Sopimuskumppanin taustojen selvittäminen turvaa liiketoimintaasi

Asiakassuhteen elinkaari alkaa sopimuksen aievaiheesta ja riittävästä taustatutkimuksesta. Kun tunnet taustat riittävän hyvin, voit viedä varsinaisen sopimuksen maaliin nopeasti, sähköisesti ja turvallisin mielin.

Mutta millaisia asioita asiakkaan taustatiedoista pitäisi tarkistaa? Miten taustoja käytännössä pitää tutkia? Miksi selkeä sopimustenhallinta on niin tärkeää myös yrityksen riskienhallinnan näkökulmasta?

Tässä artikkelissa keskitymme näihin kysymyksiin pakotelistatarkistusten ja KYC-velvoitteiden (Know Your Customer) näkökulmasta.

Uusi 850 000 euron minimisakko: Pakotelistojen seuraamisesta entistä tärkeämpi osa riskienhallintaa

Pakotelainsäädäntö on kiristymässä 20.5.2025 alkaen. Pakoterikoksesta johtuvan yhteisösakon enimmäismäärästä, 850 000 €, on tulossa uusi minimi. 

Kansainvälisillä pakotelistoilla (mm. EU, YK) on sekä yhteisöjä että henkilöitä, joilla on katsottu olevan valtioiden tai kansalaisten turvallisuutta horjuttavia kytköksiä. Kytkökset voivat liittyä esimerkiksi terrorismiin ja huumekauppaan. Sektoripakotteilla puolestaan rajataan tiettyihin tuotteisiin liittyvää kaupankäyntiä tietyn valtion tai ryhmän kanssa.

Pakotelistalainsäädäntö koskee kaikkia, eli jokaisen suomalaisen yrityksen tai yksityishenkilön on laitonta tehdä liiketoimintaa pakotelistoilta löytyvien tahojen kanssa. 

→ Jokaisen kannattaa varmistaa, ettei sopimuksen toista osapuolta löydy pakotelistoilta, jos herää pienikin epäily, ettei tunne liikekumppaniaan riittävän hyvin. 

Esimerkki: Osana yrityksesi riskienhallintaa, tarkista sopimuskumppanin tiedot pakoteosumien varalta, jos hänellä on yhteyksiä korkean riskin maihin, kuten Venäjälle. Tai sitten sopimuskumppani on tutun kuuloinen yritys, mutta sen omistusjärjestelyt ovat muuttuneet – tee tarkistus myös silloin. 

Kuulutko ilmoitusvelvollisiin? Silloin velvoitteita on enemmän

Rahanpesulaissa määritellyiltä ilmoitusvelvollisilta yrityksiltä edellytetään menetelmiä pakotteiden seurantaan. Ilmoitusvelvollisia toimialoja on useita. Joukkoon kuuluvat muun muassa rahoitusyhtiöt ja muut finanssialan toimijat, kirjanpitäjät, laki- ja asianajotoimistot ja kiinteistönvälittäjät. Jos et ole varma, onko yrityksesi ilmoitusvelvollinen, voit tarkistaa asian Finlexin verkkosivuilta.

→ Ilmoitusvelvollisten pitää pystyä tarkistamaan kaikki asiakkaansa pakoteosumien varalta tehokkaasti. 

Sopimuksiin ja riskienhallintaan kytkeytyy myös laajempi joukko KYC-velvoitteita, joita nimenomaan ilmoitusvelvollisten yritysten täytyy noudattaa. Tuntemistiedot (KYC-tiedot) täytyy koota jokaiselta asiakkaalta, myös henkilökohtaisilta tutuilta.

Sähköinen sopiminen tukee tehokasta KYC-prosessia. Vahva tunnistautuminen tuo turvaa ja tiedät, kenen kanssa teet sopimuksia. Kaikki sovittu pysyy tallessa sähköisessä muodossa ja sopimuksen tiedot ovat helposti löydettävissä silloin kun niitä tarvitsee.

Listojen päivittyessä riski on suurin

Suurin riski sekaantua pakoterikokseen on silloin, kun henkilön tai yhteisön nimi on juuri lisätty listoille. Pakotteiden alainen taho koettaa ehkä jatkaa liiketoimintaa ajatellen, etteivät yhteistyökumppanit ole huomanneet tilanteen muuttumista, eikä puskaradio ole ehtinyt laulaa. Viranomaiset ovat kuitenkin jo jäljillä. 

