Sarastia Rekry on valtakunnallisesti toimiva henkilöstöratkaisuja tarjoava yritys. Vuonna 2018 yrityksessä teki sijaisuuksia yli 4700 työntekijää, ja toimeksiantoja kertyi vuodessa yli satatuhatta. Tuhansia toimeksiantoja kuukaudessa tekevä yritys on suoraviivaistanut rekrytointiprosessinsa sähköiseksi ja säästää samalla huomattavasti sekä aikaa että rahaa.

www

Työsuhde käyntiin muutamalla klikkauksella sähköisen allekirjoituksen avulla

Sarastia Rekry Oy eli entinen Seuturekry on yritys, joka tarjoaa henkilöstöhallinnon palveluita monipuolisesti HR-palveluista rekrytointipalveluihin ja koko työsuhteen elinkaaren johtamiseen. Sarastia Rekryn pääpalvelutuote on sijaispalvelu, eli vuokratyöntekijöiden välittäminen useimmiten sosiaali- ja terveysalalle.

Sähköinen allekirjoitus säästää aikaa – yhdestä haastattelusta seitsemään päivässä

Aina kun Sarastia Rekrylle palkataan uusi vuokratyöläinen, hänen kanssaan tehdään sopimus sijaisrekisterissä olemisesta. Visma Signin avulla koko prosessi hoituu sähköisesti. Aikaisemmin Sarastia Rekryn työntekijät pystyivät haastattelemaan 1-2 henkilöä päivässä. Nyt keskimääräinen luku on 7, kun rekrytointi hoidetaan sähköisesti.

“Tänä päivänä tehdään etähaastatteluja, ja sopimukset sijaisrekisteriin ottamisesta lähetetään Visma Signin kautta. Saamme hoidettua koko haastatteluprosessin täältä Hämeenlinnan toimistolta. Ennen päivään saattoi kuulua jopa kuusi tuntia ajoa.” pohtii Susanna Seppänen.

Tänä päivänä tehdään etähaastatteluja ja sopimukset sijaisrekisteriin ottamisesta lähetetään Visma Signin kautta.

Prosessin nopeus on Sarastia Rekrylle erittäin tärkeä ominaisuus. “Asiakkaamme tarvitsevat sijaisia yleensä työvuoroihin, jotka alkoivat jo eilen. Keikat ovat nopeasti alkavia, akuutteja ja lyhyitä.” arvioi Susanna ja jatkaa. “Se, että asiat hoituvat sähköisesti on vaivatonta ja helppoa.”

Sähköinen prosessi on hyvä ratkaisu myös vuokratyöntekijöiden kannalta. “Sote-alalla on töitä vaikka kuinka paljon tarjolla. Työntekijät valitsevat heitä miellyttävän prosessin, eivätkä hekään lähde mielellään ajamaan eri puolille haastatteluihin.” kertoo Pirjo Matikainen. “Nyt he voivat osallistua haastatteluun ihan kotisohvalta.”

Allekirjoitusprosessi itsessään on vain muutama klikkaus.

Allekirjoitusprosessi on kokonaisuudessaan todella yksinkertainen. “Me kirjaudumme omilla tunnuksillamme Visma Signiin, ja lähetämme sähköpostitse dokumentin, jonka vastaanottaja allekirjoittaa.” kertoo Susanna. Sähköpostiin on räätälöity saate, joka kertoo vastaanottajalle kuinka hänen tulee toimia ja mitä asiakirja pitää sisällään.

Seuraavaksi vastaanottaja voi avata asiakirjan esikatseluun tai ladata sen luettavaksi ja sen jälkeen allekirjoittaa mobiilivarmenteella tai verkkopankkitunnuksilla tunnistautumalla. “Allekirjoitusprosessi itsessään on vain muutama klikkaus, ja sen jälkeen se on valmis. Tämän jälkeen lähettäjälle tulee sähköpostiin ilmoitus, että vastaanottaja on hoitanut oman osuutensa.”

Valmiit verkkolomakepohjat helpottavat arkea

Visma Signiin kuuluu myös valmiita verkkolomakepohjia. “Meillä on otettu heti muutama lomake käyttöön. Sijaisrekisterisopimus, jonka jokainen meidän työntekijä allekirjoittaa, sekä siihen liittyvä salassapitosopimus on tehty valmiilla lomakkeilla.” kertoo Susanna. Yksi syy siihen on ollut niiden helppokäyttöisyys. “Esimerkiksi kun meidän logo muuttui, ei mennyt kuin hetki aikaa muokata lomake kuntoon” hän jatkaa.

Sähköinen allekirjoitus lisää turvallisuutta

Asioiden tietoturvallinen käsittely on kriittistä kun puhutaan henkilöstöhallinnosta. Sarastia Rekry on ollut todella tyytyväinen Visma Signin turvallisuuteen. “Käyttäjäoikeuksilla on helppo määritellä se, kuka näkee mitäkin dokumentteja”, arvioi Susanna.

Asiakassopimuksia Sarastia Rekry on tehnyt Visma Signilla vajaan vuoden ajan. Vastaanotto on ollut todella hyvä, ja erityisesti GDPR- asetusten voimaantulon jälkeen myös asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä siihen, että asiat käsitellään sähköisesti. “Meille on tärkeää tietää, kuka siellä vastapuolella dokumentin on allekirjoittanut.” kuvailee Susanna. “En halua yhtään sellaista dokumenttia sähköpostiini, jonka joku on kynällä allekirjoittanut ja skannannut. Tällöin ei voi koskaan tietää, kuka sen nimen on oikeasti siihen laittanut.”


Katso kaikki asiakastarinat