kohtaisi häiriön. Näin varmistetaan sekä tietojen turvallisuus että liiketoiminnan jatkuvuus kaikissa tilanteissa.
Asiakkaiden data sijaitsee pysyvästi EU:n sisällä, sillä Visma Sign hyödyntää Googlen Haminan datakeskusta sekä Upcloudin ratkaisuja, jotka molemmat täyttävät tiukat tietoturva- ja sijaintivaatimukset. Palvelimet sijaitsevat sertifioiduissa datakeskuksissa, ja Visma Sign toimii luotettavien kumppaneiden kanssa ilman riippuvuutta yhdestä palveluntarjoajasta.
Hallinnollinen vastuu pitää sisällään myös sen, että Visma Sign tekee yhteistyötä vain luotettavien ja vastuullisten toimijoiden kanssa. Visma Signin huolella valitut alihankkijat tekevät sähköisen allekirjoitukseen ja sopimusten hallintaan liittyvästä arvoketjusta vastuullisen.
Sopimusten allekirjoitusprosessin läpinäkyvyys
Sopimusten hallinnan läpinäkyvyys on paitsi olennainen osa vastuullista liiketoimintaa, myös asiakkaillemme ensiarvoisen tärkeää. Visma Sign varmistaa, että jokainen allekirjoitus on täysin jäljitettävissä – kuka on allekirjoittanut sopimuksen ja mitä tarkalleen on hyväksytty.
Palvelun audit trail -toiminto tukee tätä prosessia tarjoamalla yksityiskohtaisen ja ajantasaisen tapahtumalokin, mikä mahdollistaa sopimushistorian luotettavan seurannan. Näin asiakasyritykset voivat välttää niin sanotut ”pöytälaatikko-sopimukset” ja toimia läpinäkyvästi, vahvistaen niin sisäistä luottamusta kuin ulkoista uskottavuutta.
Ympäristövastuu: paperinkulutuksen vähentämisestä energiatehokkuuteen
Yksi sähköisten allekirjoitusten ja dokumentinhallinnan ilmeisimmistä ympäristöeduista on paperinkulutuksen väheneminen – vähemmän kaadettuja puita, vähemmän fyysisiä lähetyksiä ja matkoja sekä vähemmän jätettä. Visma Signin näkökulmasta ympäristövastuu ei kuitenkaan pääty tähän.
Haluamme monipuolistaa keskustelua sähköisen allekirjoituspalvelun vastuullisuudesta: kyse on nimittäin myös ohjelmistoarkkitehtuurista, koodikannan laadusta ja resurssitehokkuudesta.
Merkittävää panostusta energiatehokkuuteen tuotekehityksestä palvelininfrastruktuuriin
Visma Sign panostaa merkittävästi energiatehokkuuteen niin tuotekehityksessä kuin arjen valinnoissa.
Tuotekehityksen tasolla yksi keskeinen osa tätä työtä on koodikannan jatkuva modernisointi. Vuosien saatossa vanhaa koodia on systemaattisesti korvattu nykyaikaisilla ohjelmointikielillä ja tarkkaan optimoiduilla algoritmeilla, joiden avulla ohjelmisto toimii kevyemmin ja kuluttaa vähemmän energiaa. Myös teknisen suorituskyvyn jatkuva seuranta on tärkeässä roolissa: automaattinen kuormanhallinta huolehtii siitä, että järjestelmä käyttää vain sen hetkisen käyttäjämäärän edellyttämät resurssit, mikä vähentää tarpeetonta energiankulutusta.
Palvelininfrastruktuurin osalta Visma Sign on tehnyt vastuullisia valintoja yhteistyökumppaneidensa suhteen. Palvelimien taustalla toimivat esimerkiksi Googlen Haminan datakeskus ja Upcloudin ratkaisut, jotka molemmat sijaitsevat EU:n sisällä ja täyttävät tiukat ympäristö- ja energiavaatimukset. Myös tietokoneidemme elinkaari kestää tarkemman tarkastelun: käytöstä poistuvat työvälineet joko kierrätetään asianmukaisesti tai myydään eteenpäin uuden elinkaaren varmistamiseksi.
Tekoälyn hyödyntämisessä Visma Sign tarkastelee vastuullisuutta monesta näkökulmasta. Vaikka tekoälyn kouluttaminen on tunnetusti energiaintensiivistä, valmiiden mallien käyttö voi nopeuttaa monia prosesseja ja siten vähentää kulutusta. Siksi arvioimmekin tarkkaan, missä tilanteissa tekoäly tuo todellista lisäarvoa, ja hyödynnämme sitä vain harkitusti, osana laajempaa kestävän kehityksen strategiaa.
Onko Visma Sign vastuullinen valinta?
Visma Signin vastuullisuus näkyy niin ohjelmistokehityksessä, palvelininfrastruktuurissa, ihmisissä kuin prosesseissa. Se on aidosti osa yrityksen strategiaa ja arkea, ei vain viestinnän teema. Rakennamme tuotteestamme ja prosesseistamme vastuullisempia pala palalta, ja asetamme jatkuvasti itsellemme yhä kunnianhimoisempia tavoitteita.
Haluamme tarjota asiakkaillemme paitsi helppoa ja turvallista sähköistä sopimista, myös kestävän kumppanin, jonka palveluun voi luottaa pitkällä tähtäimellä – ympäristön, ihmisten ja hallittavuuden näkökulmasta.
Visma Sign on osa Visma Solutions Oy:tä ja Visma Groupia. Visma Solutions – ja sen tuote Visma Sign – tarkastelevat vastuullisuuttaan ESG-viitekehyksen (Environmental, Social, Governance) mukaisesti laajasti ja läpinäkyvästi. Visiomme on tarjota asiakkaillemme markkinoiden vastuullisimmat ohjelmistot.
Visma Groupin vastuullisuusraportit ja vastuullisuuden periaatteet on avattu sivustolla visma.com/sustainability
Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.