Esimerkki: Ilmoitusvelvollisen yrityksen, kuten yritysluottoja tarjoavan rahoitusyhtiön, asiakkaana on suomalainen konepaja. Yksi konepajan omistajista ja tosiasiallisista edunsaajista perustaa toisen yhtiön, joka toimittaa monimutkaisen ketjun kautta sotatarvikkeita Venäjän rajan yli. Viranomaiset ovat huomanneet tämän ja lisänneet henkilön pakotelistoille. Hänen kanssaan ei siis saa enää tehdä laillisesti liiketoimintaa Suomessa.

Listat päivittyvät jatkuvasti. Pitääkö pakotelistatarkistuksia tehdä myös sopimussuhteen aikana?

→ Jos asiakassuhteet ovat erittäin lyhyitä, moni tarkistaa taustat vain sopimuskauden aluksi. Muistathan, että olet silti itse vastuussa riskien arvioimisesta ja liiketoimintasi laillisuudesta.

→ Jos asiakkuudet jatkuvat pitkään, tarkistuksia on hyvä tehdä säännöllisesti myös sopimuskauden aikana.

→ Ilmoitusvelvollisilla toimialoilla yritysten täytyy pysyä aina ajan tasalla koko asiakaskuntansa taustoista, sekä pakoteosumien että muiden KYC-tietojen osalta, eli vastaus on ehdottomasti “kyllä”.

Sähköinen sopimushallinta auttaa pysymään ajan tasalla siitä, kenen kanssa liiketoimintaa parhaillaan tehdään. Sopimusten voimassaolo ja myös päättyminen kannattaa aina dokumentoida selkeästi. Silloin ei synny väärinkäsityksiä tilanteissa, joissa entisen asiakkaan nimi ilmestyy kansainvälisille pakotelistoille yhteistyön päättymisen jälkeen.

Tarkistuksia voi tehdä yksitellen tai automaattisesti

Pakotelistojen tarkistamiseen on karkeasti jaoteltuna kolme tapaa:

1. Listoilta voi etsiä osumia käsin. Pakotelistat löytyvät suoraan viranomaisten sivuilta tai ne voi tilata viranomaisilta sähköpostiin. Vertailu omiin tietoihin on kuitenkin hankalaa ja hidasta. Lisäksi listoilla olevat nimet on voitu kirjoittaa kyrillisin tai arabialaisin kirjaimin.
2. Verkosta voi löytää pakotehakuun tarkoitettuja palveluita, joiden hakukenttään syötetään yhden yhteisön tai henkilön tiedot kerrallaan.
3. Voit automatisoida pakotetarkistukset ja jatkuvan seurannan. Sähköinen KYC-palvelu vertaa pakotelistoja asiakastietoihin ennen sopimuksen solmimista ja myöhemmin hakee käyttöösi tuoreet tiedot säännöllisin väliajoin.

Kuten aiemmin mainittiin, ilmoitusvelvollisten pitää kerätä kaikilta asiakkailtaan myös muita tuntemistietoja, ja päivittää niitä säännöllisesti. Siihenkin voi käyttää valitsemaansa menetelmää. Pääasia, että prosessi on dokumentoitu ja mietitty kuntoon. Jo aika pienien asiakasmäärien kohdalla tarkistukset kannattaa automatisoida niin pitkälle kuin mahdollista.

Pakotelainsäädännön kiristymiseen suhtaudutaan positiivisesti

Netvisor KYCin tutkimuksen mukaan 78 % ilmoitusvelvollisten toimialojen yrityksistä pitää tärkeänä, että eurooppalaista pakotelainsäädäntöä on tiukennettu viime vuosina. Finanssialalla lukema on jopa 91 %.

Jämpteillä, tehokkailla taustaselvityksillä olet mukana kitkemässä rahanpesua ja rikollisia toimijoita markkinoilta. Selkeällä sopimusten hallinnoinnilla turvaat oman liiketoimintasi selustaa. Yhdessä taustaselvitykset ja sopimuksen elinkaari tukevat riskienhallinnan koko ketjua.

Sakari Sabell Netvisor KYCin Sakari auttaa suomalaisia PK-yrityksiä laittamaan asiakkaan tuntemisen prosessit kuntoon.