OVV Asuntopalvelut on valtakunnallinen asuntojen vuokrauksen ja asuntosijoittamisen asiantuntija. OVV palvelee 12 paikkakunnalla.

www

Visma Signista imagoetua yritykselle

OVV Asuntopalvelut on vuokra-asuntojen välittämiseen erikoistunut franchising-ketju. Se toimii kahdellatoista paikkakunnalla ja välittää vuosittain tuhansia asuntoja. Vuokra-asuntojen välittämisen lisäksi heidän palveluihin kuuluvat asuntojen hallinnointi, sijoitusasuntojen myynti ja toimitilavuokraus.

OVV Asuntopalvelun toiminta edellyttää kymmenien sopimusten allekirjoittamista päivittäin. Jokainen toimeksiantosopimus ja palvelusopimus vaatii allekirjoituksen. Vuokrasopimuksiin vaaditaan aina vähintään kahden osapuolen allekirjoitukset. Aikaisemmin iso osa sopimuksista on jouduttu tulostamaan paperille ja lähettämään postissa. Osa on voitu lähettää sähköpostilla, jolloin asiakas on sen tulostanut, allekirjoittanut ja jälleen skannannut takaisin sähköiseen muotoon.

Aikaisemmin allekirjoitusten saamisessa on voinut mennä päiviä. Nyt me saamme allekirjoitukset parhaimmillaan viidessä minuutissa.

Toimitusjohtaja Pirjo Timosen mukaan Visma Signin käyttöönotto on vähentänyt merkittävästi heidän allekirjoitusten hankintaan käyttämäänsä työaikaa. Postittaminen on vienyt paljon aikaa ja se on ollut myös suuri kulu yritykselle.

– On ollut todella iso homma huolehtia, että allekirjoitukset on kunnossa. Usein asunnon-omistaja ja vuokralainenkin on toiselta paikkakunnalta, minkä vuoksi sopimuksen allekirjoittaminen etukäteen on aina ollut haaste. Kaiken sen postittelun järkevöittämiseen tämä on ollut oiva ratkaisu, Timonen sanoo.

Visma Signin ansiosta OVV Asuntopalveluilla säästyy työaikaa myös henkilöiden tunnistamisessa ja allekirjoitusten valvonnassa. Rahanpesu- ja terrorisminehkäisylaista tulee asunnonvuokraukseenkin vahvat vaateet asiakkaan tunnistamiseksi. Visma Signin vahva tunnistautuminen on ratkaissut tämän haasteen. Lisäksi saatujen allekirjoitusten seuranta oli ongelmallista, kun allekirjoitetut sopimukset piti seuloa toimiston kaiken muun postin seasta.

– Esimerkiksi vuokrasopimuksen allekirjoittaa ensin vuokralainen ja sen jälkeen vuokranantaja. Saapuvaa postia on täytynyt seurata tarkkaan, jotta on voitu lähettää vuokralaiselta palautunut sopimus heti eteenpäin vuokranantajalle allekirjoitettavaksi, Timonen selittää.

Visma Signiin pystyy asettamaan allekirjoitusjärjestyksen, jolloin järjestelmä pyytää seuraavaa allekirjoitusta vasta, kun ensimmäinen on oman osuutensa hoitanut. Näin OVV Asuntopalvelulta jää yksi työvaihe kokonaan pois, kun sopimus kiertää allekirjoittajilla automaattisesti. Järjestelmä ilmoittaa, kun kaikki allekirjoitukset on tehty. Se myös muistuttaa, jos joku ei ole tehnyt allekirjoitusta sovittuun määräaikaan mennessä, jolloin hänelle on helppo lähettää muistutusviesti.

Digitalisaatio on nykyaikaa ja asiakkaamme ovat myös toivoneet tällaista palvelua, se helpottaa heidänkin arkeaan huomattavasti.

Visma Sign sähköinen allekirjoitus nopeuttaa myös merkittävästi OVV Asuntopalveluiden työprosesseja. Kun aikaisemmin yhden toimeksiannon täytäntöönpano on voinut viedä päiviä sopimuspapereiden postittelun vuoksi, päästään nykyään tositoimiin jo samana päivänä.

– Aikaisemmin allekirjoitusten saamisessa on voinut mennä päiviä. Nyt me saamme allekirjoitukset parhaimmillaan viidessä minuutissa. Se nopeuttaa huomattavasti koko meidän prosessia, Timonen kertoo.

Toimitusjohtaja Pirjo Timonen on ollut kaikin puolin tyytyväinen Visma Signiin. Myös asiakkaat ovat ottaneet nopean ja ketterän sähköisen allekirjoituksen vastaan innostuneesti.

– Digitalisaatio on nykyaikaa ja asiakkaamme ovat myös toivoneet tällaista palvelua, se helpottaa heidänkin arkeaan huomattavasti. Esimerkiksi monet vuokralaiset ovat tyytyväisiä, kun he saavat allekirjoitetun vuokrasopimuksen nopeammin. Sen ansiosta he voivat hakea asumistukea hyvissä ajoin ennen muuttoa.

Timosen mukaan Visma Signista on heille myös imagohyötyä.

– Koemme, että olemme eturintamassa, kun käytämme tällaisia moderneja työkaluja. Se rakentaa meille brändiä, että meidän kautta homma hoituu nopeasti ja joustavasti, Pirjo Timonen sanoo.


Katso kaikki asiakastarinat