Laatutakuu on vuonna 1993 perustettu siivous- ja kiinteistönhuollon palveluita tarjoava yritys. Laatutakuulla on toimintaa yli 50 paikkakunnalla ja yritys on kasvanut Suomen kolmanneksi suurimmaksi franchise-ketjuksi.

www

Helpotusta hallinnolliseen työhön

Suomen Laatutakuu Palveluilla kesti aiemmin asiakassopimusten allekirjoituskierros pahimmillaan useita viikkoja. Visma Signin käyttöönoton jälkeen sopimuskierros on lyhentynyt 1-2 viikkoon ja säästää merkittävästi palvelukoordinaattorin työaikaa, kun saatujen allekirjoitusten seuranta tapahtuu automaattisesti järjestelmässä.

Siivous- ja kiinteistönhuoltopalveluita tarjoavassa franchising-ketjussa sopimukset kiertävät kolmella allekirjoittajalla. Ensin sopimuksen allekirjoittaa toimitusjohtaja, sen jälkeen yrittäjä ja lopuksi asiakas. Prosessi on vaatinut paljon edestakaisin postittelua, kun kaikki on koordinoitu Helsingissä sijaitsevan pääkonttorin kautta. Sopimusten allekirjoitusvaihetta on seurattu Excel-taulukossa, jotta on pysytty kärryillä useiden kierrossa olevien sopimusten tilanteesta.

– Siinä oli paljon hommaa, kun tehtiin sopimukset, printattiin jokaisesta useita kopioita, lähetettiin postissa ja odotettiin takaisin. Kun sopimukset lähti meiltä ensin yrittäjälle ja sen jälkeen asiakkaalle, niin olihan siinä aika paljon postittelua ja erityisen työlästä oli sopimustilanteen seuranta, kertoo palvelukoordinaattori Miia Korpi.

Laatutakuu on 130 franchisingyrittäjän ketju, jossa tehdään kymmeniä uusia sopimuksia kuukausittain. Visma Signin ansiosta yrityksellä säästyy pitkä penni pelkästään paperi- ja postituskuluista.

– Omaa työaikaani säästyy noin 10 minuuttia per sopimus, kun ei tarvitse tulostella, kirjoittaa kirjekuoriin osoitteita ja postittaa niitä, Korpi laskee.

Tehokkuutta ja ajansäästöä

Laatutakuu lähti hakemaan sähköisellä allekirjoituksella nopeampaa sopimuskiertoa ja tehokkuutta toimintaan. Siihen on myös päästy. Sopimukset palautuvat nyt selkeästi nopeammin allekirjoituskierroksilta ja jos alkaa näyttää, ettei joku ole muistanut tehdä allekirjoitusta, on Visma Signista helppo laittaa tekstiviestimuistutus.

– Minun työtäni helpottaa erityisesti se, että Signista on helppo seurata, kuka on jo allekirjoittanut ja kenen allekirjoitus vielä puuttuu. Yleensä olen odottanut noin viikon ja laittanut sitten muistutuksen. Sekin on helppo lähettää, kun se vaatii vain yhden napin painalluksen.

Myös asiakkaat ja yrittäjät ovat suhtautuneet hyvin sähköiseen allekirjoitukseen. Pankkitunnuksien avulla tapahtuva tunnistautuminen on suurimmalle osalle jo hyvin tuttua.

– Parasta Visma Signissa ovat ajansäästö, käytön helppous ja sen tehokkuus. Se on huomattavasti postittamista nopeampi tapa. Sopimus lähtee kaikille osapuolille yhdellä lähetyksellä ja asettamani allekirjoitusjärjestys huolehtii sopimuksen automaattisesti eteenpäin seuraavalle. Minun on helppo seurata etenemistä, kun jokaisesta allekirjoituksesta tulee ilmoitus, Korpi kertoo.


Katso kaikki asiakastarinat