Vinkit sopimiseen: sopimuksen päättyminen

Tämä asiantuntija-artikkeli on yksi neliosaisesta artikkelisarjasta, missä juristi Elina Koivumäki avaa sopimusten elinkaaria ja antaa käytännön vinkkejä kunkin vaiheen onnistuneeseen käsittelemiseen. Sarjan viimeisessä osassa tarkastellaan sopimuksen päättymistä ja siihen liittyviä toimenpiteitä.

Sopimuksen päättyminen ei aina tarkoita sitä, että yhteistyö yksinkertaisesti loppuu ja unohdetaan. Usein sopimuksen päättymiseen liittyy vielä monenlaisia toimenpiteitä, ja osa sopimusehdoista pysyy voimassa sopimuksen päättymisestä huolimatta.

Sopimus voi päättyä monella tavalla

Sopimus voi päättyä monella eri tavalla: se voidaan irtisanoa tai purkaa ja se voi päättyä määräajan kuluttua taikka raueta. Jokaisella näistä on omat toimenpiteensä ja määräaikansa sekä erilaiset seuraukset. On olennaista ymmärtää eri tavat, joilla sopimus voi päättyä. Päättymisprosessi on usein erilainen, jos kyseessä on hyvässä yhteistyössä tapahtuva suunniteltu päättyminen kuin erimielisyydestä johtuva sopimuksen päättäminen. 

Sopimuksen päättymisvaiheessa on tärkeää suorittaa tarvittavat toimenpiteet sekä niiden dokumentointi huolellisesti, jotta varmistetaan osapuolten välisen yhteistyön sujuva lopettaminen ja mahdollisten jatkotoimien selkeys.

Jotta sopimus päätetään pätevästi, tulee se toteuttaa sopimuksessa sovittuja muotovaatimuksia noudattaen. Yleisimmin sopimuksen päättämiseen liittyvät ilmoitukset tulee tehdä kirjallisesti, joskus jopa todisteellisesti eli esimerkiksi kirjattuna kirjeenä tai muulla varmalla vastaanottovahvistuksella (sähköistä allekirjoituspalvelua voi hyödyntää myös vastaanottovahvistukseen). 

Vaikka kyseessä olisi suunniteltu, määräaikaisen sopimuksen päättyminen sovittuna ajankohtana, on suositeltava olla yhteydessä toiseen osapuoleen ja vahvistaa sopimuksen päättyminen.

Samoin tilanteissa, missä sopimus päättyy raukeamiseen, on tarpeellista käydä loppuminen osapuolten kesken läpi. Sopimus voi raueta, jos sopimuksessa pysyminen muodostuu ns. suoritusesteen takia osapuolelle mahdottomaksi. Tällöin osapuolen sopimusvelvoitteet lakkaavat olemasta voimassa. Toiseksi sopimus voi raueta osapuolten passiivisuuden perusteella eli sopimus voi raueta, kun osapuolet vain jättävät vaatimatta toisiltaan sopimuksessa sovittuja suorituksia.

Toimenpiteet sopimuksen päättymisen jälkeen

Joissakin tapauksissa sopimuksen päättyminen voi aiheuttaa toiselle tai molemmille osapuolille tiettyjä velvoitteita tai vastuita. Sopimuksessa voi esimerkiksi olla määräyksiä, jotka edellyttävät luottamuksellisten tietojen palauttamista tai tuhoamista, laskutukseen ja raportointiin liittyviä toimenpiteitä, tavaroiden palauttamista, käyttöoikeuksien poistamista taikka erimielisyyksien ratkaisemista. 

Jos yhteistyö on ollut myös ulos päin näkyvää, sopimuksen päättyessä tulee usein poistaa viittaukset yhteistyöhön esimerkiksi yrityksen verkkosivuilta ja muista markkinointiaineistoista. 

On tärkeää tarkistaa sopimusehdot ja ryhtyä asianmukaisiin toimiin, jotta sopimuksen päättyessä mahdollisesti syntyvät velvoitteet tai vastuut voidaan täyttää ja sopimuksen elinkaari saadaan käsiteltyä kaikilta osin valmiiksi.

Muistilista sopimusten päättymiseen

• Päättymisen valmistelu: Aloita valmistelut hyvissä ajoin ennen sopimuksen päättymistä. Tarkista sopimuksesta, mitkä ehdot jäävät voimaan myös sopimuksen päättymisen jälkeen.

• Muotoseikkojen noudattaminen: Hoida päättämisprosessi sopimuksessa määriteltyjä toteutustapoja noudattaen, esimerkiksi kirjallisella irtisanomisilmoituksella. 

• Avoin kommunikointi: Pidä yhteyttä toiseen osapuoleen sopimuksen päättymisprosessin aikana. Tämä auttaa välttämään väärinkäsityksiä ja varmistaa sujuvan siirtymän.

• Määräaikojen ja velvoitteiden tarkistus: Varmista, että sopimuksen määräaikoja on noudatettu ja että osapuolten väliset velvoitteet on täytetty.

• Loppuraportin laatiminen: Laadi loppuraportti, joka sisältää tiedot sopimuksen toteutumisesta, saavutetuista tuloksista ja mahdollisista jatkotoimenpiteistä.

• Asiakirjojen arkistointi: Huolehdi, että sopimuksen päättymiseen liittyvät asiakirjat arkistoidaan asianmukaisesti.

• Jatkovelvoitteiden tarkistus: Erityisesti, jos sopimus sisältää salassapito- tai muita jatkovelvoitteita, on tärkeää varmistaa, että molemmat osapuolet ymmärtävät nämä velvoitteet.

• Yhteistyön onnistumisen arviointi: Käytä sopimuksen päättymistä mahdollisuutena arvioida yhteistyön onnistumista ja kerätä oppeja tulevaisuutta varten.

Vaikka sopimuksen päättymistä saatetaan pitää sopimusprosessin loppuna, se tarjoaa mahdollisuuden arvioida yhteistyön tuloksia ja oppia kokemuksista. Huolellisella valmistelulla ja järjestelmällisillä toimenpiteillä varmistetaan, että sopimuksen päättäminen sujuu ongelmitta ja että kaikki jatkovelvoitteet tulevat selvästi määritellyiksi. Tämä luo pohjan mahdolliselle tulevalle yhteistyölle ja auttaa säilyttämään hyvät suhteet kumppaniin sopimuksen päättymisen jälkeenkin.

Elina Koivumäki on juristi, joka perusti 17 asianajotoimistovuoden jälkeen Lexperience Oy:n 2016 ja toimii sen yrittäjänä. Elina on 25 vuoden ajan auttanut yritys- ja järjestöasiakkaitaan erityisesti markkinoinnin, myynnin, viestinnän, tekijänoikeuksien sekä tietosuojan juridiikassa. Elina on suojannut yritykselleen tunnuksen JURIDIIKKAA ARKIKIELELLÄ ja tätä mottoa hän noudattaa niin esiintymisissään kuin kirjallisissa sisällöissään, mukaan lukien palkitussa Markkinointijuridiikka -kirjasarjassaan.